אוטומציה ומערכות במנהל

,אוטומציה ומערכות מושש 6 המכון לפריון העבודה והייצור הנדסת מערכות, מאת ג'רלד מ' ויינברג -. -. -. ניצול המחשב האלקטווני בפעילות עסקית, מאת ג'ון ט' גריט -. .0002000000 הערכות קודמת לאוטומציה, מאת לסלי ה' מתיאס הצבת מטוות קודמת להפעלת מחשבים, מאת ג'ון גאריתי, ולי בארנל .‏ ...0 .0.0. רעיון המערכת הכוללת, מאת א''ט ספולדינג .‏ . עיבוד נתונים משולב ותועלתו, מאת הרווי ר' פרידל ארגון מערכי אינפורמציה במינהל, מאת ג'ון דרידן 1 מה ו ו ו 70- גם בשביל ישראל התחיל כבר עידן המחשבים על כל משמעויותיו האירגוניות והניהוליות. כבר התחלנו, כמדינות אחרות, להשתמש בתחומי המינהל הציבורי והעסקי, במחשבים לפיתוח מערכות לעיבוד נתונים ולאחזקתם. בארצות הברית מצויים כיוס כבר 28,500 מחשבים, התחזית ל-1970 -- 0 אלף מחשבים. : באר פועלים כיוס כ-50 מחשבים, ולפי התחזית יפעלו בארץ ב-1970 למעלה מ-150 מחשבים. המחשב האלקטרוני, ניתן להפיק ממנו מירב התועלת, על-ידי ניצול מלוא הפוטנציאל שלו. אך המחשב אינו מעין מכשיר קסמים, שדי רק בהפעלתו כדי להתיר את כל הקשיים והבעיות שנתקל בהם מוסד כל שהוא. ואכן רב הוא מספר החברות הגדולות שטרס הצליחו להפיק אותה תועלת מקווה, היות ולא הכשירו את התנאים המינהליים, שבלעדיהס לא תהיה תועלת בהפעלתו של המחשב. במגמה להפיק מהמחשב תועלת רבה ביותר לניהול העסקים פותתחה גישה הדשה הקרויה ,ניתוח מערכות'' (ַצ1גת4 וח6צץ5), שהיא למעשה -- חקר שיטתי של הקשרים הפנימיים בין קטעי המערכת השוניסם וההשפעות ההדדיות ביניהם, במגמה לשלבם למערכת אחידה, יעילה ומושלמת. אך בכך בלבד לא די. התנאי להצלחה הוא בכך שגם ההנהלה המרכזית ואנשי המינהל הבכירים יתנו דעתם על הסידורים הטכניים מתוך פרספקטיבה נכונה, תוך הגדרת הבעיות, ובתכנון השיטות ובמעקב מתמיד.אחר התוצאות המושגות. חוברת זו, היא לקט מאמרים ראשון בסוגו בנושא האוטומציה ומערכות במינהל. מטרתה להעשיר את הידע שלנו על נושא שעליו מצויה ספרות ענפה בארצות המפותחות אך אלינו, טרס הגיעה. ------- ַ0ַחַהעהאקקקי; --₪ 04-74 הדו הנויה ב מכ ה ן) > 3 הנדסת מוערכות עידן הטכנולוגיה אינו חלום פלאות שכולו טוב. יחד עם שיפוריו המפר תיעים הביא עידן זה גם את כשלוד נותיו המדהימים. מחסן אוטומטי כורע תחת הנטל של התרחבות הממדים. מחשב מספרי נתקף שגעון וטרוף דעת. מערכת ייצור אוטומטית פולטת תוצרת אלקטרונית בשווי של מליון דולר שיש להשליכה לערימת האשפה. כשלונות 'אלה הצביעו על הצורך במשהו חדש: הנדסת מערכות מד מושמעת. לעתים קרובות משמשת הנדסת מד ערכות לשיפור הביצוע של מלאכות עתיקות: הנדסה תעשייתית, תכנון הייצור, תהליכי ניירת. שימושים אלה אינם אלא חלק מהפוטנציאל המלא של הנדסת מערכות, המצפה עדיין לניצולו. רבים מחסידיה של הנדסת המערכות אינם מתמצאים בה בין ימינם לשמאלם. אולם ישגן גם תופד עות הפוכות: אנשים מקבלים את התואר ,,מהנדס מערכות" ונדרשים להוכיח את כוחם במעשים; אך אנר שים אלה כבר הוכתרו בתארים אחד רים ונכשלו כשלון חרוץ. הופעתם בתפקידם החדש נותנת פתחון פה למלגלגים על העניין כולו של הנדסת מערכות. המלגלגים מצביעים על מע- רכות שהותקנו בלי עזרת מהנדסי מערכות, ועדותם זו היא עדות אמת. התואר אינו הוכחה שבעליו הוא מהנ- דס מערכות ראוי לשמו, וחוסר תואר אינו פוסל את מי שראוי להקרא ,,מהנדס מערכות". הנדסת מערכות היא תגלית שנת-" גלתה פעמים מספר. הראשונים שהש- תחמשו בה היו אנשים האחראיים למערכות בטחון גדולות. חברות הט- לפון גילו את הנדסת המערכות מבלי לדעת שאנשי הבטחון כבר קדמו להם. הוא הדין במעצבי ציוד אוטומטי, - יצרני ציוד אוטומטי ומחשבים, ומפ- עילי ציוד אוטומטים ומחשבים. לשורת התגליות הקודמות, המתגד לות בזו אחר זו פעמים מספר, מת- ווספות עתה תגליות חדשות. פעם בפעם ניתן להנדסת מערכות פירוש. חדש במקצת מהפירושים שקדמו להם, ונקבעים לה מונחים אחרים. רק לאד חרונה נעשה מאמץ לרכז את הצדדים חמשותפים לכל הצורות השונות והד מגוונות של הנדסת מערכות. הנדסת מערכות היתה מובנת יותר אילו היה שמה הנדפת פיבוכים וסמככים. כי בסופו של דבר ענף זה הוא ,מדע שעניינו בקרת מערכות מסובכות מאד". כל בעיה, במישור המכניקה והחשמל כאחת, יש בה מידה :מסויימת של סבך וסיבוך. אך יש שסיבוך חורג מגבולות סטנדרט מקובל או מצב מסויים שמהנדסים רגילים בו ומתמצאים בו. סיבוך כזה שייך לתחומה של הנדסת מערכו הנדסת מערכות עושה את המסובך לפשוט גם הסבך, בדומה לצדדים אחרים של מערכת, יש בו יסוד של יחסיות. הסבך מפסיק מחומרתו כאשר אנו רוכשים קצת נסיון במצבים דומים. למשל: בני דורנו מתקשים להבין מדוע נאלצו חלוצי הייצור של שפופ- רות ריק, שקיות פוליאטילן, או מכוניות, לעמול כה קשה עד שעלה בידם להשיג את מבוקשם. דורנו יודע יפה לייצר את כל המוצרים האלה ומלאכה זו נראית בעיניו פשוטה -- משום שהוא דן אודותה על יסוד הנסיון העשיר הנמצא בידנו כיום. תהליך מעין זה חל גם בעבודתו של מהנדס מערכות. נסיונו מוציא את העוקץ מהסבך שהוא נתקל בו ומאפ- שר לו להתגבר על המשימה שהטיל על עצמו. מתפקידו של מהנדס מערכות לב- נות מערכת קלת תפעול ונוחה להכ- נסת שינויים -- כאשר יהיה בהם צורך. מהנדס מערכות חייב להבין כיצד נולדת הפשטות מתוך חסיבוך, ולבנות במקביל לתהליך זה מערכת בעלת מגמה כזו. לאושרנו, אנו רוכד שים נסיון וידיעה בתחומים שאנו עובדים בהם, ואין חכם כבעל הנסיון. בדרך זו אנו הולכים ומגדילים שלי- טתנו על התחומים האלה. יש ארבע דרגות של ידע הבאות ברציפות, זו אחר זו, הדרגה הרא- שונה היא ידע ,אמפירי" או "תפ- עולי". זוהי הדרגה של עקרת בית הנוהגת במכונית. הדרגה השניה, של ביצוע קונסטרוקציה מאפשרת לפר- על להרכיב מכונית על יסוד תוכנית. ידע הנרסי מאפשר למעצב להכין תוכניות מסוג זה. ידע תיאורטי מאפשר לנו לחדור מאחורי התוכניות ולהבין מדוע פועלת מכונית בצורה בה היא פועלת. פרוייקטי ייצור בשביל מהנדסי מערכות 1. עיצוב ובניה של מערכת מכונות בעבור תהליך חדש. 2. התאמת מערכת מכונות קיימת לציוד חדש או למכלול מוצרים שונה. 3 פיתוח והתקנת מערכת בקרה המסדירה את הייצור ואת המלאי. 4. התקנת מחשב אלקטרוני לשימושי ייצור. 5. הנהגת אוטומציה במחסן. 6. עיבוד והפעלה של שיטת אימוךמחדש לפועלים שנושלו מעבודתס. 7 שילוב מעוכת בקרה חדשה ומשוכללת עם מעוכות בקרה ישנות בשלושה מפעלים. 8 הנהגת בקרת-מחשב המבוצעת תוך כדי תהליך הייצור. 9. עיצוב והפעלה של מערכת תקשורת מוכזית, שתשות חברה הפועלת בכל קצווי המדינה. 0. עיצוב מחדש של מערכת הפצה מסועפת. 1. הרחבה גדולה בכושר הייצור של מפעל. 2. הרחבת הייצור של שורת מוצריס ; חקר שווקים באמצעות הייצור. כ --/-ת------- רה ,ידיעה תיאורטית היא הדרך האפשרית הטובה ביותר להבטחת שליטה על .סביבתנו'. הדרגה האחרונה אינה בהכרח גם רבת"העוצמה ביותר. לפעמים יש לנו ידיעה תיאורטית על מערכת -- כגון המערכת של התא החי -- מבלי שידיעה כזו תקנה לנו יכולת לעצב, לבנות או לשנות לכאן או לכאן. אך עובדה היא שידיעה תיאורטית היא הכלי החזק ביותר המאפשר לנו להמעיט את הסיבוך של מערכת. מהנדס מערכות חייב לדעת להש- תמש בכלי זה ולשם כך הוא מקדיש חלק ניכר מזמגו ללימוד דגמים תי" אורטיים. דנמים. התמודדות עם דגמים היא אימין לקראת התמודדות עם העולם הממשי. המסתמך על דגמים יתר על המידה עלול לנחול כשלון כאשר ינסה לבנות מערכות ריאליות. כי בבניית דגמים, מושמטים במתכוון חלקים מהמערכת הסלמה הריאלית, כדי להבליט ביתר בהירות את קוויה הכלליים. מהנדס מערכות חייב להתר מצא בשורה ארוכה של דגמים מועי- לים, מתמטיים ואחרים. אך בכך לא די. עליו להבחין גם במלכודות הד אורבות לו תוך כדי פיתוח הדגם. יסנם מוקשים הטמונים במערכת משוכללת מדי. אחד מהם הוא קנה- המידה. הצלחנו לבנות דגם-אווירון המסוגל לטוס. הנוכל לבנות אווירון ממשי, זהה עם הדגם בכל הנוגע לחומר וקונסטרוקציה, אך גדול ממנו מאות מונים? התשובה היא: נוכל לבנות אווירון כזה, אולם רק בתנאי שנוותר מראש על יכולת לטוס בו. מדוע! כאשר אנו מאריכים את הד קווים פי מאה גדל משקל האווירון פי מיליון! התוצאה היא שכנפי האווירון המוגדלים פי 10000 -בלבד אינם מסוגלים לספק את כוח ההמד ראה הדרוש. האווירון הוא ,מערכת". אייאפשר להכניס שינוי באחד מחלקיו מבלי שתיווצר סכנת"שיבוש בכל שאר החלקים. כלומר, אי"אפשר לעשותו .בדיוק כמו הדגם, רק בממדים גדו- לים יותר". על דרך זו יש לקבוע, כי האומר שמהלקה מסויימת, מפעל חרושתי מסויים או חברה כל שהיא .הם בדיוק כמו בעבר, רק יותר גדולים", אומר דברי שטות והבל. מסתבר, כי הממדים הם חוליה א" חת בשורת החוליות הארוכה מאד המצוייה בכל מערכת. כל אחת מהד ו חוליות האלה קשורה בפקעת סבוה כה של חוטים בכל יתר החליות. משום כך אין לומר: ,נשאיר את הכל כמקומו, ונגביר אך. ורק את רמת הבקרה שלנו", או ,נשאיר את הכל במקומו ורק נקצץ עשרה אחוזים מן ההוצאות". המדבר כך כאילו אמר: ,נשאיר את כל הבניינים במד קומם ורק נסלול כביש רחב החוד צה את מרכז העיר". שני התנאים האלה הם דבר והיפוכו. כאשר חלק אחד במערכת גדל או משתנה, משתנית בד בבד המערכת כולה במידה רבת משמעות. המסקנה היא, כי הבונה דגמים על יסוד נסיון העבר וההווה, רוכש רק חלק מהידע הדרוש לבניין המערכות של העתיד. אך עובדה היא, שנסיון העבר וההווה הוא מקור המידע היחיד שלננן כ- אשר אנו ניגשים לבניין מערכת או להכנסת שינויים במערכת קיימת. התכנון -- כלומר עיבוד תוכניות למערכות שעומדים לבנותן -- אינו פותר לעולם את כל הבעיות הכד רוכות במשימה. כי מערכות משתנות תוך בנייתן. ,לעולם לא נוּכל לשנות חלק בודד במעוכת ותכונתה זו היא סימן ההיכר העיקרי המעיד שהינה מערכת''. זו הסיבה שבגללה לא ניתן למהנד דס מערכות להתרכז כל כולו בהר כנת תוכניות, ולהשאיר את ביצוען לאחרים. הוא משתתף בעצמו בבנין המערכת ורק כתוצאה מהשתתפותו זו, הוא רוכש את הנסיון הדרוש לו כדי להשלים בהצלחה את הבניה. תכנון הדגם ובנייתו אינם אלא חלקים מהתהליך הכולל של פיתוח המערכת. בין בוני מערכות נפוצה האימרה: ,מדוע תמיד חסר זמן לבניה נכונה ותמיד יש זמן לבניית-נפל ?* באימד רה זו טמון גרעין של אמת חריפה שיש לה נגיעה בהנדסת מערכות. אם נגזר עלינו להכשל בפיתוח פרוייקט, הרי הנחמה פורתא היא שלפחות רכשנו נסיון שיסייע לנו להמנע מט- עויות בעתיד. הדוגמה של מהנדסי מערכות מילונים מגדירים מערכת כ,צירוף של אובייקטים המחוברים יחדיו על- ידי צורה זו או אחרת של פעולה הדדית או תלות הדדית: שלמות מאורגנת". הגדרה זו היא כללית מכדי להקיף שורה ארוכה של מערד כות ספציפיות. מהנדסי מערכות מחד פשים דרכים כוללות, המאפשרות טי- פול בשורה ארוכה של מערכות. אולם, בדברם על התכונות של מעד רכת, נוטשים מהנדסי מערכות גיטה מחפשת-הכללה זו ושמים את הדגט במקום אחר, באומרם: מערכת היא צירוף של אובייקטים אשר אף אחד מהם לא ניתן לשינוי לבדו ובנפרר מהשאר". נמחיש נקודה זו עליידי העפת מבט על מפעל המייצר מכשירי מדיד דה תעשייתיים. אנשי מחלקת המכיד רות של המפעל התאוננו שהקשר ביניהם לבין אנשי הייצור הולך ונחלש. לפני התרחבות החברה היו הקשרים הדוקים יותר. היו בין אנשי המכירות ואנשי הייצור יחסים של היכרות אישית. הגרוע ביותר -- כך טוענים אנשי המכירות -- הוא שאיד נם יכולים להבטיח ללקוחות מועד בו תישלח הסחורה 'מבלי שישמעו תחילה דברים ברורים מפי קובעי מכסות הייצור במפעל; ועד שהמוכד רים זוכים לשמוע דברים ברורים אלה עוברים כשבועיים. המוכרים טוד ענים כי אילו ניתן היה לקצר את העיכוב הזה היה מספר ההזמנות עור לה בהרבה. המפעל הכניס אז מחשב, והתקנתו היתה בעיצומה. לכאורה היה בכך פתרון לבעיה. במאמץ לא גדול נעשה הסדר זמני במשלוח ההזמנות, כחלק בלתי נפרד מהעבודה היומיומית של המחשב. המוכרים היו מאושרים. תד קופת ההמתנה נתקצרה ליום אחד. היום הודיע המוכר למפעל על ההזד מנה, וכבר למחרת בבוקר ידע את תאריך המשלוח, ומיד העביר אינר פורמציה זו למזמין. . אולם כעבור יום או יומיים נוסד פים הודיע המזמין על ביטול ההזמ- נה. הביטולים האלה לבשו צורה של נחשול שפקד את המדינה מקצה אל קצה. מה קרה! לא תמיד צפונה בד רכה גדולה יותר במהירות גדולה יותר. המקרה שלפנינו הוא מקרה שבו ניסו לשנות ,רק חלק אחד מה- מערכת". יתר על כן, מהנדס מערכות חדיעין היה מוצא טעות נוספת בה נכשל עמיתו שהנהיג את החידוש המאפשר ‏ הודעה מזורזת על מועד משלוח ההזמנה.. אותו העמית ראה את ,המערכת" שלו כמורכבת משני חלקים: המפר על, והסוכנים שבסביבתו. הוא שכח שקיימים גם קונים. המוכרים אמרו לו כי הקונים יהיו שבעי רצון כאשר םי ידעו בהקדם את תאריך המשלוח. בקבלו את דעת המוכרים סבר הוא כי ,,הבעיה" שעליו למצוא לה פתרון היא אך ורק הזירוז במתן האינפור- מציה, ולא בהגדלת המכירות. ,,המשימה העיקוית של מהנדס מערכות אינה לפתור בעיות, אלא ליצור בעיות, או לשנותן, או לבצע בגישה של הנוגעים בדבר את השינוי הגורס להעלמן של בעיות'. אדריכל מפורסם אמר: ,תפקידו הראשון של אדריכל הוא לעיין ב- בעיה ולשנותה". כלל זה חל גם על מהנדס מערכות. אילו באו אנשי המד כירות סל המפעל למכשירי מדידה תעשייתים אל מהנדס מערכות מנוסה וסיפרו לו על רצונם לזרז את קביעת התאריך של משלוח הזמנות היה שואל אותם: ,לשם מה?" מהנדס המערכות שמדובר בו, עמד לאחר זמן מה על טעותו. הוא נפגש עם המוכרים ושוחח עם קוני ציוד שבשיווקו קיימת תחרות עזה. עד מד הרה גוכח לדעת כי ביטול ההזמנות הוא מקרה טיפוסי של מצב המכונה בפי הפסיכולוגים בשם אי-התאמה מודעת (כל אדם יש לו בנפשו כמה דיוקנות של עצמו. במצבים מסויימים מתנגשים הדיוקנאות האלה, ואז נוקט הוא בפעולות הדרושות כדי לרכך את הסכסוך). ‏ י במקרה שלפנינו הרקע להתלבטות הקונים הוא בערך זה: בתנאי הסדר הישן ידע הקונה כי עליו להמתין שבועיים כדי לדעת מהו המחיר ומתי יקבל את ההזמנה. אם ביטל את ההזד מנה, כאשר נודעו לו תנאיה, ראה עצמו שוטה על שבזבז שבועיים ימים. סדרי הקניה הישנים נתנו איטור כבד"משקל לדיוקן העצמי של הקונה כסוחר חכם ונבון, מה שאין כן בהס- דר החדש. בתנאי ההסדר החדש לא השקיע הקונה שום השקעת-זמן לצורך המתד נה. מטעם זה היה רגיש הרבה יותר לפיתויי המתחרים. תוך כדי בירוריו נוכח מהנדס המערכות שלנו שהנד קודה המרכזית במצב כולו היא זו שמכירה וקניה הן תהליך פסיכו- לוגי מסובך. מעובדה זו אין להת- עלם כאשר שוקלים הנהגת שינויים בהסדר הקיים. אילו ידע זאת מראש כי אז ייתכן שהיה חוסך מעצמו צרות. כאשר אנו מסכמים את הלקחים של דוגמה פשוטה זו, אנו מוצאים בהם שלוש נקחות-ראייה שמהנדס מערכות הייב לתת עליהן את הדעת בכל פרוייקט ופרוייקט. 1. לא ניתן לשנות חלק אחד ויד חיד במערכת, אך הטבע האנושי נ טה למסקנה אחרת. 2 הצדדים האופייניים של מערכת הפועלים כראוי בתנאי תפעול נורמ- ליים, עלולים להיות המכשול מכביד ביותר כאשר ניגשים להכניס במעד רכת שינויים חשובים. 3 תוצאות מקריות שהושגו תוך כדי שימוש בשיטה ישנה עשויות למלא תפקיד חשוב בהפעלת מערכת, מבלי שאיש יתן דעתו על כך. דוגמה זו ממחישה כמה גדול עשוי להיות תפקידם של מדעי החברה בהנדסת מערכות. מהנדס מערכות הוא אדם טכני, אך מהנדס מערכות ראוי לשמו לא ימצא סיפוק בעבודתו, אלא אם כן תניח את דעתם של האנשים שישרתו את המערכת אן ייהנו משירותיה. מהנדסי מערכות הם מומחים בהרבה מקצועות מיוחדים מהנדס מערכות מבצע את עבודתו בצורה מוצלחת ביותר כאשר היא נעשית בעבור מזמין בעל השכלה. מבחינה זו דומה עבודת מהנדס מע- רכות לעבודתו של אדריכל. למרבה האירוניה, דווקא בור ועםיהארץ בר ענייני אדריכלות חושב שיוכל לתכנן ולבנות את ביתו בכוחות עצמו. גם בור ועם"הארץ בעניני מערכות סמוך ובטוח כי מהנדס המערכות הוא פרי אופנת-כסל חדשה, וכי מלאכתו היא לא מובנת ומיותרת. ,,הנסיון להתוות קווי-גבול מדוייקים בין הנדסת מערכות ומקצועות אחרים הוא נסיון אווילי ומיותר''. בהוצאות הפיתוח והתפעול של מע- רכת חדטשה משיג מהנדס מערכות מומחה קימוצים, העולים בהרבה על שכרו. כאשר מלאכתו נעשית כהלכה, היא חוסכת חרדה וחוסר יעילות במי- דה שספק אם אנשי המפעל ידעו להעריכה אי"פעם. תרומתו מתבטאת בכך שהוא מצרף את בקיאותו המד יוחדת, המייצגת תחום מצומצם, אל מכלול המיומנויות, הרעיונות, התשו- קות והמאמצים של מחנה האנשים הפועלים שכם אחד עמו. אין אפשרות למנוע בעד אנשים חסרי התמחות להתחזות כמהנדסי מערכות. כמו כל מקצוע חדש כן מוצף גם מקצוע זה בשני סוגים של מחפשי-הצלחות. סוג אחד הם אלה סאינם מבינים במה המדובר, אך יודעים כי חלק ממלאכתו של מהנדס המערכות דומה מאד למקצועם. לכן הם מניחים כי מקצוע חדש זה, אינו אלא מקצועם הישן, שגיתן לו שם אופנתי. הסוג השני של מחפשי ההצ- לחות הם אלה שאינם נרתעים משום מעשה. תעתועים ובלבד להיבנות מה- מבוכה השוררת ומהיוקרה המציינת את השם החדש. המתקשט בנוצרות של מהנדס מעד רכות חזקה עליו שידע לבצע כמה מלאכות הנעשות בידי מהנדס מער- כות אמיתי. התוצאה היא כי לא בק- לות יוכל המעסיק להגיע למסקנה כי האיש מעמיד פנים של מהנדס מעד רכות. המצב מסתבך עוד יותר עקב העובדה שהנדסת מערכות מאמצת ל- עצמה מלאכות הלקוחות מהרבה מים אחרים, כדי שתוכל להשתלט על כל הצדדים שבמערכת. למרות זאת, נוכל לתאר בקווים כלליים את הנדסת המערכות, תוך הבלטת סימני ההיכר שלה, המבדילים בין מהנדס מעוכות לבין חוקר התפעול, זה הד מקצוע שאותו מערבבים שוב ושוב במקצוע של מהנדס מערכות. ההבדל הוא זה: חוקר התפעול שדה עבודתי הוא בתוככי המבנה של המערכת, המבנה הפיסי והרוחני כאחת. מה ש- אין כן מהנדס מערכות שתפקידו להקים את המבנה הזה, או להרוס את המבנה הישן וָלהקים על חורבו" תיו את החדש. ‏ 7 בכל מערכת ומערכת מתבצעים בק- ביעות תיאומים וטינויים קטנים. רוב התיאומים והשיגויים האלה אינם על טהרת התכנון"מראש, אך הם שומרים על המצב התפעולי התקין של המע- רכת ומבטיחים את שילובה ההרמוני :תוככי סביבתה. לפעמים, גדולים הם השינויים ה- נדרשים מכדי לבצעם בלי תכנון. בדרך כלל נפתרת הבעיה עלדידי ניצול מוצלח יותר של הציוד והסגל הקיימים. לפעמים לא די בצעדים אלה, ויש להפעיל טכניקות מתכטיות. כגון את התכנות הליניארי ואת תורת התורים, כדי להגיע לפתרון אופטי- מלי. סוף"סוף מגיע הזמן כאשר כוחה של המערכת תש. היא הופכת לכלי יסן שלא ניתן עוד לסחוט מכנו פעולה יעילה. בנסיבות אלה יש צורך במשהו חדש לגמרי: מכונות חדשות בניינים חדשים, חומרים חדשים, או גישה חדשה מעיקרה. כלומר, המע- רכת חייבת לפתוח בדף חדש ולחדש נעוריה. עליה לקום לתחיה בגלגול של מערכת חדסה לכל דבר. זהו מבצעו הגדול של מהנדס מערכות. עבודתם העיקרית של מהנדסי מערד כות היא ביצוע שינויידיסוד במערכות קיימות (אולם רוב מהנדסי המערכות מעדיפים לבנות מערכות חדשות מעיד קרן, יצירות כפיהם, בדומה לאדד ריכלים). לא תמיד ניתן להצביע על הנקודה בה נסתיימה המלאכה של הכנסת שינויים ותיאומים קטגים וסממנה ואילך התחיל המבצע את הנהגתו של הסינוי היסודי. משום כך על מהנדס מערכות להתמצא -- אם כי בדרג של מומחה -- בטכניקות של מִחקר התפעול. בנוסף לזה עליו לה- יות בקי בהרבה חחומים אחרים. דרכו של חוקר התפעול חייבת להיות שונה. עליו להשלים מראש עם התד חים המצומצם של הטכניקות שלו ולא לחרוג מגבולן. עליו לדעת מתי לא די בהכנסת שיפור אלא דרושה מערכת ממכיג חדש לגמרי. לעיתים קרובות קלה לקבוע מראש אם מומחיותו של חוקר תפעול מס- פיקה או אינה מספיקה לפתרון הב- עיה. כתוצאה מכך אירע לעיתים קרובית סחוקרי תפעול הוזמנו לבצע עבודה החורגת מסמכותם ושייכת לת- חומם של מהנדסי מערכות. תוך כדי ביצוע תפקידים האלה העמיקו חוקרי התפעול את הכרתם ואימונם, והר- חיבו את אופקי גישתם. טכנולוגיות חדשות כאשר אנו בונים מערכת חדשה, או משפצים ישנה, אנו משתדלים להד עזר בטכנולוגיות החדשות ביותר ה- מצויות בעין. כתוצאה מכך על מהנר דס מערכות לשקוד על התמצאות מעודכנת בחידושים הטכנולוגיים הד עשויים להיות לעזר למערכות הש נות, הנמצאות בטיפולו. יתר על כן, משנולדת טכנולוגיה חדשה היא תוב- עת מערכות שהן שונות לחלוטין מה- קודמות, ונותנת דחיפה מהירה לפי- תוחן סל מערכות חדשסות אלה. למ- של: מחסן העונה ללא-פגם על הצר- כים של היום, עשוי מחר להידחק מפני מחסן אוטומטי, או מחסן המד שרת תובלה אווירית. גישות חדשות, או שיטות חדשות בניצול ציוד שיד נוע, מגדילות או מצמצמות את הת- רומה שמחסן עשוי לתרום במרוצת השנים. יתר על כן, כמעט שלא ניתן להנ- היג שימוש כלשהו בטכנולוגיה חד- שה, מבלי שיבוצעו תחילה שינויים מופלגים במערכות הקיימות. חברות שיווק המפיצות ציוד המבוסס על טכנולוגיה חדשה מעסיקות קבוצות של מהנדסי מערכות, שהתמחו בפי- תוח מערכות במפעלי הלקוחות של החברה. בכמה סקטורים (שירותים ציבוריים ומפעלים פטרוכימיים) נו- הגים בונייהציוד הגדולים לספק מע- רכות שלמות (תחגות כוח או בתי זיקוק). להלכה, כל המלאכה של הנדסת מערכות במפעל חדש נעשית בהתאם למיפרטים ולהוראות התקציביות של מזמין המכונות; ועם סיום המלאכה לוחץ? המזמין על הכפתור והמפעל כולו, יהיה זה מחסן. בית זיקוק או בית חרוסת, מתחיל בפעולתו. אולם כל זה .להלכה בלבד. למעשה, התה- ליך אינו כה פשוט. מהנדסי מערכות של המזמין מתחילים בפעולתם זמן רב לפני שנכתבים מיפרטי ההזמנה, ומלאכתם מגיעה לקיצה רק כאשר מסתיימת ההרצה של המפעל החדש. מהנדסי-חוץ ומהנדסי-פנים תפקידו של מהנדס מערכות הוא ביצוע שינויים. משום כך אין המפע- לים מעסיקים מהנדסי מערכות קבו- עים, אלא אם כן המדובר בתטלובת גדולה אשר תמיד מצוי בה אגף העובר תהליך של שינוי בסיסי. מהנ- דס מערכות ,חיצוני" (כלומר עובד מטעם יצרן של ציוד המבוסס על טכנולוגיה הדשה), יש לו יתרון גדול. אין עליו כל חובה ללכת בתלם השיגד רה. לעומת זאת יש למהנדס מערד כות ..פנימי" יתרון משלו. הוא מחוסן יותר מפני דעה קדומה כלפי ציוד זה או אחר, וחזקה עליו שיהיה בקי יותר בסידורים הפנימיים של המפעל. יתכן מאד כי יועץ פרטי הוא מחוסן ביותר מפני השתעבדות לשתי הדעות הקדומות גם יחד. יחד עם זאת יש להביא בחשבון שמהנדס מערכות יועץ אינו מעודכן במקצוע כמו עמיתו העובד מטעם יצרן של ציוד חדיש ואין לקוות מהיועץ שיהיה מסור לחברה המעסיקה אותו באותה מידה כמו עמיתו הנמנה על עובדיה הקבועים. ,מכל מקום עובדה היא, ש- חילוקי דעות בין מהנדסי מערכות שמקורם בגישות, הם חמורים יותר מניגודים הנובעים משוני של רקע והתקשרות. מהנדס מערכות בפעולה בשורת הטכנולוגיות החדשות התר בעות הנהגת שינויים בסיסיים צועד המחשב בראש, הן מבחינת תפוצתו והן מבחינת עוצמת השפעתו. כדי להביא תמונה נאמנה של מהנדס מעד רכות בפעולתו נתאר אירוע אמיתי של הכנסת מחשב. ראשית הפרויקט המדובר בחברה לייצור מכוניות ב- עלת כמה וכמה מפעלי הרכבה. החבד רה כבר הכניסה מחשב למשרדה, אולם בעבודת הייצור כמעט שאין דריסת רגל לטכניקות של מחשב. במרוצת הזמן מצליח מפיץ של מחשד בים לעורר התעניינות אצל סגן הנד שיא במדור הייצור. המפיץ טוען, כי חלק הארי של הוצאות המפעל הוא בסקטור הייצור, ומשום כך מד צויים בסקטור זה סכויייהחסכון הגד דולים ביותר. ההנהלה מרכיבה ועדה שמתפקיד דה להגיש דו"ח מוקדם על סעיפי הייצור בהם עשויים המחשבים להיות לברכה. בוועדה השתתפו: המפיץ ומד הנדס המערכות (המייצגים את יצרן המחשבים), ומספר מומחי ייצור של החברה לייצור המכוניות. על הועדה הוטל : לבחון (1) את הסיכויים לחס- כון; (2) לקבוע את סעיפי הייצור בהם ניתן לממש את הסיכויים האלה, וכמו כן (3) להחליט אם ניתן לצמצם את ההוצאה הכרוכה בהנהגת השיד נויים במידה שתהיה קטנה יותר מהד חסכון המצטייר באופק. במלים אחר רות: על הוועדה הוטל לבצע מחקר ומשות שתפקידו להכריע אם מותר או אסור להשקיע את ההשקעה הכב" דה הדרושה לארגון מחדש של המד ערכת. ,פרוייקט פיתוח הנתון בתנופת ביצוע, הרבה יותר קל לצמצמו מאשר להרחיבוי'/. מהנדס מערכות שחזה מבשרו כשר לונות של מחקרי ממשות, הציע לוו- עדה לקבוע לעצמה מועד אחרון בו עליה לסיים עבודתה ולהתחסל. תאד ריך זה נועד להציב תחום לעבודת הוועדה ולמנוע בעדה השתקעות בפ- רטים למעלה מהנתבע ממנה. יתר על כן, קביעת האריך סופי מבטיחה שה- וועדה לא תיגלוש בצורה מחוכמת לתפקידי פיתוח. היה ברור כי בשלב זה יש להימנע מעבודת פיתוח, משום שתגביל את השינויים העתידים לבוא ותמליץ לבצעם רק באותם תחומים בהם סומכים חברי הוועדה על מומד חיותם. פיתוח בשלב זה יוליד מגמה לסתימת הגולל על אלטרנטיבות מכד ריעות עוד בטרם ירוכז המידע הד- רוש לקבלת החלטה אופטימלית. במרוצת מחקר הממשות נוצרת בין חברי הוועדה התקרבות, שכתוצאה ממנה מסביר כל משתתף לחבריו נקו- דות השייכות לתחומי מומחיותו, כל החברים משתדלים שהתחום הנבדק עליידי המחקר יהיה רחב ככל האפד שר. מהנדס המערכות חייב לדאוג שכל חבר הוועדה, שהתוצאה הסופית של עבודתה קרובה ללבו, יוכל להביע דעתו בצורה ששאר החברים יבינו אותה, אפילו יסתייגו ממנה. מהנדס מערכות שאינו ממלא את חובתו זו, עשוי להתקל בהתנגדות חזקה מצד חבר הועדה, החושב שפיו נבלם ונמד נע ממנו להסביר את הנקודות המד ציקות לו במיוחד. יחד עם זאת על מהנדס המערכות למנוע היווצרות ה- רושם, כי השינויים יבוצעו מבלי שמישהו מבין אנשי הסגל ייתבע לד הקריב קרבנות. ועוד זאת: אסור למד הנדס המערכות לפזר הבטחות מוגזד מות, ועליו להתגבר על הפיתוי להש- תמש בהבטחות אלה כבשוחד הסולל את הדרך לשיתוף פעולה בוועדה. חברי הוועדה וכל הצדדים המעוניי- נים עוקבים בעניין רב אחרי דרכי התנהגותו של מהנדס המערכות. הדד עות הנוצרות בשלבים מוקדמים אלה ימשיכו להשפיע את השפעתן במד רוצת כל השלבים הבאים, שלבי הפי- תוח. אם חברי הוועדה מפקפקים ביכולתו של מהנדס המערכות, או חוששים שהוא מייצג אינטרסים הנוג" דים את השקפותיהם -- לא יוכל מהנדס המערכות למלא את תפקידו כהלכה. אחת הבעיות בהן נתקלות ועדות מסוג זה היא בעיית השיתוף של נציג ארגון העובדים. מהנדס המע- רכות חושש כי אי-שיתופו של נציג העובדים יגרום להחרפת היחסים בין ארגון העובדים לבין ההנהלה. אולם כאשר יחסי העבודה במפעל הם כתיר קונם, מתנגדת ההנהלה לשתף את נציג הארגון בוועדה, פן יביא הדיון בהכנסת מחשב לחפרת השלווה ביחסי העבודה וליצירת מתיחות.ח7 *‏ 7 אחרי דיון בנושא זה מחליטה הוור עדה לקבוע סייג: לכל עובד, חבר הארגון, ניתנת הבטחה שהכנסת המד ערכת החדשה לא תשנה במאומה את עבודתו. חברר הוועדה *'ודעים יפה שהחלטתם זו מצמצמת את היתרונות של כל מערכת חדשה, שיוחלט להנר היגה. כן יודעים הם כי כל נסיתן מאוחר יותר מצד ההנהלה להפר את התחייבותה זו יגרום לסכסוך עבודה. סייגים מסוג זה נושאים אופי של ,,מצוות לא תעשה". הם מצביעים על אבני הנגף שיש לעקפןן. בנוסף לכמה וכמה סייגים כאלה, מגבשת הוועדה את מטרותיה החיור ביות, כלומר השינויים שיבוצעו תוך כדי הנהגת המערכת החדשה. למשל, המפ:ל מתחבט בשתי בעיות בלתי בפרדות זו מזו, המייקרות את הייצור: עודףירכיבים וחוסר-רכיבים באגפי ההרכבה. עודף רכיבים מייקר את ני- הול חשבונות המלאי, מצמצם את המקום הנועד לעבודה, וגורם להש- לכת רכיבים בכמויות גדולות לערי- מת הגרוטאות -- כאטר החברה מח" ליטה לא לייצר עוד את הדגם. הסד עיף האחרון גורם לחברה נזק חמור. מחסור ברכיבים גורם להנהגת תחלי- פים בקו הייצור, ולהמרתם ברכיבים המקוריים בשלבי ההרכבה הבאים. אפשר לבצע קיצוץ דרסטי במלאי הרכיבים, אך החברות נרתעות מצעד זה פן יתפרש כסימן לסגירת המפעל בדין וחשבון שלה קובעת הוועדה כי מדי שנה בשנה מפסיד המפעל כמה מיליוני דולרים באשמת בקרה לקויה של הזרמת רכיבים וחומרי" אספקה. הדין וחשבון אינו אומר כיצד יתוקן הליקוי, אולם מדגיש כי אפילו יצליח מחשב להפחית את הנזק בי0! אחוזים (למעשה צפוי אחת גבוה יותר) הרי יצדיק עצמו די ויותר. בסיכום: הצעד הואשון בפרוייקט הוא מחקר ממשות שיתבצע עליידי ועדה המורכבת מנציגי המחלקות ה- נוגעות של המפעל, מהנדס המערכות ומפיץ המחשב. על הוועדה מוטלות חמש משימות עיקריות: (1) הדרכה הדדית, (2) יצירת אווירה של אימון הדדי, (3) קביעת סייגים בכל הנוגע להתפתחויות שיחולו בשלבים הב- אים, (4) קביעת המטרות העיקריות של המערכת, (5) המלצות על הפ- עולה להבא. סגן הנשיא של אגף הייצור תומך בהמלצות 'וניגש לבצען. הוא ממנה את מנהל הפרוייקט. האיש היה עד כה סגן מנהל באחד באגפי ההרכבה של המפעל. מהנדס המערכות מתחיל לעבוד בפרוייקט. לצוות הפרוייקט דד. רוש מידע מפורט יותר על שיטות העבודה הנהוגות במפעל. לצורך זה מבוצעים כמה מחקרים יסודיים העוס" קים בפרטים. בין השאר נבנה דגם של זרימהד פנימה וזרימה"החוצה מתהליך הייצור כולו. הצוות משרטט מפות המדגימות זרימת חומרים ואינפורמציה מכל יחיד דה תפעולית של המפעל לכל יחידה אחרת. המפה מציינת את המקור הד ראשון של כל פריט ממערכת המסמ- כים והחומרים המצויים במפעל. כל האינפורמציה הזאת מתרכזת וכתוצאה מכך מתחילים להתבלט בתמונה זו קווי היסוד של המערכת הקיימת. ,,המשימה העיקוית בשלב זה: לתרגם מטרות וסייגים לתוכנית-פעולה ברורה''. למשל, שני מקורות האינפורמציה העיקריים העומדים לרשות הצוות -הם: .מפיצי . המכוניות ומהנדסי העי- צוב. יתר על כן, כל גורם . במפעל המשתמש באינפורמציה חדשה מקבל אותה בנוסח השונה במקצת משל יתר המקבלים, התוצאה היא, שאגף הקניות מבסס את חישוביו על תמורה הנדסית עתידה, השונה מקצה אל קצה מזו שלקראתה צופה אגף הד ייצור. : החקר של זרימת-פנים וזרימת- חוץ מבליט את עמודי התווך של המבנה הכללי וחושף שורה של מקר מות תורפה. כאשר מתגלה מכשול בהקמת המערכת החדשה, מבוצעות בדיקות נוספות כדי לעמוד על טיבו. תפקיד הבדיקה הוא לוודא אם המכ- שול הוא תולדה של תכונת"יסוד הד אופיינית למערכת הישנה כולה, או שמא ניתן לסלקו בפעולה במישור אחר. בדיקת חוט אחד אופייני לטכר ניקות בהן משתמש צוות הפרוייקט בשלב זה. הצוות נוטל קטע של אינ- פורמציה או פריט של חומר והולך בעקבותיו מנקודת כניסתו למפעל ועד השלב בו אותרו כל השליחויות והתפקידים המוטלים על קטע האינד פורמציה או פריט החומר. בדיקות חוט אחד שופכות אור על סוגיות כגון כפילויות וחומרים לא מנוצלים. קורה שקטעי אינפורמציה שונים ופריטי-חומר שונים מצטיירים בתרשימי חוט אחד שלהם, כבעלי דמיון רב. במקרים אלה ניתן לעיתים קרובות למזגם ולהפכם לקטע אחד או לפריט אחד. למשל, באירוע המדובר גובשה סקירה אחת ויחידה על ביצוע שינויים הנדסיים, שתשלח בעת וב- עונה אחת לכל המחלקות הנוגעות. כאשר מתחילים להצטייר הקווים הברורים של מערכת האינפורמציה הטרה הררה הדרושה, נעשה בירזר על מידת הד עוצמה של המחשב הדרוש למפעיל, והמחשב מחמן. בעת. ובעונה אחת מרכיבים צוות של עובדי המחשב הר מתחילים באימון לקראת תפקידם. תכנון ועיצוב המערכת החדשה מנהל הפרוייקט ומהנדס המערכות מחליטים למזג את הכנת נתוני המיפד רטים ונתוני ההזמנות, המבוצעת עתה בנפרד בכל מפעל ומפעל של החברה. המיזוג יבוצע בעזרת מערכת מחש- בים, מרכזית. הצעד הזה יביא את חלק הארי של כל הקימוצים שאפשר להשיגם על-ידי מניעת עודף"רכיבים ומחסור-רכיבים. מנהל הפרוייקט ומד הנדס המערכות יצרו דגם של מעד רכת אינפורמציה ממוזגת זו על בסיס התרשימים של הזרמהיפנימה והזרמה-חוצה, תרשימי חוט אחד, וד ' אמצעירהמחשה אחרים. הדגמות אלה הקלו על עריכת ההשוואה בין המע- רכת החדשה העתידה לקום ובין המד. ערכת הקיימת. עיצוב מערכת חדטה וחקר המערכת הקיימת הן שתי מלא- כות הדומות מאד זו לזו. אחרי התגברות על נקודות יוצאות דופן מעצב מהנדס המערכות דגם- החקייה של זרימת האינפורמציה בכ- ליה של המערכת החדשה. לפעמים זרימה זו היא כה מסובכת עד שיש צורך לרתום מחשב כדי לחקור סוגרד יות כגון: (1) מה קורה כאשר חל" קים שונים של המערכת כורעים תחת עומס יתר, או (2) מה קורה כאשר בעיצומה של עונת הייצור מבוצעים שינויים בסיסיים במיפרטים? באירוע המדובר לא היו סיבוכים כאלה. מהנר דס המערכות יכול להסתפק בחישוד בים פשוטים מאד, המבוצעים ביד. בעזרת החישובים האלה הוא מברר" אם המערכת ממלאת את תפקידה ואם היא פועלת כראוי. אולם לא די בבניית דגם מאוזן ובעל עוצמה מספיקה. צוות הפרוייקט . חייב לבחון את האפשרויות לעיצוב תוכנית יעילה המתווה את הדרכים להפיכת המערכת הישנה לחדשה. יש לציין כי הימים בהם. מתחיל מפעל לייצר דגם חדש, הם ימים אידיאליים לביצוע המעבר. אולם אין להתעלם מכשלונות האורבים דווקא% בימים ‏ אלה. אחת הסכנות העיקריות הוא התוהו ובוהו הכללי, שאין מנוס ממנו, המשתרר בימי המעבר לדגם חדש. יש חשש מבוסס שהערבוביה והאנ" דרלמוסיה במפעל יגדלו פי כמה, אם סדרי עבודה חדשים יונהגו בד בבד עם המעבר לדגם חדש. ו לצורך מיתון המעבר, מעצב מהנדס המערכות שורה של מערכות ביניים, אשר כל אחת מהן היא חוליה במעבר ההדרגתי מהמערכת הישנה לחדשה. דרך זו מחייבת שינויים מסויימים בצורה הסופית של המערכת החדשה, ‏ אולם מצד שני מקילה דרך זו במידה ניכרת מאד על תהליך המעבר. ,דרושה תוכנית נוחה לביצוע הפיכת המעוכת הישנה לחדשה'. חלק ניכר מצעדי הביניים כרוך בשינויים המבוצעים ביחידה אחת, ותו לא. למשל, נוצר טופס חדש לרישום מיפרטי ההזמנות. בתקופת המעבר מד הטופס הישן לחדש, מעסיק המפעל פקידים זמניים המעתיקים ביד את הנתונים מהטופס החדש לישן. יחד עם זאת נמסר למפיצים כי בקרוב יונהג טופס חדש. כאשר השינוי מבוד צע סופית כבר מתמצאים המפיצים במידת מה בטופס החדש, וכתוצאה מזה נחסכת מהם הטרחה הכרוכה בטופס לאזידוע, המתווספת לקשיים הנובעים מהצורך להכניס לשוק את הדגם החדש. בינתיים עושה מהנדס המערכות צעד נוסף. הוא מחליט כי אגף ההרד כבה -- בו היה מנהל הפרוייקט סגן מנהל, וכתוצאה מזה הכיר את העוב- דים ואת רקמת היחסים -הלארפורמ- לית ביניהם -- הוא חמקום המתאים ביותר להציב בו "את מיתקני-החלוץ זםג!ת וק | של המערכת החדשה. כאשר מיתקני החלוץ יוצבו באגף ועבודתם תניח את הדעת, ישמש ה" אגף מקום הכשרה בו ייאומנו עובר דים מסקטורים אחרים לקראת הצבת מיתקני המערכת החדשה ביחידותיהם הם. קשיים ופתרונות בשלבי המעבר תוך כדי תהליכי הלידה של המעד רכת החדשה הולכים ומתגלים קשיים בלתי צפויים. אחד מהם נובע מזה שפקודות העבודה הניתנות באמצעות המחשב, צורתן שונה בהרבה מהפר קודות הישנות, הכתובות ביד. שוני זה מוליד שינויים בדרכי העבודָה של הפועל העומד על משמרתו בקו הייה צור -- בניגוד להתחייבות ההנהלה להמנע מכל שינוי באופני העבודה של הפועלים. מכשול זה גורם דאגה להנהלת המפעל. אך מהנדס המערכות מצליח להוציא את המנהלים ממבור כתם, על-ידי הנימוק שבעיה זו אין מנוס ממנה, ולכן כדאי לספל בה כבר מעתה כאשר המערכת היא ב" מצב של התהוות וטרם נתגבטה בצורתה הנוקשה. יתר על כן, בסלב זה אפשר להחליט בקלות על אלטרנר טיבה, אם יתברר שיש בה צורך. יש לזכור כי השינויים בשלב מאוחר יותר -- אם החברה תאלץ לבצע נסיגה אסטרטגית -- יעלו הון תוע" פות. בינתיים מתברר, כי נציגי העוב" דים מקדמים את השינוי בבוכה. תמיד חשבו הנציגים כי קטרוג ההנד הלה על שגיאות באשמת העובדים, הוא בחלקו המכריע קטרוג, -ללא הצ" דקה, וכי הסיבה האמיתית לשגיאות נעוצה בחוסר הבהירות האופיינית לפקודות הייצור. הפועלים הסכימו מיד לעבוד תקופת נסיון על יסוד פקודות הייצור החדשות הניתנות בטפסים מודפסים. הנסיון קצר הצלחה בשני מישורים: (1) העובדים המקבלים שכר"לשעה גילו כי בטפסים יש נקוד דות ,.גורמות צרות". עד מהרה עוצבו הטפסים מחדש וההדורים סולקו. (2) בשלב הסופי של המעבר, כאשר המ" חשב נטל את מלוא הפיקוד, לא הרד גישו בכך הפועלים העובדים בקו הייצור כלל ועיקר. מזה כמה חודשים עבדו על יסוד פקודות הייצור החד" שות, בטפסים מודפסים, ומצאו אותן משביעות רצון על הצד היותר טוב. בעיית ניסוח המיפרטים היא בעיה לא קלה. את הטפסים יש לנסת ב" צורה המאפשרת למהנדס לעשות מהן העתק, למשמרת. מצד שני על הטפ" סים להיות נוחים לטימושן של המד חשב. קיימים איפוא שני דרכים, וכדי לצאת ידי חובת שניהם נוסו כמה וכמה ניסוחי"פשרה. אף"על-פייכן, נת" קלו המתכננים בקשיים גדולים כאשר ניגשו לתרגם את המיפרטים לתכד נותים ממשיים. כתוצאה מזה נתגד לתה מחלוקת בין המתכנתים של המחשב ובין יחידות ההנדסה של המפעל. התערבותו של מהנדס המערד כות יישבה את החיכוך ומנעה בעדו להחריף עד כדי קבלת אופי של מריבה. מהנדס המערכות הגיע למס" קנה כי כאשר מזינים את המחשב במיפרט חדש על המתכנתים לצרף למיפרט זה פרק-תכנות מיוחד המד שמש כמבוא והקדמה. ועוד דבר נת" גלה למהנדס המערכות: המהנדסים משנים את מיפרטיהם במהירות עד שאין חמתכנתיש יכולים להדביקה ב" פעדלת חתכנות שלהט. * ' גם לבעיה זו מצא מהנדס המער- כות ש?נו תשובה. הוא פיתח לשון כתיבה מיוהדת למיפרטים, לשי" מושם של המהנדסים. בשלב הבא תיכנת מהנדס המערכות תיכנות"מחש" בים, המתרגם את המיפרטים מהלשון החדשה הזאת ללשון המחשב. פעוד לתו זו של מהנדס המערכות נתבססה על הצירוף של שני רעיונות ידועים: הרעיון של לשונות"מחשבים והרעיון של תיאום בין הלשונות הטכניות. מהנדס המערכות נטל את שני הרעד יונות האלה מתחומם הספיציפי, הער תיק אותם לחחום אחר, והשתמש בהם במקרה הנדון. תחבולות כאלה שכי-ד חות ומקובלות בהנדסת מערכות. ב" עזרתן אפשר לשנות תוך דקות ספו- רות את המיפרטים של המערכת כ לה. יתר על כן, המחשב מבצע את מלאכת התרגום, וכתוצאה מכך מייצ- גים התיכנותים את כוונת המהנדסים בדייקנות נמרצת. ,,בפיתוחן של מערכות גדולות מתהווה לפעמים מצב של ערבוביה ואנדרלמוסיה. מהנדט מערכות מוכשר היודע את מלאכתו יכול להתגבר על התוהו ובוהו ולהשליט סדר'. ההפעלה הנסיונית של הדגמים הד אלה הולידה שורה ארוכה של אפת- עות. נתברר, כי מיפרטים רבים הם מיפרטי-נפל. הבטחת מיזוג האוויר, על יסוד דגם אחד, הצריכה שני מנוד עים מיוחדים. דגם אחר של מכשיר למיזוג אוויר לא הצריך את הפעלתו אפילו של מנוע אחד. כמה דגמים של צירופי חלקי המכונית היו הת- חכמויות מוזרות שהולידו תמיהה בלב עובדים ותיקים ומנוסים. אין פלא ששום עובד לא ידע למצוא את הרד כיבים המוזרים האלה! יש לציין, כי בעבר ידעו עובדי הסדנאות להתעלם ממיפרטים משונים ויוצאידדופן, במי- דה שנדרּשו לעבוד לפיהם. במקום לעבוד על יסוד מיפרטים כאלה, עשו העובדים את מלאכתם בהתאם לשי- קולם הם, והכניסו למכונות חלקים המתקבלים על דעתם ומצויים בסד- נתם. מהנדס מערכות מוצא בנקל פת- רונות למצבי מבוכה אלה. הוא נותן הוראה: מעתה יש להכין אך ורק מיפרטים נכיוניים. צעדו השני הוא תיכנות-מחדש של המחשב, כדי להכ- שירו לבחון אוטומטית כל מיפרט נסיוני. כל מיפרט המתגלה בבדיקה כצולע מבחינה הגיונית או כנטול- עקביות במבנהו הפנימי -- נפסל ללא וחמים ומוחזר למנהדס שעיצב אותו. בדיקה אוטומטית זו של המפרטים מביאה למהנדס המערכות הקלה מרד חיקה לכת. גדולה מזו: הבדיקה מאפ- שרת לצמצם מיד, בצורה דראסטית, עודפי"רכיבים ומחסורי-רכיבים. צע- דים אלה מביאים שיפור העולה על התקוות שהיו לחברה כאשר החלה בעבודת הפרוייקט. , בקיצור: התכנון והביצוע של המד עבר כולו מתנהלים ללא עיכוב. יתר על כן, המערכת החדשה מקלה בהרד בה "ל המעבר לייצור המכונית חדד שתיהדגם. ‏ יש רושם כי היחידים המתהלכים ובלבם הרגשה של אכזבת מה הם העובדים הנהנים מדי שנה בשנה מן ההתרגשות והמתח המלווים את התחלת הייצור של המכונית מד דגס חדש, ואילו השנה נשלל מהם התענוג הזה. תמונה זו של מעבר מהיר וניח, שונה מקצה אל קצה ממצבי תוהו ובוחו וסמסוכים בין אגפים, שנשתררו במקרים דומים רד בים מאד במפעלים אחרים. דברי סיכום על עקרונות הנדסת מערכות הנדסת מערכות היא ענף תעשייתי חדש. היא פותחה כמכשיר שמטרתו להתמודד עם הסבך העצום והאדיר, האופייני למערכות של מפעלי תעד שיה מודרניים. הסבך הוא עניינו של מהנדס מערכות, כשם שהחשמל הוא עניינו של מהנדס חשמל. נמשיך את ההקבלה כברת דרך נוספת ונציין, כי מהנדסי מערכות יודעים לעצב ולהסר דיר עניינים ותפעולים, מבלי להסתכן בסיכונים וכשלונות שחוזים מבשרם אנשים אחרים המנסים לבצע אותה מלאכה. הצצה ראשונה בתא הטייס במטוס סילון או במחשב גדול, מעוררת תד- המת-פליאה. אולם הוכח, שאנשים ב- עלי רמה שאינה עולה כמלוא הנר מה על הממוצעת, משתלטים עד מה" רה על הפלאים האלה, אם רכשו בעבר נסיון מעשי במנגנונים דומים. כל כמה שבקיאותו של אדם מרובה יותר כן גוברת הקלות בה הוא מפע" נח את מסתרי הסיבוכים. אדם העוסק יום"יום בכלים מסויימים בקיאותו ב- כלים אלה הולכת ומתרבה, ואין זה אלא טבעי. הבקיאות כוללת ארבעה מישורים בסיסיים. השליטה בכל אחד מהם מע* ניקה לנו יתר כוח ויתר שליטה. המישור האמפירי מאפשר לנערה לנהוג במכונית. מישור הקונסטרזק- ציה מאפשר לפועל להרכיב מכונית על יסוד תרשים. המישור ההנדסי מאפשר למעצב לשרטט את התוכנית. ואילו המישור התיאורטי מסביר לנו מדוע פועלת מכונית דווקא בצורה בה היא פועלת, ולא בצורה אחרת. הידע התיאורטי הוא בעל השליטה הגדולה ביותר על כלים ועצמים. מד הנדס מערכות רוכש לעצמו ידע תיד אורטי על ידי חקר דגמים תיאורד טיים. דגמים אלה לוקים בפגמים, ולכן יש לנהוג זהירות כאשר מכניד סים אותם לשימוש מעשי. בעבודתם, חורגים מהנדסי מערכות מגבולות הדגמים והתיכנונים. הם משד נים ומסגלים אביזרים תוך כדי עבוד דה, בהסתייעם בידע שרכשו בפיתוח המערכת. הם מטפלים בעבודת המע- רכת החדשה עד שסולקו מדרכה כל המכשולים ופעולתה מניחה את דעת עובדיה, ולא רק את דעתו של מהגדס המערכות שבנה אותה. מערכת היא כל צירוף של אלמנד טים שתלותם ההדדית היא כה הדוקה עד שלא ניתן לשנות בהם שום חלק מבלי לגרום שינוי במעמדם של כל שאר החלקים. שינויים קטנים ותיאו- מים מתבצעים במערכת בלי תכנון מרובה. אולם כאשר הפעולות הדרו" שות הן גדולות מכדי לבצען בצורה זו, כלומר, פעולות המתבטאות בערד עור הסדר הישן בו הוצבו המכונות ובהצבתן בסדר חדש -- אזי יש צורך במחקר התפעול. חוקר התפעול ניגט למלאכתו, ובאמצעות טכניקות מתמ- טיות שונות המקובלות במקצועו הוא חודר לנבכי התהליכים ומוצא את הצעדים המחוללים שיפורים. כאשר מופעלים משאבים חדשים או נדרשת גישה חדשה הרחוקה מה- קודמת כרחוק מזרח ממערב, או כ" אשר השינויים המבוצעים במערכת הם כה רדיקליים עד שהמערכת מאד בדת את זהותה הישנה והופכת למע- רכת חדשה -- אזי דרושה עבודתם של מהנדסי מערכות, המסוגלים לחסוך הרבה צרות ומפח נפש. פעוד לתם נושאת אופי קאטאליטי. היא מטילה לחזית המבצע את הידע ואת הכלים של מומחים בתחומים אחרים, ?כו זב , כולל חוקרי תפעול. המטרה היא ב- ניית מערכת יעילה, הגוחה לתפעול ולביצוע שינויים -- אם יהיה בהם צורך. . מלאכותו של מהנדס מערכות היא ביצוע שינויים. כתוצאה מכך מהנדס? מערכות הם עובדי קבע אך ורק במפ", עלים סשינויים גדולים מבוצעים בהם פחות או יותר ברציפות. ציוד טכנו": לוגיה חדש תובע בלי הרף שינויים, בסיסיים במערכות. התוצאה היא ש* רוב מהנדסי המערכות עובדים בחב- רות המייצרות ציוד אוטומטי ומחש- בים, או במשרדים לייעוץ תעשייתי, מיוחדים לשגי סקטורים אלה. ניצול המחשב האלקטרוני בפעילות עסקית המנהל הבכיר בימינו, חייב להיות להיות ער לכל התפתחות חדשה ב" חורת הניהול ובתחום הטכני. בכל מקרה, עליו להחליטס באם החידוש בתחומים אלה עלול להשפיע: על חברתו. הוא הדין לגבי המחשב הד אלקטרוני, שהוא אחד החידושים היר תר חשובים של תקופתנו. מתעוררת הבעיה: מאיזה מקור יכול המנהל לקבל הכוונה בנושא חשוב זה! אם כי לאחרונה, מוצף המנהל בסד קירות ומאמרים, המדגישים כי עלין להיות ,מוכן" לקדם את פני ,המהד פכה האלקטרונית", הריהו נוכח במד הרה כי סקירות אלה אינן אקטואליות עוד לגבי חברתו. ואמנם מתברר, שחברתו כבר איחרה את המועד של ,שלב ההכנה* כי המחשב כבר מופיע על בימת העסקים. , המנהל רואה עצמו חסר אונים ב" היעדר קווי פעולה בתחום זה, שיהיו מבוססים על נסיון מצטבר. לאיזו תמורה עליו לצפות! האם חייב הוא לשלב את חברתו במהפכת המחש" ביםז מה בדיוק עליו לעשות1 במטרה למלא חלל זה בידע הניהול ולספק תשובות לבעיות אלה, נטלה על עצמה חברת ,מקדקינסי", במסר גרת חוכניות המחקר שלה, לערוך סקר מקיף על חברות בעלות נסיון בהפעלת מערכת מחשבים אלקטרור נים. > , בעקבות הסקר שערכה חברה זה נתגבשו כמה מסקנות בעלות חשיבות ראשונה במעלה לגבי המנהלים הב" כירים, והן: 6 המחשב | האלקטטוני יכול להביא תועלת רובה לניהול העסקים. 6 רוב החברות הגדולות במדינה, ששילבו את המ" חשב בפעילותן העסקית, טרם הצליחו להפיק את מירב התועלת מהמחשם עלזידי ניצול מלוא הפוטנ- ציאל של מכשיר חשוב זה. המעטות מכיניהן שהצליחו בכך, קיבלו תשואה גכוהת מהמחשב ומקדמות את עפ" קיהן בצערי ענק. *6 הפקת מירםב התועלת ממקדכת המחשם, מותנית ב*11 גורמים פפציפיים, בע" לי אופי מינחלי ולאו דוקא טכני. נוצולם היעיל של 11 גורמים אלה בידי הנהלת החכרה, קובע למעשה את הצלחת פעולת המחשב. במסגרת הסקר, נחקר בצורה מקי" פה, נסיון בהפעלת מחשבים, של 27 חברות ב"13 ענפים שונים, החל בתעד שיה הכבדה וכלה במסחר הקמעוני. החברות שנכללו במידגם, הינן ברובן חברות גדולות הנהנות ממוניטין בעד נפיהן ובעלות צוות מינהלי בכיר ברמה גבוהה. כל חברות המידגם <מסתייעות במחשבים בצורה אינטנד סיבית והוצאתן המצטברת מגיעה לז100 מיליון דולר לשנה ומקיפה ב"300; 'מערכות אלקטרוניות גדולות, ל ממערכות קטנות יותר לשימוש הנדטי ופיקוח על תהליכי הייצור. בשעת עריכת הסקר ניצלו כל חברות המידגם את המחשבים בתחומים רבים והיו כבר בעלות נסיון של ארבע שנים לפחות בשטח זה. בהתבסס על סקר המחשבים שהוכנסו לשימוש עסד קי בשנת 1958, ניתן לאמוד כי חברות המידגם מהוות כ15%7 מכלל החברות -בעלות נסיון של הפעלת מחשבים במשך ארבע שנים או יותר. הסקר שנערך מבוסס על תצפיות בשעת פעולה ועל ראיון אנשי תיכד נות, הפעלה ומנהלים. ומכאן שמימד צאי, הסקר אינם מבוססים על ליווח ססטיסטי גרידא אלא על ניתוח ממד קור דאסון של תוצאות עבודת המד חשבים ושל הגורמים הקובעים את הצלחת הפעלתם. עוד לפני תחילת הסקר, היו החוקד רים משוכנעים כי המחשב יכול לתד רום רבות לייעול ניהול העסקים ולהגדלת רווחיות החברות המשתמד שות בו. תוצאות הסקר חיזקו קביעה זו. ובמידה שהדברים המובאים כאן. אינם יכולים לספק תשובות לכל השאלות ויגרמו אכזבה לחוגים מסר יימים, הרי שאכזבה זו אינה חייבת להימשך לאורך ימים. עובדה היא, כי פוטנציאל המחשב קיים והתנאים לניצול פוטנציאל זה נהירים לנו יותר כיום מאשר בעבר, הודות לאותן חב" רות חלוציות ששימשו מידגם לסקר זה. קנה המידה הטוב ביותר לאפשרר יות הטמונות במחסב הן החברות שהגיעו להישגים בעקבות הפעלתו. החקירה של 27 חברות המידגם הת" נהלה על בסיס הקריטריונים הבאים: 1. קביעת התשואה שה שגה מההשקעה במחשב. 2 אומדן התרומה הישירה והכלתי ישירה שמביא ה* מחשב לחברה בטוות הא" רוך. 3 בריקת היקף ופוג הפז עולות שהופבו למחשב. על בסיס קריטריונים אלה חקרה החברה ומצאה כי מתוך 27 החברות. קיימות קבוצה של 9 חברות שהצליחו להפיק תועלת גדולה מהמחשבים, בעוד שיתר ה-18 מפיקות, לכל היר תר, תועלת שולית. בהתבסס על מימ- צאים אלה לא הזדקקו החוקרים לסווג את החברות ולקבוע נקודת מפנה שרירותית. ההבדל בהפעלה בין 9 החברות ,המובילות" לבין 18 .הביד נוניות" הנו הבדל בין יום ולילה, וקכוצת ביניים לא היתה קיימת במק- רה זה. השימוש בשלושת הקריטר- יונים שהובאו לעיל לא הווה בעיה כי התוצאות לפי קריטריון כלטהו היו טובות יותר ב.קבוצת התשע". לאילו הישגים ספציפיים הגיעו למ- עשה תשע חברות אלה? ראשית, התשואה השנתית על כל דולר של הוצאה שוטפת הגיעה בחברות אלה ל1.30 דולר. שנית, החיסכון המצט- בר על השקעה של מילית דולר (כולל ההוצאות הגבוהות הכרוכות בהתקנה והרצה) הגיע ל-1.1 מיליון דולר. אין לייחס תשואה זו לחיסכון ב" הוצאות מינהלה בלבד, כגון משכורה פקידים. היא נובעת, אולי במידה רבה יותר, מחיסכון בהוצאות הפעלה כגון שימוש יעיל יותר בכוחיאדם ובציוד, הקטנת המלאי, צימצום ,הד ניירת", תכנון יעיל יותר של השיווק וכיו"ב. מלבד תשואה זו תרם המחשב רבות לתשע חברות אלה, בצורה בל" תי ישירה כגון שרות טוב יותר לל" קוחות, הספקת אינפורמציה מעודכנת ומקיפה יותר על תנאי השוק ותחזיות מדוייקות יותר על ייצור, הספקה וסיווק. ההישגים אליהן הגיעו חברות אלה, הניעו את הנהלותיהן להרחיב את תחומי הסימוש במחשבים. בהדרגה, ההל המחסב לסייע לכל מחלקות הביצוע בחברות. חלק גדול מתשע הד חברות החלו להשתמס במחשב כמכד שיר עזר לביצוע התפקידים המר" כזיים בניהול, דהיינו, שיווק, ייצור והספקה. המחסב .פלס" גם לתחום העבודה המשרדית השוטפת והנהלת ההשבונות, דבר שהביא לחיסכון ניכר בהוצאות. נכיונן של תשע החב- רות הוכיח שפוטנציאל המחשב עומד מעל ומעכר לשיגרה האדד מינופטרטיבית הרגילה. יתר על כן, יתרונן של תשע החב- רות, נובע במידה ובה מהצלחת הנהלותיהן לשתף את המחשב בפתרון הבעיות הקריטיות העומדות במוכז ובבסיס פעילותן העסקית. חברות אלה, אינן רואות את המחשב מזוית צרה, כמכונה סיש להפעילה כל שעות היממה, אלא מנסות לנצלו כד מכשיר יוצר, כמקור לפיתוח גישות חדשות לבעיות עכשוויות ועתידות. אם כי קל יותר לעמוד על הישגי העבר, בעוד סתצפיות על העתיד הינ] בגדר של הסערה בלבד, מצביע, על כל פנים, הסקר כי בחמש השנים הקרובות, תהיה התפתחות השימוש במחסבים מהירה יותר, והתשואה מהם גבוהה יותר, מאשר בחמש השנים שחלפו. קביעת מגמה זו מתב- ססת על ההשקעות הניכרות שמבצה עות לאחרונה תשע החברות .המובר לות" בפיתוח עבודת המחשבים. עד לפני כחמש שנים הגיעו הוצר אותיהן של חברות אלה עד כדי 4-3 אחוזים מהשקעתן השנתית. כיום הן מגיעות כבר עד כדי 9% מההשקעה הטנתית ואילו בארבע מתוך תשע החברןת מגיע שיעור זה עד ל12%67. מסתבר, איפוא, כי ההישגים הנכבדים הניעו את הנהלות החברות להכפיל ובמקרים מסויימים אף להשליש את ההשקעה השנתית במחשבים. יתר על כן: ניתן לומר, שרק כעת מתחילות חברות אלה ליהנות ממלוא הפרי של השקעותיהן. בחמש השנים הראשונות, נתקלו החברות בבעיות הטבעיות של החדרת ציוד חדש וחד דיש, כגון הוצאות גבוהות יחסית להתקנה והרצה, הכנת צוות מתאים, בעיות טכניות, הסתגלות לדרישות של המחשב ולאפשרויות הטמונות בו. כיום, כאשר כל הבעיות האלה הן כבר נזלת העבר, מסוגלות החברות ,המר בילות" להפעיל את המחשבים בקצב מהיר בהרבה. אולם מאידך, חייבת גם כל חברה לכון את מאמציה כך שלא תפגר אחר ההתפתחות הכללית בתחום זה. יתכן שעד כה, לא איבדה אף חברה את הקרקע מתחת רגליה, תודות לה טגיהן סל החברות .המובילות". אוד לם במוקדם או במאוחר, בעקבות ההתפתחות המהירה בתחום זה, עלול להיווצר פער בין החברות שסישתקף ללא ספק בתנאי השוק. הוצאו קטנות יותר, שרות משוכלל ין* תו, תחזית מעזדכנת ותרומות אחרות שיפיקו חכרזת המנצלות מחשבים כיעילות, יביאו ליתרון יחסי של חברות אלח על פני אחרות באותו ענף, ולהגדלת רוו" חיותן. בעוד שהמחשב הביא תשואה גבוהה | לתשע החברות ,המובי- לות", הרי שיתר 18 החברות השיגו רק תוצאות שוליות וקיים פער רב ביניהן לבין החברות .המובילות* ב- - שלושת הקריטריונים שצוינו לד עיל. ב-18 החברות ,הבינוניות" הצטמד צס השימוש במחשבים בתחומים צרים. המחשב מסייע לפעולתן של מחלקה אחת או לכל היותר שתי מחלקות בחברה. בדרך כלל מנוצל המחשב לביצוע פעולות משרדיות שיגרתיות כגון הכנת משכורת, תק" בולים ותשלומים ורישום המלאי. לא זו בלבד שהשימוש במחשב מצומצם בהיקפו, אלא הוא גם מבוסס על מספר יישומים סטנדרטיים. כשחקרו את 18 החברות, כל אחת בנפרד, התרשמו החוקרים מזהות התחומים בהם פועל המחשב על אף שבלסו הבדלים יסודיים באופיין ובדרישותיהן של החברות השונות. : תמונה דומה התקבלה גם בשעת בדיקת התשואה הישירה. קשה מאד 10 היה לקבוע תשואה זו, כי מנהלי רוב החברות ,הבינוניות" לא יכלו לציין את סכום ההוצאה המדוייק על המד חשב והתקשו עוד יותר לקבוע את הרווחים ממנו. על כל פנים, היה ברור שגם בחברות אלה, המחשב עבר את נקודת המפנה, והוא ,יותר מאשר נושא את עצמו". קביעה זו אושרה באותם מקרים בהם אפשר היה לערוך ניתוח זרימת מזומנים. כאינדיקטור נוסף לכך שק- יימת תשואה שולית מהפעלת מחשד בים בחברות אלה, יכולה לשמש ה" עובדה כי בשנים האחרונות הגיעה בקביעות ההוצאה על מחשבים עד כדי 3%--4% מהשקעתן השנתית. אולם מה בדבר התרומה הבלתי ישירה! האם השיפורים שנבעו מהד שגת יתר מהירות בפעילות, אינפור" מציה | מעודכנת יותר, | מתאזנים עם ההישגים השוליים הישירים1 בשלב זה של ניתוחנו, נתקלו החוקד רים בקשיים מרובים, כי הנהלות רוב החברות .הבינוניות" היו בדעה שכל תשואה פיננסית הינה לכל היותר תופעה חולפת ויש להתבסס על ההר שגים שיופקו בטווח הארוך. הבדיקות שהצליחו לערוך מצביעות על כל פנים, שגם לגבי ההישגים הבלתי ישירים מפגרות 18 חברות אלה אחר תשע החברות ,המובילות", אם כי קיימים הבדלים בדרגת הפיגור בין חברה אחת לשניה. המסקנה ה- משתמטת מכאן היא, שהשקעת מאמצים לניצול יעיל של המח" שב, תביא להישגים ישירים וכל" תיזישירים כאחת, בעוד שניצול בלתרריעיל לא יביא לתרומח כל" שהי. כשאנו באים לדון על הישגיהן של 8 החברות .בינוניות", אין בכוונתנו להפחית כמלוא הנימה מחשיבותם ומערכם של המאמצים שנעשו עליידי חברות אלה. בתוד חלוצות וללא נסיון קודם ש- יאיר את דרכן, נתקלו חברות אלה בקשיים מרובים ונחלו אכזבות לא מעט. מטרת החוקרים היתה, לתת מיָמד לפער הקיים בניצול המחשב, ביניהן לבין קבוצת תשע החברות .המובילות". פער קיצוני זה בא להדד גיש את ההכרח בעיבוד שיטות יעי- לות יותר לניצול המחשב כדי שנוכל להפיק ממנו את מירב התועלת. יתר על כן, הפער בא להדגיש את חשיד בותו של הסקר, בהבליטו את הגורד מים שהביאו להבדלים בהישגים בין החברות. מה בעצם גורם להבדלים הדרס- טיים בין החברות? מה קובע את הצ" לחת פעולתו של המחשב בתוך חבד רהז על מנת לענות על שאלות אלה התעמק צוות החוקרים בגישתה של כל חברה למחשב, תוך הפרדת התחר מים החשובים ששימשו נושא לבדי" . קה. היות וההישגים בהווה הנם תוצ- אה של פעולות העבר, ליקטו החוק- רים את הפעולות שבוצעו בחמש השנים האחרונות ו,ניכו" מהן התר צאות בהווה, ולאחר מכן הם ערכו השוואה בין תשובות שתי קבוצות המידגם. בפעולה זו החוקרים לא ציפו למצוא ,פתרון של בית-ספר" לגבי הגורמים הקובעים את הצלחת המד חשב. ברור הוא, כי כל חברה חייבת להתאים את גישתה לבעיותיה ולצרד כיה הספציפיים. על כל פנים, החוקד רים קיוו שבדיקה השוואתית זו תאפ" שר לנו לבודד את הגורמים הבסיסיים הקובעים את הצלחת המחשב בפעיה לות העיסקית. למטרה זו הם כיוונו את הראיונות שערכו לתחומים הבאים: 1) הרמה הדרושה בקרםב ההנהלה התיפעולית להפע- לה מוצלחת של המחשב. 5) האיכות הדרושה של מצעי התכנון והבקרה ל* נינורה. זו, : מידת ההתערבות של אנשי ההנהלה שאינם עום" קים ישירות במחשפי ‏ , 4) רמתו של צוות מפעילי המחשב. . 65) תפקידם של הצוותות האחרים העופקים במחשב. 6) מדיניות החברות בק- שר לציור האלקטרוני. לצורך ניתוח השוואתי של כל אחת מהנקודות הללו, חילקו את הש" . אלות לשתי קטגוריות: קטגוריה .א" , כללה את אלה שהתשובות להן מצד ביעות על הבדלים דרסטיים בין החב" ,המובילות" לבין החברות :,הבינר ניות" ואילו קטגוריה ,ב" כללה שא- לות שהתשובות להן מצביעות על דמיון בין החברות. נתעכב במיוחד על השאלות והתד שובות שנכללו בקטגוריה ,,א". התשרר בות לשאלות אלה, מראות כי לפחות % מהחברות ,המובילות" אימצו גישה דומה למחשב בעוד שרק 40% מהחברות ‏ ,הבינוניות" נקטו בקו פעולה דומה. הבדלים בולטים אלה ₪ ו 0000000000 ]| שיכנעו החוקרים ש-11 התשובות הכ- לולות בקטגוריה ,א" מייצגות למד עטה את הגורמים הקובעים את | ההבדלים בהיסגים בין החברות .המר בילות" והבינוניות". 1. רמתה של ההנהלה התיפעולית א הבדלים עיקריים 6 האם ההנהלה הככירה מקדישה לטיפול במערכת המחשב זמן העומד ביחס ישר לעלות המחשב ולפו- טנציאל שלו? 6 האם ההנהלה בורקת את התוכניות למחשב ועו- קבת אחר התוצאות המוש- גות ? ב. | דמיון יסודי 6 באיזה מקום במידרג אחר המנהל הכללי, משובץ מנהל יחידת המחשב ? 6 האם מנהל יחידת ה" מחשב שייך לאגף הפיננסי* החשבונאי ? בכל אחת מהחברות .המובילות" מקדישה ההנהלה זמן לתיכנות שיד טות עבודת המחשב, שעומד ביחס ישר לעלות המחשב ולפוטנציאל הט" מון בו. ההנהלה אינה מקדישה את זמנה לטיפול בבעיות הטכניות, אלא מתרכזת בבעיות ניהוליות של שילוב המחשב בכל ההתהליכים הקריטיים הקשורים בפעילות העיסקית. במלים אחרות: זמנה של ההנהלה מוקדש לביקורת התוכניות ומעקב אחר הד תוצאות. . ההנהלה המרכזית עורכת דיונים (בדרך כלל לפחות אחת לשלושה חודשים) כדי להבטיח את הפקת התועלת המקסימלית. היא גם מנתחת את העבודות השוטפות ובודקת אם בוצעו בהתאם לתוכנית. במקרים של עיכובים בביצוע, מנסים לנתח את הסיבות לכך ולהורות על קוי פעולה בהתאם. ההנהלה המרכזית דואגת, איפוא, שההשקעה במחשב ,תשתלם" לחברה. שני אספקטים הקשורים בהנהלה התיפעולית. מתייחסים למקומו של מנהל יחידת המחשב בסולם הדירוג. בכל אחת מהחברות ,המובילות" ובסני שלישים מהחברות ,הבינוניות" עומד מנהל יחידת המחשבים בלא יר חר משתי דרגות מתחת למנהל הכללי של החברה. בשליש הנותר של החב- רות הבינוניות קיים פער של שלוש 1 דרגות. מכאן ניתן להסיק שהצלחת פעולת המחשב תלויה במידה מסר יימת בדירוגו המתאים של מנהל הד יחידה (דהיינו שתי דרגות מתחת למנהל הכללי). כמובן, בתנאי שיהיה יעיל בתפקידו וינתנו לו אותן סמכו- יות של מנהל בכיר עליהן עמדנו לעיל. מימצאי הסקר זרקו אור על בעיה נוספת שגרמה לוויכוחים רבים בעבר . והיא: האם יחידת המחשב צריכה להוות חלק מהאגף הפיננסי"חשבונ- איז ברוב החברות משתייכת היחידה לאגף זה אולם מסתבר מהסקר טאין חסיבות רבה לדבר. הצלחת פעולת המחשב, תלויה בעיקר ברמתה של המנהיגות הניהולית. 2 רמת הפיקוח ההנהלתי א הבדלים עיקריים 6 האם התחומים אליהם הוחדרר המחשב נכחרו על בפיפם מחקר על אפשרויות הביצוע ? 6 האם מתכננים משימית ועורכים דיווח על התקד" מות הביצוע ? ב. | דמיון יסודי 6 האם יחידת המחשם מחייבת מחלקות אחרות עבור השרותים שהיא מס" פקת להן? 6 האם התוכניות וחפי- קוח יעָילים באותה מירה כמו אלה המופעלים על פונקציות דומות 1 6 האם מנתחים ומערי" כים משימות שחושלמו + על מנת למלא את ייעודן המינהלי ביעילות, דאגו מועצות המנהלים של החברות ,המובילות", לפיתוח כלים נאותים של פיקוח ניהולי. כל משימה חדשה מלווה דו"ח על אפשרויות הד ביצוע שמכיל גם תחזית על ההוצאות, הרווחים והסיכונים. ברגע שההנהלה מאשרת את המשימה, מכינים תוכניות ספציפיות על שלבי הביצוע העיקד ריים, הכוללות נתונים על כוח האדם והזמן הדרושים לביצוע. לאחר הפע- לת המשימה. מוגשים להנהלה דוחות תקופתיים על התקדמות הביצוע, שזר כים לעיון מעמיק מצד כל אלה האח" ראים להצלחת המשימה, כולל המנהל הכללי. ברוב החברות .המובילות" מחייבת יחידת המחשב את יתר המחֶלקות על קשרותים שהיא מספקת להן. יוצא איפוא, ספעולת המחשב נמדדת על בסיס ריווחי. על כל פנים, גישה זו בקרב החברות .המובילות* (להבדיל מהחברות .הבינוגיות") באה רק כד הסלמה לפיקוח בכל הסלבים ולא כתחליף לפיקוח זה. רוב החברות .המובילות" מכירות בעובדה שהבקרה של יחידות המחש" בים אינה יעילה באותה מידה כמו זו סל פונקציות דומות (המהנדסים למסל). ההנהלות רואות גם צורך' בסיפור כוסר הערכתן של מסימות שהוטלמו. בסעת עריכת הסקר עסקו הרבה מן החברות המובילות בשיכד לולם של כלי הפיקוח המינהליים על המחשב. אחד ממנהלי החכרות הציג את הבעיה כך: .בתהילה לא היה לנו ידע מספיק לביצוע תכנון ופיקוח יעילים. למזלנו לא היינו צריכים לעסוק באלה כי היה ברור לנו מאין אנו חייבים להתחיל. כעת שונה המצב. כולם זועקים | לעזרה ובידינו אפקרויות רכות לתכנת |פיקוח. עלינו לעסוק כעת בתפקיד משוכלל יותר, אולם צברנו כבר נסיון ואנו מקווים להת- גבר גם על בעיה ז". 3 מידת התערבותה של ההנהלה א הבדלים עיקריים 6 האם ההנהלה המכצעת משתתפת גם במיון המשי- מות ובתכנון 1 6 האם ההנהלה משחקת תפקיד חשום בתכנון ? 6 האם האהריות על הת" קדמות הכיצועץ והתוצאות ניפלת על ההנהלה המכצ" טתז ב דסיון יסודי לא קיים. ההבדלים הגדולים ביותר בין שתי קבוצות החברות נתגלו בסאלות על התערבות ההנהלה. אחת מן השאלות הללו בלטו הבדלים ניכרים בין קבוצה החברות .המובר לות" לבין קבוצת .הבינוניות". הבר דלים אלה מסקפים למעשה את גר שות הנהלות החברות למחשב. בכל החברות .המובילות",. משחקת ההנהד לה תפקיד חסוב בכל מה שכרוך במחסב -- בחירת משימות, תכנון. הצבת כוחדאדם ופיקוח על התקדמות הביצוע והתוצאות. לעומת זאת, בד הברות .הבינוניות". נתונים תפקידים בתשובות לכל י אלה בידי ההנהלה הטכנית לא:כתר צאה מ.מינוי", אלא כתוצאה מהזנחה של ההנהלה המרכזית. ההנהלה המר- כזית בחברות אלה משקיפה מן הצד ולא תמיד באהדה. מסתבר, כי התערבות ההנהלה הינה הכרחית לשילובו היעיל סל המחשב בתחומים השונים של הפעילות העס- קית, כגון: ניהול המלאי, תכנון הד ציוד, תחזיות הביקוש של הסול, וכיו"ב. החברות .המובילות" הצליחו במשימה זו בסלבן מספר גורמים וביניהם עידוד עבודה פוריה סל הצוות הטכני. גישתה של ההנהלה המרפזית היא הקובעת את הצלחת שילובו של המחשב בחברה. במקומות בהן הצליחה ההנהלה המרכזית ליצור מסורת של יחסים תקינים בין אנשסי הקו והמנגנון, להשתית אוירה הניחה ליוזמה ולחידוסים ולהתערב בצורה פעילה בעבודת המחשב, במקומות אלה ובהם בלבד, גילתה ההנהלה המדעית יוזמה והוותה בהרבה מקרים מקור להצלחת פעולת המחשב. אולם, מעל ומעבר לעידוד עקיף זה, נתנה ההנהלה ברוב החברות .המובילות" ביטוי ברור לגבי דר שותיה מהמחשב, מטרותיה והאחריות הנופלת על מנהלי הביצוע. כפי שתר ' אר זאת אחד ממנהלי הביצוע: .לא התנדבתי להיות שפן נסיונות להפע- לת שיטות העבודה במחשב. אולם נמסר לי בצורה שאינה משתמעת לסתי פנים כי מצפים ממני להפעיל את המחשב ולהגיע לתוצאות מש- ביעות רצון". 8 רמתו של הצוות הטכני א הכדלים עיקריים 6 האפ הצוות של יחידת המחשב מורכב מאנשים בעלי ירע טכני רחב ומץ- מיק? 6 האם ביחידת המחשב מועסקים גם אנשי מרע ב- מינהל עפקים ? ב דמיון יסודי 6 מה רקע הידע והנסיון של מנהל המחלקה לחקר מערכות 1 6 באיזה מקום אחר ה" מנהל הכללי הוא נמצא כ" פולם הדירוגים ? 6 האם מפעילי המכונות מגושים דיווח למנהל המח* לקה לחקר מערכות 1 6 לאיזה שיעור מהתמר 15 רה מגיעות ההוצאות על חקר מערכות ותיכנות ? 6 האם התוכניות מבוצי טות עלזידי המחשב ? 6 האם מתכנני מטרכות טוסקים בתיכנות ?1 6 האם צוות | המחשם הורכב מאנשים מועסקים ככר בחברה ? 6 האם מחזוריות עוכדי יחידת המחשב תואמת את מחזוריות העוכדים בעיסו" קים דומים בחכוה ? אם לשפוט לפי מספר השאלות ב- סוגיה זו, יכולים להגיע למסקנה ששיקולים טכניים קובעים את הצלחת סילובו של המחשב בפעילות העס- קית. הסקר שנערך הוכיח, על כל פנים, כי מסקנה זו איגה נכונח. יחד עס ואת, אין להתעלם מחשיבותו של הגורם הטכני. הצלחת שילובו של המחשב בחבד רה כלסהי תלויה לא מעט בכוטרו של הצוות הטכני. אולם קיים גם צורך שההנהלה המרכזית תנתח שר" קולים טכניים מתוך פרספקטיבה נכר גה. ברסות כל אחת מן החברות ,המר בילות" עמד צוות טכי מעולה החל במנהל המחלקה לחקר מערכות וכלה באחרון המתכנתים. בבואנו במגע עם צוותות אלה התרשמנו לא רק מכוש" רם הטכני אלא גם מכושרם לעבוד בסשיתוף פעולה עם יתר עובדי החב" רה שאינם מועסקים בתפקידים טכד ניים. | בחברות .הביגוניות" לעומת זאת, מעסיקות יחידות המחשב כמה אנשים בעלי ידע, אולם כל יתר הצוות סביבם, חסר ידע רחב ומעמיק וו אחת הסיבות להצלחתן החלקית של חברות אלה בהפעלת המחשב. יתר על כןי החברות .המובילות* מחזקות את צוות יחידת המחשב עלד ידי צירופם של אנשי מדע בתחום מינהל העסקים, על אף העובדה שאנשים כאלה מועסקים גם במחלקות אחרות. במחצית החברות ,הבינוניות" אין מעסיקים כלל אנשי מינהל עסד קים, ורק בכמה חברות גילינו מומד חים כאלה בתוך יחידת המחשב. אם כי לגבי התחום הטכני קיים דמיון רב בגישות החברות של שתי קבוצות המידגם, בלטו בכל זאת כמה הבדלים עקרניים, הראויים לציון. ראשית, אס כי מחציתם של מנהלי המחלקות לחקר מערכות בחברות .הבינוניות" היו בעלי נסיון והכשרה, באו כולם ממחלקת הנהלת החשבר נות מבלי שקיבלו הכשרה טכנית מוקדמת. מנהלים אלה בחברות .המוד בילות", להוציא מקרה אחד, היו כר לם בעלי ידע ונסיון טכני. המסקנה היא כי בעוד שמנהל המחשב יכול להסתפק בידע טכני מוגבל, הרי שמנהל המחלקה לחקר מערכות חייב להיות בעל ידע טכני מעמיק ורחב. לגבי דירוגו של מנהל חקר המעד רכות זהות המסקנות עם אלה שציינו לגבי מנהל יחידת המחשב. אם כי הוא חייב להיות בדרג גבוה (שתים או שלוש דרגות מתחת למנהל הכל" לי) הרי שמקומו בסולם הדרגות בחברה אינו מהווה את הגורם העיקד רי הקובע את יעילותו. 5 תפקידס של הצוותות הקשוריס במחשב א הבדלים עיקריים 6 האם העבודה הפרוכה במחשב מחולקת לפי מפתח מחלקתי? 6 איזה תפקיך ממלאים הצוותות בקידום שילובו של המחשם בחברה זבהע" רכת התוצאות ? ב. | דמיון יסודי 6 האם חחלוקת העכודה ביחידה דומה לחלוקה כיתר אגפי החברה ? 6 איזה תפקיד ממלאים הצוותות בהחלטות על סוג ואיכות הציוד, הערכת תכו" נזת טכניות של אנשי מס" תח, בחירה ותיכנות של ישומים למחשב והספקת זמן מחשב לעיבוד גתונים למחלקות השונות. בחברות .המובילות" קיימת חלוקת . עבודה ביחידת המחשב. המחלקה לחקר מערכות אחראית להכוונה הטכנית של מחלקת ההפעלה. ברוב החברות ,הבינוניות" קיימת דכזיות ויחידת המחשב פועלת כמחלקה אחת. אם כי הבדל זה יכול להראות כבעל משמעות, אין הוא כה חשוב, לדעד תנו. כל חברות המידגם, להוציא שתים, אירגנו את יחידת המחשב בהתאם למסורת של חלוקת עבודה שהיתה כבר קיימת. במחצית חברות המידגם בהן קיימת ריכוזיות ביחידת : המחשב, גילינו, שקיימת חלוקת עבר ידה פונקציונלית. ביתר החברות קיימת ריכוזיות של הפונקציה הד חטבונאית, אליה למעשה משתייכת יחידת המחשב, אם כי בהברות עצמן קיימת חלוקת עבודה בין המחלקות : השונות. ‏ מה שחשוב למעשה, הוא להתאים את ארגון יחידת המחשב לדפוסי חלוקת העבודה הקיימים בר חברה. שתים מתוך כל חברות המידגם שלא נהגו כך, נתקלו בקשיים ניכרים בשילובו של המחשב. מבין החברות בהן קיים ביזור, גי- לינו שהצוותות בהברות .המובילות" ממלאים תפקיד חסוב יותר בקידום שילובו של המחשב והערכת התוצ" אות, מאשר עמיתיהם בחברות .הביר נוניות". גם בהחלטות חשובות אחרות כגון בחירת הציוד, תכנון העבודה ותכנון כוח אדם, יש תפקיד חסוב יותר לצוותות בחברות .המובילות". נוכחנו לדעת שהעמדה הגבוהה יותר ממנה נהנים צוותות אלה בחברות .המובילות", אין מקורה ב,מאבק על + זכויות פונקציונליות", אלא היא נר בעת מהידע הטכני והיעילות הגבוהים יותר מאלה של עמיתיהם בחברות .הבינוניות". מן הראוי לציין שמנהלי המחלקות לחקר מערכות בחברות .המובילות". | נוהגים לרכז סביבם סיוע של צוותות מעולים למרות הסמכויות הנרחבות הנתונות בידיהם. לעומת זאת, הנה" לותיהן של החברות .הבינוניות" אינן מקפידות על תיאום יעיל בין ' המחלקות השונות וכתוצאה מכך ,מחליק" ניהול עבודת המחשב עד לדרגים הנמוכים של הארגון. 6. מדיניות הציוד א הכרלים עיקריום -- אין. ב. דימויים יסודיים 6 האם החכרה ווכשת את רוב הציוד או חוכרת אותו 6 האם החכרה רוכשת את ציודה מכפקים רכים או מעדיפה ציוד מאותה תו" צרת ? 6 האם היא מסתייעת ב- משרדי שרות לעיבוד נתוד נים ובאיזו מידה ? 6 האם ההברה משתמשת במחשב למטרות הנדסיות וזלמחקר מדעי וכאיזו מו" דה? 6 האם החכרה נוטה ל* החליף ציוד לעתים קרו" בות ? 6 האם החכברה משתמשת במחשב לעיבוד נתונים מר* כזיים על פעולותיה בהיקף גדול? בסקר שערכנו, התעלמנו מהגורמים שקבעו בחירת ציוד ספציפי זה או אחר. אם כי גורמים אלה חשובים, ללא ספק, הרי שהיו מחוץ לתחום המטרות שהצבנו לעצמנו. על כל פנים ניסינו לקבו; ‏ .ת חסיבותן של ההחלטות בקשר לציוד לגבי הצלחת הפעלתו של המחשב. נראה. שלהח" לטות אלה אין חשיבות מבחינה זו, היות וכל החברות נוקטות באותס קוי פעולה כפי שמסתבר מתשובותיהן השליליות לכל אחת משש השאלות הנ"ל שנגעו לציוד. לסיכום פרק זה, עלינו להעיר כי אמנם לא ערכנו חקירה ממצה לגבי בעיות הציוד, אולם הממצאים שלקט" נו מצביעים על כמה מסקנות חטשר בות. ראשית, באף אחת מהנהלות החברות שחקרנו, לא קיימת הרגשה כי הקשיים בהם נתקלו נובעים מתכ- נון ופעולה לקויים של ציוד המחשב. שנית, אף חברה מחברות המידגם, . לא .עשתה טעות", לדעתנו, בהחדרת המחשב לפעולותיה. הקשיים והאכזד בות, נבעו בכל המקרים מכשלונה סל החברה להשתלט על מכונה זו. במקד : רים מסויימים גילינו שבעיות הציוד מעסיקות יותר מדי את ההנהלה במקום להתרכז בתחומים אחרים שהנם חשובים הרבה יותר להצלחת פעולתו של המחשב. = ,₪ הווקמו ובשנ התמ וו הערכות קודנמות לאוטומציה הנך סבור, איפוא, כי אתה זקוק למחשב. כסזה יימצא בידך, סבור אתה, תהא לך מערכת אוטומטית -- נכון: האם נתת את דעתך על כך, שלאמיתו של דבר קיימים שלושה סוגים של מערכות! כעת יש לך אחת מאותן המערכות. מערכות אלו הן: 6 המערכת הטבעית 6 המערכת הסיסטמטית .3603166ע5 במ306ע5) 6 המערכת האוטומטית (66)בחסוטב בו כאסר אין לך מסהו אחר, יש לך מערכות טבעיות. האנשים נפגשים, באורח רסמי או באורח בלתי רשמי -- והם מחשבים דרך לביצועם של תפקידים, העלולה להספיע על חברים שונים של ארגונך. ייתכן כי אתה סבור, שאינך עוסה כל עבודה של מערכות, אך עבודה כזאת נעשית. לא היית יכול לפעול אילו לא היית ער שה. התוצאה של הסוג הזה של מערד כת היא מה שאנו קוראים .המערכת הטבעית". היא פועלת, היא מלוכדת מתוך הכרח, אין כל מבט כללי על התמונה השלמה -- ואין מקצוען מער- כות שהיתה לו הזדמנות להציע הצד עות. אשר לפיהן ניתן היה לסלק את הכפילות שבמערכת הזאת. ברם, עלינו לציין זאת לשיבחה של המערכת הטבעית -- היא עושה עבודה. לא נגיד דבר על כך, כמה היא עולה, או כמה זמן היא נמשכת. המנהלאי אסר אומר: ,ובכן, איננו עוסים כל עבודה של מערכות כאן מסביב! לנו בכלל אין זמן לדבריב כאלה" -- מרמה את עצמו. פעולת מערכות בארגון שלו נמשכת ונמשכת. ואז השאלה היא: כאיזו מודה, ברד יוק, טוכה היא התוצאהו כאשר התוצאה היא מערכת טבעית, הרי זה בדרך כלל מיבנה רעוע. היא פועלת -- אלא שרק אחרי חריקות וגניהות ממושכות ואחרי הוצאות .סמויות" לא מעטות. בדרך כלל מקובל הוא שקופצים ממערכת טבעית עלובה ורעועה, אל מערכת אוטומטית. מרבית הארגונים, לפני שהם רוכד שים מחשב במטרה לעבור אל הש" לב האוטומטי של פעולת המערכת, מבצעים מחקר, המתקרא על ידיהם מחקר על אפשרות הביצוע. זהו מח- קר המערכת הקיימת, הנעשה במטרה לקבוע כמה מהמערכות הקיימות האלו היו יכולות להיות מבוצעות בעזרת המחשב המוצע, ומה יכולות היו להד יוות התוצאות המסתברות. האנשים העורכים את המחקרים האד לה באים באופן קבוע לידי מסקנחי אחת: המערכות הקיימות, מערכות טבעה. יות, אינן יכולות להיעשות אוטומש- יות. כל אחת מהן חייבת להיות ,מטרר הרת". המערכת הטבעית הממוצעת מתוכד נת בצורה כה רעה, תלויה במידה כה רבה בשכל הישר והאינטליגנציה טל האנשים המפעילים אותה -- שהד מכונה, המפלצת האוטומטית, לא היתה יכולה אולי לעכל את ערבוביית הנד תונים הזורמת במערכת הטבעית. היא לא היתה יכולה אולי לטפל במאות ההחלטות הקטנות המתקבלות באופן תת"הכרתי במערכות הטבעיות ע"י האנשים. עליך להיות מוכן לקשיחות ולמש- מעת של המכונה ע"י טיהור המערכת הקיימת, ע"י הגדרת כל צעד הנעשה במערכת הזאת, על ידי הבחנה בצ נורות ובזרמים השונים, בנקודות אשר בהן הנתונים מתהווים -- נקודות- ההעתקה, בצרכים של הנתונים ושל הזיכרון, של האנשים השונים הפוע- לים לאורך קוו המערכת. אחדים מהאנשים,. שהשלימו את התכניות לאיפשור הביצוע, יעצו את העצה הבאה: . הדבר, שעליך לעשות הוא -- להד כין כהלכה את מערכותיך העיקריות לאוטומציה, אולם בשעה שהן נמצד אות כבר בידך בצורה משביעה רצון (כשהן ערוכות) בשביל המחשב, אז תפסיק ותתבונן שנית. שאל את עצמך: הכאמת אני זקוק למחשב עם מערכת מטוהרת זוז 14 אותם האנשים מציינים, שהם הרד ויחו כבר 50% או יותר, בפחות מא- מץ, פחות הוצאות, או פחות זמ בשעה שהם טיהרו את המערכת המד קורית כדי שהיא תהא מוכנה בידם בשביל המחשב. עומפי יתר של נתונים. אנשים. אשר חקרו את הכמויות הכוללות של מידע שהיו מועברות במשך שנה אחת בארגון ממוצע, נדהמים לנוכח שיעורו של סך-הכול זה. ארגון אחד מגודל בינוני מצא, כי האנשים שלו השתמ" שו ב"39,370,000 פיסות נייר בשנה אחת. מינהלאי אחד בירר 250 מידגמים עיקריים של הטפסים שהשתמשו בהם. הוא ביקש למצוא, כמה פריטים של נתונים הופיעו על הטפסים. טופס קטן אחד (תווית) היו לו רק 12 פריטים של נתונים. לטופס מורכב אחד היו 8 פריטים של מידע. זה היה הפער בין המידגמים שלו -- 12 עד 68 פרי" טים. מהמידגמים האלה הסיק המינהלאי. כי הטופס הממוצע כלל בתוכו 31 פריטים של מידע. הוא הכפיל 31 ממוצעים אלה בסך הכול | השנתי של פיסות נייר (37.370.000) וקיבל מספר כולל של פריסי הנתונים שעובדו, המסתכם בד 0. כן -- למעלה מביליון. המלה ,עיבוד" מביעה יותר מאשר סתם כתיבה. העבודה הראשונה של הכתיבה עלולה להיות רק אחת מחוך 5 ,עבודות" אחרות. עיבוד נתונים משמעו גם: קריאה, -- הפנייה, -- תווקן -- העתקה, -- חקירה, -- תיקו - חישוב (חיבור, חיפור, חילוק, או הכפלה), -- סיכום, -- שיחזורן -- הגהח, -- ברוקה, -- אישור, - ניקוב, -- הצפנה, -- עיון, -- מיון, -- כפירה. הזכרנו רק מעטים ממאות הדברים, שאנו עושים עם ובשביל הנתונים וש- אנו כוללים אותם במונח עיבוד נתר נים. כמעט שאין כיום אדם שיהא נוקט פעולה כלשהי מבלי שיפנה תחילה אל סוג כלשהו של מידע. אנשי מקצוע. אנשי צבא, אנשי עסקים, אנשי הנה- לה, בנקאים -- כל אחד .פונה אל הכתוב" לפני שהוא מצהיר הצהרה או לפני שהוא מקבל החלטה. נתונים רבים מדי מבלבלים את הפד עולות במקום לעזור להן. הם מאיטים את העשייה. כל מאמץ שאתה עושה בכיוון של הקמת מערכת לפני הכנסת אוטומצ- יה... או אם אתה מקים מערכות- ממש... יהיו לו שתי תוצאות: 41 הדבר יסלק הצידה חלק גדול של מידעך הבלתי מועיל ויפ" חית בכך באופן יסודי את ההוצ" אות של הטיפול בנתונים. 2 הדבר יספק את המודע הדו" רוש על זמן, ויעשה זאת כצורה שהיא כה חיונית לניהול יעיל. הטיפול במידע מהווה עלות עצומה בארגון. לפיכך עלינו לעשות את הטר פול הזה ולפקח עליו באותה דייקנות שאנו מפקחים על כסף או זמן. ההנהלה חייבת לסגל לעצמה את המדיניות הבאה: אנו נחקור בהתמדה את ציך נורות המערכת בארגון שלנו. אנו נתרכז במידע הזורם דרך הצינורות האלה כדי לקבוע ב" . ו איזו מידה מירע זה נחוץ בא- מת, כדי להתגבר על הכזכוז ולמצוא דרכים מהירות יותר לעיבודו של המידע העיקרי. מובן מאליו שההנהלה אינה צריכה לשלול מהאנשים את המידע. שהם זקוקים לו במילוי תפקידם. מסרת הש- מירה על הנתונים אינה לכבול את ידיהם של האנשים -- אלא לסייע להם על ידי כך שיסופק להם המידע, שהם צריכים כדי שעבודתם תוכל להיות מבוצעת. וגישה הקלילה לגבי נתונום. - המנהל הממוצע מתייחס בקלילות לנד תונים של מערכות. הוא מגלה ענין מועט בנתונים הזורמים דרך הנתיבים של מערכות הארגון שלו -- ואין הוא מרגיש אלא במעורפל הרגשה לא נוחה בגלל .,הוצאות כלליות רבות מדי ונייד רת מרובה ביותר". המנהל הממוצע מניח הנחה, שהיא מוטעית ביסודה: כאשר ממונה הוא מוסמך מבחינה טכנית באחת הפעהר לות כגון מכירות, ייצור, הנד* סה, חשבונאות, או מקצוע מיו* חד אחר - חייב האדם גם לדעת כיצד מטפלים בצרד" דים | האדמיניסטרטיביים של פעולתו -- לרבות נתונים. ואולם, איפה יכול היה הממונה -=י= הזה שהוא מוסמך מבחינה טכנית. -- לקבל את ההדרכה כיצד מטפלים בנתונים. בניהול רשימות, או בתכנון סיטות? עם הדרכה או בלעדיה, הממונה הנד בון מרגיש מיד, כי סוג אחד של מידע מערכות עיקרי הוא, ובדרך כלל הדבר תלוי בו לגלות את שלו עצמו. הממונה הבלתי מודרך, שאינו יודע לא את הצרכים של האנסים שלו. ולא את הצרכים של אנשים אחרים. ניתן לשפע של מידע שייכנס לתוך נתיבי המערכות או לתוך חלקים של הנתי- בים שתחת שיפוטו. התוצאות -- עו- מס יתר של נתונים ואחוז גבוה של בזבוז. חקור נתיב מערכות כלשהו בארגון כלשהו, יתברר לך, כי דרך המערכת זורם יותר מידע משררוש למישהו. ולמרות זה אותו המידע עצמו. שעור בד או ממינה זקוק לו, אין להשיגו לעיתים קרובות בזמן שהצורך בו הוא גלוי לעין. מן המקובלות הוא, שהמנהל תולה את הקולר של רבים מהמאבקים אשר עליו לנהל, ב.ניירת מופרזת". הנייר אינו בעיה. הבעיה הם הנתונים. וישנו רק דבר אחד, שבידך לעשות עם הנהוד נים, והוא -- לערוך אותם. טהר את המערכת, ולפני שאתה עובר לדרך האוטומציה הרחק מתוך המערכת הק- =-------]+----3387 נורםלי עומס יתר -7 מצב גורמלי וו : + 2/ מנהליסם המרשים לכפופים להם, להוסיף כרצונסם נתונים לנתיבי העבודה, יכוליס לצפות להתהוות עומס-יתר בנתיבים 15 = יימת את המכסימום שאתה יכול להרר ציא מתוכה. כמעט שלא ייתכן, כי הרד בה ממערכותיך יהיו זקוקות לאוטור" מציה -- או שהרווחים שיושגו מהן לא יהיו שסווים את העלויות הגבוהות יחסית של המחשב האלקטרוני, הציוד החיצוני, העובדים. המקום וההוצאות האחרות הכרוכות במערך אוטומטי. זהירות : קיומת דרך נכונה ודרך לא נכונה לביצוץ הקמת מערכות. לדוגמה : -- אנשים רבים המעיינים במערכות, חושבים במושגים של מחד לקה אחת והצרכים של נתוניה. אחרים חושבים על סוג מוגבל מאד של פעי- לוּת, כגון מסהו התופס מקום בהכנת המתאה של גליון שכר. האנסים משתדלים לעסות סיסתמד טיזציה או טיהור, אך הם נמנעים מל- הפיק תועלת מלאה מהאמצעים הכבר רים של תורת המערכות, טניתן לה" שיגם ללא קושי. אחד האמצעים הכבירים האלה היא התורה סל מחזור המערכות. מהו מחזור המערכית 1 ישנן שתי דרכים לראיית תפקידים בתוך ארגון. הדרך האחת היא המערך המאונך של תפקידים המתוכנים למחלקה מיוחדת. ברם, כדי שהתפקידים האלה ייכנסו לתוך מערך פעיל יש צורך בנקודת ראות שניה. זוהי נקודת ראות של -.זרימת עבודה". כינוי אחר למערך זה של זרימת עבודה הוא: מחזור מערכות. הבה נסביר מחזור לפי דוגמה. הבה נתבונן בקניה. אנו יודעים, כי מחד לקת הקניות קונה. אך האם פעילות הקניה מוגבלת לאותה מחלקה! פעולת הקניה אינה מתחילה בדרך כלל במחלקת הקניות עצמה. היא מתחילה באיזה מקום אחר כתוצאה מצורך. הצורך הזה עשוי להיות מור- גס במחסן או בשולחן כתיבה להזמ- נות. ואולם כל מקוס שהצורך עצמו מתד עורר, הרי זו ההתחלה של מחזור מערכות הקניה. שים לב: מחזור המערכות הכולל קניות אינו מוגבל למחלקה אחת, לקניות בלבד. שים לב לתכונה אחרת של מחזור השיטות. הוא כולל עיסקות שיגרתיות. מאחר שתיכננו סדר קבוע לטיפול בעיסקות אלה. ניתן לטפל בהן בכמות עצומה. מחזור המערכות הוא זרם תיפקו די -- זרם של שלבי עבודה. העבודה עשויה להיות מבוצעת כולה בתוך מחלקה אחת.. אלא שלעיתים קרו בות אין הדבר כך. מנקודת ראות של מערכות, אין זה חסוב אם המחזור מוגבל לתחומיה של מחלקה אחת או שהוא עושה דר" כו לאורכן של שש מחלקות. בדוגמה שלנו, של קניות, אנו יכר לים לראות מיד, שהזרם עובר דרך מחלקות אחדות. עצם הפעולה של קניות אינה אלא חלק אחד מהסידרה הסלמה של שלבי עבודה. כל המחזור כולו אינו למעשה אלא תהליך רכישה, עם השלבים הבולטים הבאים: 1. הכרת צורך. 2. הסמכת מישהו לנקוט פעולה לשם מילויו של צורך זה. 3 מילוי הצורך בפועל. 4 סידור הדבר -- תשלום החש" בון. לעיתים המחזור הוא כה גדול, -- שאנו נאלצים להפסיקו. בעבודה הג" דולה יותר אנו עשויים להחליט, כי מוטב היה אם היו לנו ארבעה מחד זורי רכישה במקום אחד. בכך היה תהליך הרכישה כולו נשבר למחזורים מעין אלה: 1. מהזור הדריסה. 2 מחזור הקניה הממשית. 3 מחזור הקבלה. 4. מחזור השילום. בחברות גדולות זהו בדיוק הדבר שאנו עושים. אין פירושו של דבר. שלא היינו יכולים לאחד מחזורים אלה. משמעו המדויק של דבר זה הוא שטיפלנו מדי פעם במחזור אחד, כש- התחלנו מן הסתם בראשון שבהם, במחזור הדרישה. מאידך גיסא, בארגון יותר קטן, ני- חן לטפל בתהליך הרכישה כולו כב- מחזור אחד. מי מחליט על היקפו של מחזור1 האדם שעוטשה את עבודת המערכת. הדבר שנודעת לו חשיבות הוא, שהוא חושב במושגים של מחזור פעילות, ולא במושגים של מחלקה, קבוצות או מדורים. משבררת מחזור מסוים של פעולת מערכות, אתה יודע היכן עיבוד הנתוד נים מתחיל, מה עיבוד זה מוציא אל הפועל -- והיכן הפעולה מסתיימת בשביל מחזור נפרד זה. נניח, כי המחזור שבחרת בשביל קביעת מערכת, יש בו תשעה שלבים חשובים יותר. מאד מאד אפשרי הדבר, כי לאחר 16 שתבצע את המחקר השלם שלך ית" ברר לך, כי היה זה מן החכמה אם לא היית מכניס אוטומציה אלא בחלק מהמחזור ולא במחזור כולו. יתכן למשל, שיתברר לך, כי היה טוב יותר לבצע את השלבים 1, 2 ר3 בידיים. בשלב 4 יכול היית להיכנס לתוך מית" קן הקלט של מחשב אלקטרוני, ולאחר מכן לעבד אוטומטית את השארית של שלב 4, לאחר מכן שלב 5, 6 ו-7. לפי הפלט של החלק האלקטרוני של המח" זור אתה עשוי לגלות, כי הטוב ביותר יהיה, אם בשלבים 8 ר9 תטפל שוב בידיים. חלק מהטכניקה של ביצוע פעולת מערכות הוא להיפטר מכל דעות ורע" יונות מוקדמים. : יהא לבבך פתוח ודעתך חופשית בשעה שאתה בונה מערכות. אם המכ" שירים האלקטרוניים יבצעו עבודה בשביל הארגון שלך. על ידי זה שלבך יהא פתוח ודעתך תהא חופשית אתה עשוי לגלות זאת. אם הם לא יבצעו עבודה בשבילך, זהו דבר שאתה חייב לדעתו ולהיות מסוגל להיסוג אחור- נית. . שלושת היסודות של כל מער" כת. בין שאתה עובד לפי מערכת טבעית ובין שאתה עובד לפי מערכת סיסתמטית, או מערכת אוטומטית.. תמצא שלושה ,יסודות" בסיסיים: 41 הסמכות לנקיטת פעולה. 2 רישום לזכירת הפעולה. 3 ראגה לדיווח על תוצאות הפעולה. בשעה שאתה עוסק בעריכת סקר, תמצא את שלושת היסודות האלה, וב" שעה שאתה מתכן מחדש את המער" כת, בשעה שאתה עושה אותה לאוטר מטית -- אתה חייב לדאוג ל:-- (1) פעולה, (2) זכירה, (3) דיווחָים. מכיוון שיסודות אלה של מערכת הם לא"מוחשיים, אנו יכולים למצוא אותם על ידי זה שנחפש אותם בצר רתם הנראית לעין -- בדרך כלל צוד רה כתובה. וכך, במערכת הממוצעת נחפש טופסי פעולה, טופסי זכירה, וטופפי דיווח. במערכת הטבעית מעטים האנשים השמים לב לתיכונו של טופס הפעו" לה, ולעיתים לרישום. אולם שני טפ סים אלה אינם קשורים זה לזה לעיר תים קרובות.. א הם מחוברים לאחד. במערכת הטבעית (כיוון שאין בה מתכן של המערכת כולה) כל הדוחות הנדרשים, יהיו דו"חות של .הרהור שני". כאשר אתה בונה מערכת, אתה דר אג לשלושת התפקידים העיקריים של המערכת... ‏ פעולה, זכירה ודיווה. הבה נקח דוגמה: נתבונן נא בטור פס שאנו קוראים לו טופס עכודה. זהו טופס פעולה. האנשים המקבלים אותו יקדישו זמן ויבזבזו חומרים כדי לעשות את העבודה הנדרשת על טופס זה. תריסרים או אפילו מאות של פקר דות עבודה אלה זורמות דרך המפעל בזרם איתן ' מש,,שיחררנו" פקודת עבודה אחת, כעבור זמן האנשים יגמרו את העבר דה. כעת הפעולה של המערכת היא שלמה. שים לב: להלכה, כל מה שעליך לעשות הוא לשלוח פקודה לפעולה... רק שתשלח את פקודת העבודה. האנשים אשר עובדים במפעלך ינקטו את הפעולה הנדרשת. להלכה, הם ינקטוה. הבטח תוצאות הפעולה. במעשה הנעשה בפועל, שני היסודות האחרים של המערכת -- זכירה ודיווח -- הם עיקריים. טופס הפעולה הוא אטר מחייב תוצאה, אך שני טפסים אחרר נים אלה מבטיחים את התוצאות ההן. היסוד השני בכל מערכת הוא זכי" רה. בשעה שאתה שולח את טופס הפעולה (פקודת העבודה) אתה מן הסתם ,מקפיד על רישומים" ‏ בכל פקודה שאתה מוציא. על ידי רישום זה כוננת זכירה. שים לב לסימן האופי של זכירה זו. המידע על כרטיס זה לא יביא לידי פעולה. אתה תשחמש בו כדי שיסייע לך לבדוק את הפעולה, שנתחוללה על ידי פקודת העבודה על ידי כך ששימשה כזכירה במערכת שלך. במידה מסוימת התפקיד של הזכי" רה (הרישום) הוא לעזור לאדם האחד ראי לביצוע העבודה בכך שהיא מש" משת לו כמגדילה של הזכירה האיד שית שלו. והמנהל אינו צריך לקיים את הזכירה. מיסהו אחר יכול לעשות זאת. במקרה של פקודת העבודה שלנו, פקידה יכולה לבצע את הרישום. בוקר אחד הפקידה שלנו רואה, כי פקודה, שצריכה להיות נשלחת באותו יום אחרי הצהריים, לא הגיעה עדיין למחלקת המשלוח. היא מביאה עובדה זו לתשומת לבו של המנהל שלה ואוד מרת : מנהלי, הפקורה 8372 צריכה היז תה להיות נשלחת הכוקר. היא מוכרחהה לצאת היום. אך היא טרם הגיעה למשלוח. קורסוב זה של מידע הוא דוגמה של היסוד העיקרי השלישי במערכת - ,דין והשבון!" הבחורה השתמשה ברישום (הזכירה של המערכת) כנקודת מוצא של הדו"ח שלה. אמנם דו"חות רבים מועלים על הכתב, אך לאמיתו של דבר הם אינס צריכים להיות נכתבים. עכשיו, המנהל קיבל את המידע, הוא נמצא במצב של ,עשיית משהו בענין זה". היות שברור הדבר, כי הפקודה אבדה או שהיא נמצאת מחוץ ללוח הזמנים, אתה יכול לתאר לך את פעולת התיקון. המנהל יימצא בקרוב ליד הטלפון וישאל את המתכד נן, או מישהו במחלקה אחרת, היכן הפקודה המסוימת ומדוע היא לא הגיד עה למשלוח. כתוצאה מהדין וחטבון נתברר לו למנהל כי הפעולה לא התנהלה בהתד אם לתוכנית. קריאת הטלפון שלו היא חלק מהתהֶלִיך של .הכוונה מחדש* של הפעולה. שים לב לפעולת הגומלין שבין הזכירה והדיווח. השיחרור של סמ" כות לביצוע עבודה מפעיל פעולה. הפעולה (שיחרור פקודת העבודה) מפעילה זכירה (שילוח הכרטיס), בעוד שהזכירה מפעילה דו"חות וה" דו"חות מפעילים הכוונה מחדש של הפעולה. כאשר שלושת היסודות של פעולה מערכתית פועלים כפי שהם צריכים לפעול, עבודת המנהל הופכת להיות תענוג. כאשר שלושת היסודות של המערכת עובדים הם כהלכה, במיוחד כאשר יש לך זכירה טובה וסיטות דיווח הפועלות במהירות, העבודה שלך כמעט שתהא .הולכת בעצמה". בפעילות מערכתית האנשים וכל מנהל מישנה יודעים, כי למנהל שלהם יש ,מערכת". בעזרתה הוא יכול לעד קוב ויעקוב אחרי תוצאות העבודה, במקרה שהפעולה תהא נכשלת בקד יום לוח הזמנים או בהבאת תוצאות בהתאם לתכנית. אם העבודה נמשכת כפי שהיא צרי- כה להימשך, הם לא ישמעו לעולם מפי המנהל הגה אחד. דד כמה ששלושת היסודות האלה לא יהיו חשובים במערכת, ייתכן שיהיה לך יותר מדי מאיזשהו מהם! ייתכן שיהיו לך יותר מדי פיסות קטנות של נייר פעולה... הרבה יותר מדי זכירה... ודו"חות למכביר. סוג המערכת אשר משיג תוצאות מובהקות, לו יש מכל אחד מהם בדיוק כמה שמספיק. זאת היא פעו- לה מערכתית. רשת של מחזורי מערכות בין שרוב האנשים במפעלך יודד עים על כך ובין שאינם יודעים על כך, עובדה היא שיש לך רשת של מחזורי מערכות -- של פעולות עבודה. אחד דים מהם הם מחזורים גדולים -- אך רבים מהם קטנים הם לגמרי. כאשר אתה מנסה להסתכל עלי הם כעל שלימות. הם נותנים לך תמר נה מסובכת. האדם, שמתכונן לבצע פעולת היד ערכות צריך ,לראות" תחילה מחד זור מערכות כדוגמה ברורה ומוגד דרת כמות שהיא. הצעד השני, שעליו לעסות, הוא -- לראות את הקטר שבין המחזור הזה, המחזור שבודד על ידו, ובין אחרים הקשורים אלין. אין ספק, שקיימים יחסי גומלין בין המחזורים הטונים. במחזור הקד ניה, למסל, תמצא הרבה זרמים צד- דיים בקשר עם מסירת פקודת הקנייה עצמה. אתה עשוי למצוא מחזור לה- כנת בקשה להצעת מחירים, או מחזור להגשת והערכת הזמנות. ייתכן שד יהיו לך מחזורים של חקירות ודרישות על מעקב לאחר שמסרת את פקודת הקניה, וכן ייתכן שיהיו לך מחזורים שיש להם שייכות לשינויין של פקור דות מכירה, או למחיקות וביטולים, או להוספות. לפני שאתה מנסה לעבור להיד ערכות, אתה מסדר תחילה את הנד תיב המיוחד, בו בחרת למחקרך. אתה מזהה אותו, אתה יודע את הג" בולות שלו, ואז אתה מוכן לחקור רק את אותם התחומים, מתוך עטיית רשימות של הקשרים השונים. בש- עה שאתה מבצע מחקרים כאלה, יצרך פוחז עליך לסטות לדרכים צדדיות, ואם אתה משתמש במחזור המערכות להדרכתך -- לא תהא עבודת החקירה שלך קשה ביותר. ולאחר שחקרת את הנתונים בד מערכת מיוחדת, ואתה יודע בדיוק איזה מידע זורם דרך המערכת, והיכן משתמשים בו. יש לך כבר שליטה במחזור אחד, ואתה מוכן להיערכותו של המחזור הזה. אתה הולך בשלושה צעדים, שההגיון מחייבם: 1. אתה משמיד את כל נתונים, שהם ידועים לך או כמקולקלים (לא מנוצלים על ודי מישהו) או כאלה שיש להם העתקים בעוד איזה מקום. 2 אתה מאחד את הנתוד נום שנשארו, כך שאתה יכול לטפל בהם בקלות. 3 אין אתה מכנים אוטר מציה במערכת שלך אלא כ" עד אחרן. קודם כול אתה סוקר שנית את כל הדרוש לצעדר אחרון זה שלך, לאחר שקטברת את תהליך ההיערכות. אתה חוקר, אתה משווה את העלויות והיתרונות. עיבוד נתוניסם מאוחד לכל מקום שאתה פונה, אתה קר רא על עיבוד נתונים מאוחד, או שאתה שומע על כך. זוהי תכנית מע- רכית מעסית, והיא באמת פטוטה מאד. ברם, כדי להשתמש בתורה זו, עליך להקפיד על שלושה כללים: 1. מהנתונים שבנקודת ה" מוצא (המקום, שבו המערכת מתחילה) אתה רושם כמה שאתה יכול. אתה הופך נתונים אלה ל" תבנית מכנית. 2 אתה משתמש בנתונים אלה בתבנית מכנית (זו יכולה להיות | סרט מנוקב, כרטיס מנוקב, או שזו יכולה להיות ,אדרסוגרף"* וכיוצא כזה), לשם עיבודם של שאר הנתונים שאתה צריך בנקודות כלשהן אחרות בנתיב המערכות. אינך כותב ביר או במכונת כתיבה את המידע הזה, לאחר שת" פסת אותו בנקודת המוצא. 3 מכיוון שהתבוננת במח" זור המערכות שלך מההתהלה עד הפוף -- אתה כבר יודע היכן עליך לספק נתונים בנ" קודה כלשהי בצינור המער" כות. זהו קאיחוד הנתונים", והוא מהווה חלק נככד מתפ" קיד ההיערכות. כאשר אתה מזכיר עיבוד נתונים מאוחד, אנשים מסוימים רואים אז לד נגד עיניהם סרט נייר מנוקב שאתה מייצר כמוצר לוואי של כתיבת פקור דות במכונת כתיבה מיוחדת. 1 * אדרסוגרף הוא סימן מסחרי רשום. ברם עליך להיזהר, שלא תהא קשור במחשבתך לסרט. עליך לזכור, כי נתונים מאוחדים הם תהליך, תר רה של מערכות, ואתה יכול להשתמש בתורה זו בכל מקום שהוא על ידי השימוש בכלים שונים. לדוגמה, אתה יכול לכתוב את: כל הנתונים, הדרושים בנתיב מע" רכות בפרק זמן אחד, על טופס רב העתקים, או שיכול היית להשתמש במומחה להכפלה, או שיכול היית להשתמש בעיבוד צילומי. לעיתים קרובות תבוצע העבודה על ידי מכונה לכתיבת מענים או בסטנסיל. שמור את הרעיון במוחך, ואל תחשוב על טכניקה. אלא לאחר שמי- לאת בקפדנות אחרי הכללים הפשר טים בשביל נתונים מאוחדים, שהובאו לעיל. אלקטווניקה! כל אחד ואחד עושה זאת -- התעשה זאת גם אתה! ברור, שאין אתה רוצה להרגיש, כי אתה מתכונן להעמיס על מפעלך עלות, העלולה להגיע למאות אלפי דולרים, ואפילו למיליונים, בעד ציוד, שייתכן כי לא יתן ,ריווח של ממש על השקעתך". אפילו אם נניח, כי צימצום העלויות אינו הסיבה היחידה להתקנת מכשירים אלקטרוניים, להכ- נסת אוטומציה, הרי אין ספק, שהוא אחד הסיבות החשובות ביותר. בסדר. ועכשיו מה הן הסיבות ה- אחרות! מה הן יתר הסיבות הטובות והחשובות, שהביאו לידי כך שניתנה הדעת על עיבוד נתונים מאוחד 1 אתה תימצא במצב מצוין כדי לענות על השאלות האלה, מאחר שהיית נבון . למדי וביצעת היערכות לפני שהחלטת על הכנסת אוטומציה. להלן כמה מהסיבות, שבגללן עלו אנשים על הנתיב של עיבוד נתונים אלקטרוני והטילו את עצמם לתוך תכנית של עיבוד נתונים אלקטרני בעלת ממדים עצומים: 1. הם הגבירו את מהירות התהליכים של עיבוד נתונים. 2 הם פילקו עבורת שיגרח. 3 הם צימצמו את הכמות הכללית של עכודת הטיפול בנתו* נים. 18 4. הם ייצרו מידעץ החלטות, שאין להשיגו בדרך אחרת. 5 הם הרחיבו את תחום הפ" 6 הם שיכללו את הביקורת הפנימית. 7 הם הגדילו את המהימנות על ידי זה שהקטינו את מספר השגיאות האנושיות. 8 הם התגברו על גרעון הע" בודה ושיחררו עובדים מקצועיים בשביל עבודה יותר חשובה. 9 הם איפשרו ניפויים במרעי ניהול יותר חשאיים, כגון חקר, ביצועים. 0. הם רחסו זמן". אם אתה כבר מתעתד לעשות את הצעד הנועז ולהטיל את עצמך לתוך זרועות האוטומציה. עליך לתת את הדעת על כך, אם כדאי לך לקנות או לשכור מחשב אלקטרוני. מה בד דעתך להשיג! דולרים! שעותז בי" קורת יותר טובה! נתונים טובים יותר בשביל החלטות ז דוחות מהירים יותרז נסה למדוד את המערכת הנוכחית שלך, שעשית אותה כעת אוטומטית, לאור השיקולים הבאים: 1, האם מצדיקה הכמות העצומה של עבודה בכל מחזורי מערכות, שיש להכניס בעיבוד נתונים אלקטרוני, את העלות של הציוד 1 2. האם העבודה היא עבודה נש- נית ומתוקננת כראוי באופן סביר1 (אינך יכול לשנות תכניות מדי יום ביומו, כאשר עלותו הממוצעת של כל צעד בכתיבתן מחדש היא 10 דולר 6 3 האם ישנם יוצאים מן הכלל כאלה, שאתה יכול לזהותם מיד וללא קושי 1 האם מספרם של היוצאים מן הכלל הוא קטן ביותר 3 (שינויי תכז נית, וההכנות לטיפול במספר רב של יוצאים מן הכלל, יקרים הם). 4 האם חלק העיבוד של עבודת המערכות כולה (בשורה ראשונה ה- מספרים של הטיפול) הוא משביע רצון במידה, שיש בה כדי להצדיק, ראשית כול, את עלות המעבר לשיסת ה-" מחשב ו (עד כה, ייצורם של אמצעי קלט הוא עדיין עבודת יד יקרה, לעיתים קרובות דרך הנתיב של כר- טיס ניקוב, עבודה שחייבת להיעשות פעמיים -- תחילה ניקוב ולאחר מכן אימות). 5. אתה יודע את הצעדים הנור הליים, שאתה עושה באותה שעה, מ- אחר שעשית ' היערכות של מחזורי המערכות. האם ניתן לצמצם צעדי נו- הל אלה, כדי שאפשר יהיה לקבוע בהדרגה את הומן המדויק של הפעו- לות שאתה יכול להכנים בתכנית המכונה 1 7 האם המפעל שלך מסכים לא" שר את הרישום הבלתי נראה ולהכיר במיגבלות הגישה למידע המגנטי ה- נאגר 1 8. האם השימוש במחשב אלק- טרוני ידרוש שינוי במפעלך -- אולי ידרוש את ביטול המדיניות הנוכחית של דצנטרליזציה וחזרה למדיניות של צנטרליזציה!? אם אתה מחליט לחזור לצנטרליזציה, תיתקל בבעיות תח" בורה, כגון הגבלות היכולת לשילוח נתונים על פני חוטי מתכת מתוך מקומות, שהם מפוזרים מבחינה גי" אוגרפית. 9 מה בדבר העלויות! האם ה- מערכת המוצעת של עיבוד נתונים אלקטרוני עלותה תהא גבוהה הרבה יותר מזו של מחזור ההיערכות הנוכחי של הפעולה 1 האם מבטיחה מערכת זו פיצוי כלשהו, כגון מידע דוחות הד מומצא יותר בעיתו! ואם אתה ירול להבטיח זאת -- האם אנשי ההנהלה שלך אמנם ישתמשו בכך1. 0. האם היית מסוגל לזהות את ההסתייגויות של ,פסיחה על שתי הסעיפים", שאנשים רבים מפטפטים עליהן, ושלמעשה כמעט לעולם אינן מתרחשות 1 בכגון אלה אין להתחשב ! מבט על המכונות לעיבוד נתוניס למכונה הישנה והנוחה לעיבוד נתונים אין קוראים עוד בשם הזהי זוהי כעת מח"ח, שמשמעה פשוט -- מכונת חישוב חשמלית. ברם. במקרים רבים זוהי, כמובן, מכונה חדשה ונב" דלת. במיוחד הדברים אמורים לגבי מקצתו של הציוד החיצוני ולגבי ה חלקים העיקריים, החצי-אלקטרוניים, המצורפים למכונת הליווח. מכונת החישוב החשמלית מש" תמשת בכרטיס הניקוב בשביל הספק הנתונים שלה. היא יכולה לייצר כרד טיסים חדשים -- או שהמכונה עצמה יכולה להיות מופעלת על ידי כרטי" סים אלה. אחד מתפקידיה הוא לרשום ,דוחות". כל כרטיס העובר דרך המכונה הוא רשימת יחידה. מאחר שהנתר נים נהפכים לחורים מנוקבים, יכר לים האנשים הבקיאים במצביהם של אותם החורים לקרוא את הנתונים ב- דיוק כשם שהמכונה קוראת אותם. 19 אבל, מכונת חישוב חשמלית עד- ייז זקוקה היא לעבודת ידיים. אין היא אוטומציה מחוכמת. אתה עדיין צריך: 1+ להוציא את הכרטיסים מתוך התיק באורח גופני; 2. לטפל בכרטיסים על ידי הע- ברתם ממכונה אחת לרעותה, כגון מתוך ממיין למלווח, או מתוך ממיין לקולט. : 3 להגביל את עצמך בכל כרטים לשימוש של 80 או 90 סימנים. בעזרת מכונות חישוב חשמליות, מכונות אלקטרוניות לעיבוד נתונים או מחשבים, אתה עשוי לעיתים קרו- בות להיכנס לתוך המכונה דרך הנתיב של הכרטיס -- אך העיבוד הפנימי יהא מבוסס בעיקר: על סרט מגנטי. כאן אתה משיג גישה מהירה למידע -- את היכולת לֶמחוק נתונים בקבי- עות, או לכתוב אותם בדייקנות ובמד הירות. ייתכן שיהיו לך אורכים יח- סיים שונים, ולעיתים קרובות אין כל הגבלות לגבי מספר הסימנים ביחידה נתונה, כגון בכרטיס. ואולם כאשר אתה נכנס לתוך מחשב אלקטרוני, אתה חייב לתת אמון במכונה שלך. האנשים אינם יכו" לים לקרוא את הנתונים. בכל המטד רות והתכליות המתגים המופיעים על פני הסרט המגנטי הם בלתי נראים. למעשה, אנו מוצאים לעיתים ק- רובות, כי מכונת החישוב החשמלית חוסמת את המכשירים האלקטרוניים המהירים ממנה. מכונת החישוב החש- מלית תבצע עבודה כציוד מישני או חיצוני! היא תקרא או תכתוב נתר נים לתוך המחשב ומתוכו. בגלל זה אנו מוצאים בדרך כלל, כי המכשר רים האיטיים יותר של מכונת הח שוב החשמלית עובדים מבלי להיות תלויים בכלים האלקטרוניים המהירים. הכלים האלקטרוניים לעיבוד נתר נים -- המרוכזים מסביב למחשב, -- כרוכים בהוצאות העולות, לרוב, על אלה של מכונת חישוב חשמלית. ענ"א (עיבוד נתונים אלקטרוני) דוד רש אנשים מאומנים במיוחד כדי לזד הות שימושים של מערכות אלקטרו- ניות, כדי לפתח את הנוהלים הדרושים שיקדמו לשלב האלקטרוני של העבר דה או שיבואו אחריו, שיכניסו בתכ- נית את המחשב עצמו -- ואלה הן פעולות יקרות, למרות המאמצים הנע- שים ללא הרף על ידי יצרגי מכונות לתכן שיטות תכנון לשפות שכיחות. אתה יכול לצפות, כי העלויות הכלליות של התקנת עיבוד נתונים תשר ו ,ור /- ו ה -1 וו 0 חשמלי יהיו רבים בהרבה משחשבת בהתחלה כאפשריות. אתה תהיה מער רב בחיקרי ביצוע ושימוש. אתה תמד צא כהכרחי לעשות תחבולות ארגוניות ולבצע כמה שינויים אישיים. יהיה עליך להבטיח כוח אדם מקצועי מה" חוץ או לפתח את כוח האדם שלך בעצמך. תמיד קיימת הבעיה של הד אתר, של המקום הפיסי בשביל ציוד זה, ואותו חייבים להכין בקפדנות. היתרונות של עיבוד נתוניס אלקטרוני אם אתה זקוק לו, ואם הוא באמת הדבר, שצריך כי יהיה לך לאחר שד ביצעת היערכות של מערכותיך הטבד עיות, הרי שקומבינציה של עיבוד נתונים עם מרכז של מחשב יכולים לתת לך כמה פירות, כגון: 1 מירץ, המגיע יותר בעי- תו וביתר דיוק, בשביל קב החלטות. 2 גישה לנתונים נחוצים, בעלות מתקבלת על הדעת - דכר שלפני כן לא היה אפשרי. 3 קורבה יותר גדולה בין קכוצות שונות של נתונום - כתוצאה מהאיחוד ההכרחי של המערכת. 4. היכולת להרחיב במחי" רות את הפעולות של עיכוד נתונים, בעזרת כוח ארם יותר קטן יחסית, לתפקיד ארמינים* טרטיבי. 5 חסכונות בדולרים, בש- עות אדם, ובגורם הזמן שחשי" בותו רבה בכל הנסיבות. 6 שיפורים כרו"חות וכ" טכניקות דיווח. (כאן אתח יכול באמת להשתמש בטכני" קה של דיווח על יוצאים מן הכלל). 7 מיקום נתונים במקום אחד, שלפני כן מצאת לנחוץ לשכפלם במספר מקומות. האס אתה יכול להנהיג אוטומציה, מבלי לקנות ציוד1 כל תפקיד של עיבוד נתונים, ל ווח או חישוב יכול להיעשות על ידי לשכת שירותים. יצרני ציוד אחדים. יחד עם כמה מפעלים בלתי תלויים, מנהלים לישד כות שירותים ברוב הערים הגדולות. אלה מצוידות הן בכלים אלקטרר ניים וחשמליים. הן יכולות לעשות את מעשיהן בכל יום ויום, במשמרת הלילה או במשמרת השניה. רוב המפעלים האלה מציעים לך שורה שלמה של שירותים אלקטררר ניים, מומחים למחשבים, מתכנתים או אנשים שיכולים לחקור את המערכת שלך ולבצע בשבילך חלק מהמחקרים על אפשרות הביצוע, או את כל המחד קרים האלה. ישנן לישכות שירותים המספקות שירות פנימי של אימון והדרכה בש- ביל מתכנתים, מפעילי המכונה או מנתחי השיטות שלך עצמך. עיניך רואות, איפוא, כי בשעה שאה תה רוצה לעלות על דרך האוטומציה. ולפני שאתה מסכן את עצמך בקניית כלים או בקבלתם בשכירה בעסק שלך עצמך, כדאי לך להביא בחשבתן את האפשרות ליהנות משירותיה של לש- כת שירותים. אין זה גם מן הנמנע, כי על הבסיס הזה תבקש להתעכב במשך זמן בלתי מוגבל. כן ייתכן, כי תוכל ליהנות מאמצעיה של לשכת השירותים בזמן שתהא מצפה לסיפוק המכשירים שלך עצמך. להלן אחדים מיתר הדברים, שלישכות שירותים לעיבוד נתונים יכולות לע- שות בשבילד: 6 לפתח דגמים או שיטות חלוציות להתאמה ולפיגול כ" שימושים רגילים, כגון רשימות מקכלי שכר או מצאי. (אם ו ו ו ו ו ו ה ו ו ו ו ה םת ים יהיו הי ו הרו עשתים עשרה שגיאות שכיחות בתיכנות עיבוד נתונים אלקטרוני כאטו אנשי מינהל רוכשים להם נסיון בטטה חדש כלשהו, הם לומדים מה לעשות ומה לא לעשות. בדרך כלל יודעים הס ומצטערים על הליקויים בעבודתם, שהם תוצאה מחוסר ידיעה. אחדות מהשגיאות היותר השכיחות, השגיאות שאנד שים עושים אותן בשעה שהס חושבים על תכנית עיבוד נתונים אלקטווני, או בשעה שהס עובוים לעסוק בה, הולכות ונשנות לעיתים כה קוובות, שאנו יכולים כעת לרשוס אותן ולהציגן לראווה בשבילן -- כאות אזהרת להימנעות מכמה מוקשים ומלכודות האוובים לך ב- דרכן. 1 מוומדן נמוך מרי של העלות או של הזמן בפריטים שונים. 2 שכיחה לכלול עלות, שאינה מוטלת בספק. 3 היתקלות בקשיי עיתוי, כתוצאה מהקצכת זמן בלתי מספיק לביצועו של כל שלב ושלב מהתכנית. 4 בחירת שימושים לא נכונים לשם הטלתם על המחשב. שימושים אלה, מהם שקלים הם מדי ומהם שקשים הם מדו, ואין להמילם על מעכד הנתונים האלקטרוני אלא לאחר שרכשת יותר נסיון. 5 השימוש בעובדות סקר שלא אומתו, כגון כמות או מספרי עלות. 6. חוסר דאגה לאימון הדרוש של האנשים העתילים לקחת חבל במערכת החדשה. 1 ציפיה, כי ועדה, בתור ועדה, תכצע מחקר על אפש- רות הביצוע. 8 שיכנוץ מופרז על סמך החפכונות הפוטנציאליים. 9. אומדן נמוך מדי של הזמן, העלול לעכור עד שההש- קעה תוחזר. . 0 שכיחה לכדוק תוכניות מוצעות ולהתאימן עם. טוכ- נויות מעונינות, כגון איגוד מקצועי. 1 נתינת אפשרות למתכנתים חובבים, שיטפלו בתפ" קודים שהם מעל לנטיון ולידע שלהם, והשלמה בחמ- שת אלפים צעדי תכנית, בעוד שאלפיים וחמש מאות צעדים היו עושים זאת. 2 קנית מעבד נתונים אלקטרני, מכיוון שזה מספק את רצון מישהו ל,,סמל המעמר". אתה יכול להשתמש בתכנית של ספריה, מה טעם תבזכז ל כסף על פיתוח תכנית משלך ?). 6 לצמצם את הצורך ב" שורותי נתונים מיוחדים או בציוד נתונים מיוחד, כגון כר* טיט בשביל הופך סרט, או סרט בשביל הופך כרטיס. 6 להתגכר על הספיקה המוגבלת של המחשב שלן, כגון שיעור הזיכרון, היכולת, המהירות, או הגמישות. 6 להשוות ולנסות תכניות לשימוש המחשב החדש שלן, הנמצאות בשלב הכנה. 6 לספק זמן נוסף בשביל השימוש בציודר שלך לבחינת תכניות חדשות. 6 לחסום עודף של עומם עבודה או שיאים מופרזים, שאתה נתקל בהם על בסיס עונתי. 6 לתהלך את עומס העבו" דה השוטף שלך, בשעה שאתה עובר מתכנית אחת לחברתה או מפוג מכונה אחר למשנהו. מח בדבר הדרכה בעיבוד נתונים אלקטרוני1 אתה יכול לתאר לעצמך את תה" ליך ההדרכה שלך, במידה שהוא מתד ייחס לידיעה פיסיקאלית או כוללת . על עיבוד נתונים אלקטרוני, כפירד מידה הפוכה. סמוך לפסגתה של פיר- מידה זו נמצאים המפעילים. שצריכים להיות מאומנים בתכונות העבודה ה" . פיסיקאליות האמיתיות של מערכת. לאחר מכן יבואו. המתכנתים שלך, הזקוקים לידיעה כוללת על המער רכת השלמה ולאימון מפורס בשלב האלקטרוני של אותה המערכת, בתפ" קידי המחשב, בהגיונו ובשפת הפקודה שלו. האימון נעשה רחב יותר בהיקפו, וחהוא מספק מנגנון פיקוח ומנתחי מעד רכות בעלי הבנה ביחסי הגומלין בין כל אחד מהמוצרים הסופיים של המעד רכת, שאתה רוצה בו או זקוק לוי אנשים אלה חייבים לדעת את מקורות הנתונים, והם צריכים להיות מסוגלים לראות את נתיב המערכות השלם כפי שהוא נכנס לתוך חלק מעיבוד נתונים אלקטרוגיים של המערכת וכ- פי שהוא יוצא מתוכו. ייתכן, שיתברר לך כי מערכת עיבוד נתונים אלקטרר ני אינה בעלת איטומציה מלאה אלא לעיתים רחוקות. בחלקה הרחב ביותר של הפיר- מידה ההפוכה הזאת אתה מוצא את המישור של .התמצאות כללית. כאן אנו מוצאים את הצרכים של ההנהלה, המתבטאים לרוב בכך, שתהא.להם ל- מנהלים ידיעה על היכולת של עיד בוד נתונים אלקטרוני לספק את הד מידע הדרוש להם בעבודתם. נשים כעת את לבנו לאחוזים ש- בכל אחד מהשטחים הללו. אחוזים אלה אינם באים אלא להדגים את המד טרות בלבד, ואינם לא מדויקים ולא משוריינים. מצידו הימני של המשר לש אתה רואה, כי מנהלים אינם זקוקים אלא להדרכה מועטת בפרטי המחשב או שבכלל אינם זקוקים להדד רכה כזאת ! המפקחים זקוקים ל-10%, בעוד שהמתכנתים זקוקים ל"40%! המפעילים זקוקים ל-60%, ואומני הד החזקה זקוקים ל"100% של ידיעה על פרטים תפקודיים אלה. מהצד השמאלי של הציור תראה, כי ההיפך הוא הנכון. כאן נחוצים ל- מנהל 100% של ידע על תכנית הד מערכות הכללית. המפקחים והמנתחים זקוקים ל-90% בערך, המתכנתים שלנו זקוקים ל"60% בערך, המפעילים זקר קים ל40%07, ואומני ההחזקה אינם צריכים כאן כלום. וזנו הוזרים שוב על מה שאמרנו: חיערכות קודמת לאוטומצית בשנים האחרונות הפציצו אותנו במונחים, כגון משרד אוטומטי. האנד שים מדברים על .פיקוח של לחיצה: על כפתור* של מפעל. ואולם. למרות' כל הדיבורים על המצאות כאלה, ועל דברים העומדים להתרחש, איננו מוצ- אים למעשה אלא מספר קטן מאד של שינויים יסודיים באספקט הנתונים של האדמיניסטרציה. אחדים מאנשי המחשבה בנושא של פעולות הארגון מרגישים. כי איננו עובדים בעצם אלא למען שני דברים: 1. כמוצר היסודי או כשי- רות היסודי, שכשבילז הארגון קיים. : 2 במידץ על המוצר הזה או על השירות הזה. רק המוצר או השירות הוא, שנר- דעת לו חשיבות. הנתונים אינם יכר לים אלא להיסאר אמצעי למטרה. מידע אדמיניסטרטיבי כשלעצמו הוא לעיתים רחוקות דבר שיש עליו קופצים. אין הוא אלא אמצעי, בו אנו משתמשים כדי להשיג את הפעור לה הייצורית ולפקח עליה. לאחר שהגעת לשלב של היערכות גמורה, אתה יכול להגיד לעצמך: במקרה שאנו עוברים מכאך לאוטומציה, למחשבים אלקט- רוניים, האם יכיא לנו הדבר רווחים של ממש, נוסף על אלה שהשגנו כבר על ידי ההיער- כות ? כל מנהל חייב להכיר, כי כל מכונה ואפילו מחשב נפלא לעיבוד נתונים אלקטרוני, אינו יכול לשמש אלא כמכשיר בתוך נתיב המערכות השלם. אין אתה בונה מערכות מסביב למכונות, אתה בונה מכוגות לתוך המערכת הדרושה. זכור ואל תשכח, כי נתונים, או מערכות, אינם מטרות יוע על עיבור נהוניס אלקסרוני פרסי הפקידים כל הכחסב 21 'כלליות "הסח ו ו ----- ו וו ו הו כשלעצמם. ברוכב המפעלים אין הם מייצרים דבר של ערך. אין הם אלא אמצעקי למטרה. הם מהווים דרך לכך, שהמטרה ושג בצורה הסכונית ותחת פיקוח בכל הזמנים. יועצים מנוסים, שהתקינו בפועל הרבה חלקי ציוד של עיבוד נתונים אלקטרוני. יודעים מנסיונס, כי ההיר ערכות מהווה עדיין צעד חשוב לפני האוסומציה. הם מצאו, כי 20% מהזמן : הכולל הדרוש בשביל להיות מוכן לד עיבוד נתונים אלקטרוני יוקדשו לק- ביעת התכנית של המחשב. הם יודד עים, כי עליך להקדיש את יתר שמו" נים האחוזים מזמנך לניתוח מערד כות, לסידור מערכותיך העכשוויות ולתכנון כללי. ובכן, למה שלא נרכז את מחק- רינו תחילה בחלק 80% של המשימה 1 לאמיתו של דבר, אנו נעשה את מחד קרנו, כאילו אגו מוכנים כבר לאר טומציה, ולמעשה אנו יכולים או איננו יכולים לסיים את התקנתו של מחשב אלקטרוני. מחברים רבים כתבו על עשרים האחוזים של העבודה. מאמר זה ימלא את ייעודו, אם יביאך לידי כך, שתתן את דעתך על אותו קטע של הבעיה, שהוא פחות רומנטי ויותר קשה לטיפול, הקטע של תכנון וניתוח המערכת הקיימת ‏ - שלב ההכנה. אתה יכול להגיע לאוטומציה שלך בשלבים. אל תתפרץ! היערכות קודמת לאוטומציה. - מה נעשה בלעדיוו 52 ההיא הוור הרהה הנר הצבת נוטרות קודנות לֶהפעלת נוחשבים ביום סתיו סגרירי אחד, לפני מסד פר שנים, ניצבו שלושה מנהלים של חברה גדולה על המדרכה באחד מרחור בות מנהאטן. הם הסתכלו במספר סבלים, המכניסים שבעה ארגזי ענק לתוך בית המשרדים של החברה. שווי תכולתם של הארגזים הללו היה כשלושה מיליון דולר. והוא עמד להיות משולם במשך כשנתיים בצורת שכר תיכנות. אבל מה שחשוב יותר:, המכשירים שבארגזים עמדו להכניס את החברה לעידן עיבוד הנתונים המשולב. חודשים רבים של דיונים קדמו להחלטה בדבר רכשת המחשב, וב" סופם החליטה ההנהלה שלא לקמץ, הן בספיקת הציוד והן בגודלו של הצוות העתיד להפעילו. החברה רצ" תה בעיבוד נתונים משולב, כדי להכד ניס אוטומציה מלאה לכל תחומי פעילותה, החל בעיבוד הזמנות וכלה בתכנון הייצור. היא קיוותה שמערד כת כזאת תפחית את ההוצאות על החזקת פקידות ב-30 אחוז. סגן נשיא החברה לעניינים פיננסיים, הסביר את מטרת הרכישה במשפט הבא: י .המערכת הזאת עתידה להצעידנו שנים לפני מתחרינו". ברם, הוא היה נביא כוזב. ארבע שנים לאחר מכן היה עליו להודיע . לחבר המנהלים של החברה, כי היא ממשיכה להפסיד על המחשב, שכן מחוץ להעסקתו בעבודה הכרוכה ב- הנהלת חשבונות והכנת משכורות, > הוא נוצל רק בהכנת חשבונות ובר עידכון מלאי. הוצאות הפקידות ירדו רק בעשרה אחוים, והוצאות ההפ" עלה של המחשב הגיעו ל-2.1 מיליון דולר, לעומת 1.8 מיליון דולר שדר בר עליהם בהערכה הראשונית. החבד רה פיגרה בשני מיליון דולר בהח" זרת הסכום המקורי שהשקיעה ברכי- שת המחשב. מה לא היה כשורה! -- כמעט הכל. כך, על כל פנים, העריך את המצב סגן הנשיא, כאשר בחן את, תולדות הרכישה וההפעלה. קודם כל -- התיכנות הראשוני ובדיקתו נמד שכו 14 חודש במקום ה-11 המתוכד ננים. אכן, דבר זה כשלעצמו לא היה נורא כל כך, שכן לוח הזמנים היה אופטימי מדי בתחילה. אבל לאחר מכן נתווספו עליו תקלות בל- תי פוסקות בתיאום בין פעולת המחד שב לעבודת הפקידים. אף על פי כן " יושרו. בסופו של דבר, ההדורים הלד לו והבעיות הטכניות נפתרו. התנגדות פטיבית לא כן אירע לבעיות ההנהלה. סגן הנשיא נזכר, כי כמעט מההתחלה התנגדו ראשי מחלקות הביצוע לכל מאמצי צוות המחשב להגיע למערכת עיבוד נתונים משולבת. התנגדותם היתה בעיקר פסיבית. היא התבטאה בהדגשת בעיות, במציאת סיבות חד" שות לבקרים לדחיות, ובהפגנת ספ" קנות כללית -- אם כי דיסקרטית -- לכל התכנית. למעשה לא נלהם אף אחד מהם באנטי המחשב, אבל אף אחד לא היה מחוייב לעשות זאת, כי פרט לאנשי ה.משרד שבחזית" ומחלקת הבקרה, לא היה למשימה הכרוכה בהפעלתו כל ידידים. ל זאת ועוד: גם במסגרת התפקר דים שניתנו למחשב, במקום לכוה האדם. לא הושג כל החסכון שציפו לו. הסיבה לכך היתה, שכוח האדם העודף פשוט הועבר לפעולות אחרות. אך המדהים בכל המפח נפש הזה היתה, לגבי סגן הנשיא, העובדה שאף אחד לא חש בשואה המתקרבת. על כל פנים, הוא עצמו לבטח לא חש בכך. אמנם סגן הנשיא, כתומך העי- קרי בשימוש בעיבוד הנתונים המשר לב, פתר את כל הבעיות הכרוכות בהפעלתו, ברם, הוא לא ראה את .סך הכל" שלהן. הסיבה לכך היתה שורשית: מלכתחילה לא הין למשר מה זו אמות מידה מתאימות ונקודות בדיקה להתקדמותה. בקיצור: כשלון ההנהלה היה בתחום התכנון והבק- רה. למעשה, מעולם לא הוגדרו מטד רות המיבצע.. במקום הערכות מפור- טות וריאליות של התועלת ושל דרי" 3 שות זמן/עלות, הסתמכה ההנהלה על .ההשערות הטובות ביותר". היא הסד כימה להתייחס בסליחה להתרחבות העלות וקיבלה הסברים הגיוניים לד- חיות.. כך נאלצה ההנהלה להמתין ארבע שנים עד אשר אמדה למעשה את התמורה להשקעתה בעיבוד הנד תונים המשולב. היכן טעתה ההנהלתז מקרים כאלה נפוצים יותר מדי. למעשה יש רק מיעוט קטן של חבד רות, המצליחות להפיק את התועלת שהן מבקשות מן המחשבים שהן רוכ- שות. מספר קטן עוד יותר מהן מגיע להישגיו לפי לוח הזמנים שקבע. בסקר שערכה חברת מקינסי בד27 חברות גדולות, נתגלה כי שתיים מכל שלוש חברות נכשלו במאמצי- הן לקבל בחזרה את השקעתן במח- שב, במשך ארבע שנים תמימות. הסיבה לכך, בדרך כלל. אין לה כל קשר עם החלטות מוטעות ביחס לציוד. היא נעוצה יותר בכשלון הד הנהלה לאייש כהלכה את המחשב, באי יכולתה לנהלו בדרך הנאותה, ובעיקר בכסלונה להפעיל טכניקות סבירות של תכנון ובקרה בניהול הפרוייקטים של המחשב. כשלון זה איננו, בסופו של דבר, מפתיע במיוחד. המחשבים, אף שהם כבר משנים הרבה מדרכי העסקים שלנו, הופיעו על הבמה לפני כעסר שנים בלבד, ואנו לומדים עדיין כר צד ניתן להשתמש בהם בדרך היעילה ביותר, לפתרון בעיות של עסקים. נוכח המכשירים החדשים הללה שהם כה מסובכים וכה שונים מהד כלים חמקובלים לעיבוד נתונים, הגיד בו ההנהלות בדרכים שונות. אחת התגובות הקיצוניות היא של מנהלים המסרבים לקבל את המחשב ברציד נות מרובה. בשבילם זוהי סתם מכונה משרדית נוספת. לדעתם, אמנם זוהי מכונה יקרה בהרבה ואף גדולה מד מכונת ניקוב רגילה. אך היא דומה למכונת הניקוב במילוי צורכי החב- רה ואינה דורשת דבר יוצא מגדר הרגיל מצמרת ההנהלה. לעומתם יש- ו היוור נפ מנהלים אחרים, אולי מעט יותר בעלי דמיון, אך עם זאת ללא ידיעה מעמיקה ‏ יותר מהראשונים. הנוטים לראות במחשב תטשובה מוכנה מראש לכל בעיה של עיבוד נתונים. הם מתייחסים ביראת כבוד רבה כל כך ליכולת הטכנית סל המחשב, עד שאינם בוטחים ביכולתם להשתמס בו על סמך תיכנות שגרתי וטכניקות בקרה כקובלות. בעלי שתי התגובות הללו נוטים להשאיר את קביעת תכנית המחשב בידי הצוות הטכני. בהעדר תמיכה בעלת משמעות מצד צמרת ההנהלה, ומחמת המשמעת הכרוכה בניהול הד תכנון והבקרה, עלולים מאמצי המחר שב לרדת לטמית. אלו הם, איפוא, הגורמים העיקריים לכשלונן של חב" רות כה רבות, המנסות להפיק את התועלת המצופה ממיתקני המחשב, לפי לוח זמנים קבוע. ומה בדבר החברות שמאמצי הד עובדים | במהשבים שלהן מצליחים מלכתחילה ? חברות כאלה אמנם נמצאות במיד עוט. ‏ אך הן קיימות. הגישות של הנהלותיהן למיתקני המחשב שונות בפרטיהן. אך יש בהן קווים מסר תפים. למעשה, מצטרפים קווים אלה לתכנית בקרה ותכנון בעלת שבעה שלבים. שמרבית ההברות יכולות לד נצלה בעת הסבת פעילותן למחסב: 4 זהה את מטרות המפתת רוב החברות יכולות למצוא תרר סריס של יישומים פוטנציאליים. הבד עיה היא לבחור ביניהם. ולהפעיל את המחסב באופן שיביא את התרומה זמקיפה ביותר. או שיביא לחסכון הגדול ביותר. אם 80 אחוז מעלות הסחורות הנמכרות ע"י החברה נבד לעים ברכישת חלקים ובעלות החד זקת מצאי. למשל, אין זה הגיוני ביותר לתת עדיפות ראשונית לאוטר מטיזציה של מהלקת החשבונות. אך אף על פי כן טעות כזאת נפוצה בקרב חברות שאינן שואלות את עצד מן: .מה אנו רוצות להסיג למעשה באמצעות המחשב!" הצעד הראשון הוא. איפוא, לסווג מטרות נרחבות למאמץ המחשב, תוך כדי הבאה בחשבון סל: 1. מטרות החברה במכירה, ייצור, מהקר ותחומים פונקציונאליים אחד רים. 2 גורמי עלות ושיווק שהש- פעתם על הרווח היא הגדולה ביותר. זיהוי המסרות סל עיבוד הנתונים המשולב של החברה, מכוון את פער לות המחשב לשימושים הנמצאים מ" חוץ לתחום הצר של הנהלת החש-ד בונות. הרבה חברות, המצליחות בעד נין זה באופן יוצא מהכלל, מנצלות את המחשב לשימושים כגון: הכנת לוחות זמנים של כוח אדם וויצור, תחזית מכירות, ניהול מצאי, אינד פורמציית שיווק, רכש חומרים ובקד רת איכות. יתר על כן, התהליך של קביעת מטרות רשמיות למחשב דורש מצמ" רת ההנהלה בדיוק אותו סוג של תשומת לב ושיתוף, שמצריך כל מאד מץ מערכת המחשב. הסכמה על מטד רות אלה תמנע את רוב החיכוכים בין ראשי המחלקות על סולם העדי- פויות במתן העבודה למחשב, ניגר דים שברוב החברות גרמו לרכישת מחשבים בהתאם למספר יחידותיהן. תוך בחינת הסאלה של המטרות הנרחבות, הגיעה חברה אחת -- המ" ייצרת 60 אלף מוצרים תעשייתיים -- למסקנה,. כי יעילות הייצור ומתן סירות מהיר יותר ללקוח חשובים לה - למעשה יותר מאשר ההפחתה הפר טנציאלית של עלות העבודה המש" רדית, שהיתה בתחילה התכלית שלד שמה נרכש המחשב. ההנהלה החליטה, כי המטרה הטובה ביותר שהיא יכר לה להציב למחשב. היא קיצוץ זמן השירות הממוצע לצרכן -- מקבלת אהזמנה ועד למילויה. כלומר, לעשות זמן זה לקצר ביותר בענף התעשייתי שאליו הם משתייכים. בהעמידה מטרה זו לנגד עיניה העריכה החברה את משאבי האיחד סון שלה. וכן את שיטות המשלוח, את שיטות עיבוד ההזמנות ואת רמות המצאי. מערכת עיבוד ההזמנות וה" מצאי, אשר הוכנה תוך התבססות על המחשב, הפחיתה את זמן עיבוד ההזמנה ביותר מ507 אחת, ביטלה חמישה מ-45 המחסנים של החברה, מבלי להגדיל את המצאי במחסנים האחרים, ותודות לעריכה מהירה יר תר של חשבונות ונתינה מוקדמת יותר של תטלומים ללקוחות, החישה את מחזור המזומנים שלה בארבעה עד חמישה ימים. 2 רישום השימושים הפוטנציאליים לאור המטרות המוגדרות, שומה על צוות המערכות של החברה לערוך רשימה מקיפה של השימושים הפוטנ" ציאליים הספציפיים של עיבוד נתונים משולב. לכל שימוש צריכה קבוצת 44 ו ויווווייייי. המערכות להמציא הערכות מוקדמות של חסכונות ותועלת משוערים, ההש- קעה הדרושה במערכות ובתיכנות, הזמן הדרוש להחזר ההשקעה ורמת הסיכון (גבוה. בינוני או נמוך). השי- מושים צריכים להיות מדורגים לפי סדר תרומתם למטרות המוגדרות של התוכנית, כפי שהדבר גראה בעיני צוות המערכות. מספר חברות מבדילות בין תועלת .מוחשית" -- חסכון מיידי בעלויות, למל -- ותועלת .בלתי מוחשית", כגון דוחות עלות בעיתם, ניתוחי שוק מפורטים יותר, או ביטול רישומי מצאי. בדרך כלל תקבע התועלת המוחד שית את עדיפותם של השימושים. אבל במקום שבו התועלת המוחשית של שני שימושים היא כמעט שווה, עשויה לקבוע את סדר העדיפויות גם התועלת הבלתי מוחסית הנובעת מהם. כדי להכין רשימה כזו, תיזדקק קבוצת המערכות ללא ספק לעזרת מנהלי הביצוע, שיחידותיהם יושפעו משימוש מסוים במחשב. דבר זה הוא לטובה. מכיוון שהוא מחסל מלכתחילה את מכשולי התיקסורת המסורתיים בין ההנהלה הביצועית לאנשי המער" כות. ועד אשר ניהול ..הקר" לא יטול על עצמו אחריות פעילה לתכנון מפו" רט. לייסום ולהמסך הפעולה עד תום, אין לכל שימוש במחשב סיכוי טוב להצלחה. ברור שקטלוג השימושים אינו יכול לשמש כתכנית איסטרטגית למאמץ. המחשב. אם הוא מקיף כדרוש, ניתן ליישם רק חלק מהשימושים הרשומים בו במחיר שהחברה תהיה מוכנה להר ציא. הצעד הבא הוא, איפוא, תיכנון - גם הפעם. בשיתוף עם ההנהלה הביצועית -- של השילובים המסויי" מים של שימושים. שיסייעו יותר מכל להגיע למטרות של עיבוד הנתונים המשולב, בגבולות הזמן והעלות המר קצבים. מכיוון שבכך מעורבים נתונים מש" תנים מרובים כל כך, פירושו של דבר הוא, שצריך להכין תכניות שי" מוש אלטרנטיביות -- שתיים או יותר. כל תכנית כזאת תהיה בעלת גיבוי של הערכות מפורטות על החזר ההש- קעה, של הציוד ושל ההשקעה הדרר שה בזמן מערכות ותיכנות. כאשר מנתחי המערכות מתחילים לקבוע במפורט את מחירי השימושים הפוטנציאליים, הם עשיים להגיע למסקנה שיש צורך בשינוי הקטלוג, או אפילו להציע שינויים במטרות הבטיסיות של המחשב, שהוגדרו קודם לכן. כבכל תיכנון עסקי, יש לצפות לסוג כזה של תיקונים. במידה מסוייר מת, תופעה זו מאפיינת את תהליכי התכנון של עיבוד הנתונים המשולב בַּכַל החברות שהצליחו בו. ביחד עם התכניות הכלליות האל- טרנטיביות של השימושים. צריכה קבוצת מנתחי המערכות להכין תכנית לטווח ארוך, שתפרט את צרכי הציוד וכוח האדס של המחשב, לשלוש שנים לפחות. בהתאם לצרכים המותווים על יָדִי תכניות השימוש האלטרנטיביות. בדרישות המושלכות הללו יש להביא בחשבון את הגידול הצפוי בשימושים הסדירים, וכן את הציוד והצוות המיו- חדים. שידרשו בעתיד. תכנית כזאת מאפשרת להנהלה להתחיל בהקדם בתכנון ציוד, בתכנון מערכות ובפיתוח צוות. היא גם נותנת לחברה מספר סימני דרך נחוצים ביר חר. כדי לסנן בעדם את הזרם הגובר והולך של דגמי מחשבים והציוד המד צורף אליהם. בהעדר סימני דרך כאלה החליפו מספר חברות את ציוד המחש- בים שלהן -- אפילו לפני שאלה כיטו את עצמם -- בציוד גדול יותר, מהיר יותר ויקר יותר, ללא כל תכניות לניד צול הספיקה הגדול יותר של הציוד החדש. , 4. נתה את פוטנציאל הווו לאחר שההנהלה בודקת את הצעות המכירה של המחשבים ובוחרת את הרצויה לה בתכניות הביצוע, מתפ- קידה לערוך ניתוח כלכלי מעמיק של פרוייקט או שימוש שברשימה. מחקר זה עובר מתחום ה.מעשיות* של הפ" רוייקס לתחום הרווחיות שלו -- צימד צום ברוד של הפקידות, הומן הנחסך בפעולות וקצב ההחזר המשוער סל העלויות ההתחלתיות. ניתוח רווחיות מסוג זה הוא קשה, מכיוון שקודם כל, כמה גורמים חשור בים של עלות וחסכון קשים לחיוי. לעתים קרובות מסובך הניתוח עוד יותר, בגלל דעות קדומות של הצוות בזכות השימוש במחשב. ארבעה מכשולים ראויים לציון מיוחד: 6 הנטיה לזקוף לזכות המחשב יעילויות, שניתן היה להשיגן בידי אדם. כל נוהל פקידותי ישן ניתן ללי- טוש, ויש לעשות זאת., לפני שמשתמ- שים בו בעיבוד הנתונים המשולב. כך, למשל, גילתה חברה שתיכננה עיבוד נתונים משולב בביצועי המשרד שלה, כי יותר ממחצית החסכון המתוכנן ניתן היה להשיג ע"י שיפור הניהול, ללא כל צורך במחשב. לפחות צריך, איפוא, להבדיל בבירור בין החסכון ע"י ייעול השיטות, לבין תוספת החס- כון ע"י הפעלת ניתוח הנתונים המד שולב. 6 הערכה מופרזת של קצב הגידול של עלות הפקידות לעתים קרובות מדי מתבססים בת- = חזית החסכון האפשרי במחשב. על בסיס הנטיות השוררות אותה שעה במכירות. בדרך כלל נוטים לחשוב, ש.מאחר שהמכירות גדלו ב" אחר זים בשנה, חייבת עלות הפקידות לג" דול באותה מידה, וכך צריכים להיות גם החסכונות מהפעלת המחשב." מר ' בן, שלמעשה אפסר רק לעתים רחר קות לקבוע את עלות הפקידות בעתיד בהסתמך על בסיס של אחוזי מכירה או עלות לעיסקה. הנסיון מוכיח. כי כל שימוש במחשב, שאינו מכסה את עצמו לפי המחירים הסוררים בשוק באותה שעה, ייאלץ להמתין עד אשר המכירות או כמות העיסקות מגדילות את עלות הפקידות בשעור כזה, שהד מחשב יביא לחסכונות מוחשיים. ₪ הערכה מופרזת של שיעור הסכונות הפקידות. , קיצוצים בפקידות. הנעטים כה יפה על הנייר הם לעתים קרובות קשים לביצוע במציאות. דרושה גאר ניות, כדי לצרף את החסכונות החלקיים בעבודת פקידות, כדי לחסל מקומות עבודה שלמים. כן דרוש זמן להעברת התפקידים שהוכנסה בהם אוטומציה מידי האדם למכסיר. הרצות מקבילות, מיבדקי מערכות חדשות ויישום מחד דט של תפקידים הגעשים בידי אדם, עלולים לעכב את תחילתה של השגת החסכונות המצופים. מספר חלקים של הביצוע עלולים לדרוש עדיין .מגע אנושי" גם כאסר המחסב כבר פועל כסדרו. מנתחי מערכות של מחסבים ומת" כנתים נכשלים לעתים תכופות בכך שאינם מייחסים לעובדות אלה את המשקל הנאות להן. נסיונן של חברות מצליחות מוכיח. כי תחזיות חסכון ריאליסטיות מצריכות סקר מעמיק של דרכי העבודה הקיימות, הנעשות בידי אדם, בחינה זהירה של חסכונות במיתקנים דומים בתוך החברה או מחוצה לה, ולעתים קרובות גם מיבד דקים מעשיים, בקנה מידה קטן, כדי לבחון הישגים אפשריים בייעול והפ- בחתה "בהוצאות. השוטפג 8 תי ית חיעת הכע. | ₪ הטעות של .הכל או לא כלום". קל להאמין, שחסכונות בעלי ערך ניתן להשיג רק ממערכות האינפור- מציה המכונות ,כלליות" או .משול- בות". אבל אמונה זו היא ברוב המק- וזים בלתי נכונה. צריך לבדוק בזהר ו"ות את האמונה הזאת. על ידי ניתוח נפרד סל כל היסודות העיקריים של מערכת האינפורמציה. לעתים קרובות + מראה ניתוח כזה, סא כל החסכר נות המתוכננים וההיסגים הנוספים, או את רובם הגדול, אפסר להסיג במהירות גדולה יותר ובהרבה פחות סיכון ע"י אוטומטיזציה של חלק מן המערכת ,הכללית", עליה חסבו בתד חילה. 5 הכן תכניות ביצוע הרבה לפני תחילת ההעברה המע- שית צריך צוות המחשב להכין לוח זמנים מקיף לכל אספקט של הפרויי" קט. עליו להכיל ניתוח זמן של גיוס ואימון צוות המחשב, השגת ציוד וטפ- סים, הכנת מקום העבודה, וכן לוחות זמנים לאיסוף נתונים, רישום, זרימה והסמלת המחשב. לוחות זמנים אלה. או תכניות הבי- צוע. צריכים להיוח מפורטים די הצר רך, כדי לאפשר ביקורת שבועית או דרשבועית על התקדמות הפרוייקט. במיוחד דרוש הדבר, כאשר החברה מתקינה את המחסב הראשון שלה, שכן אז יש עיכובים בתיכנות. תיקר ניס וכדומה, ויש צורך לגלותם בהק- דם האפשרי, כדי סכוח האדם העוסק בתיקונם יוכל להתפנות בהקדס לתפ" קידים שלמענם נועד מלכתחילה, הקצאת זמן למספר רכיבים בלוח הזמנים עלולה להיות קשה. למרות סמשרדי השירות למחשבים משתמ" שים בתקני עבודה, בהציעם לקבל על עצמם עבודות תיכנות, פיתתו רק אחדים מהמשתמשים במחקבים תקד נים למערכות המחשבים ופעולות הד תיכנות שלהם עצמם. אילו פיתחו זאת, היו יכולים להסיג תחזיות זמן ועלות סובות יותר ובקרה יעילה יותר על מאמצי המעבר לשימוש במחשב. בינ תייו מנסות חכרות מצליחות לבסס את תחזיותיהן על נסיון העבר, שלהן ושל אחרות. לפרוייקסים מסובכים במיוחד, ה" מורכבים ממאות תפקידים מוגדרים. עלולה טכניקת לוחות הזמנים שלא להתאים. במקרים אלה מסתמשות החברות בטכניקות החדשות של לוחות זמנים מרושתים (פ.ר.ת. סי.פי.אם. וכד דומה), סהוכיחו את עצמם בהצלחה כה רבה בפרוייקטים רחבי ההיקף של התעסיה הצבאית. מלבד לוח זמנים מפורט של בר צוע, מוצאים בדרך כלל בחברות מצ" ליחות גם אמצעים לרישום החישוב השוסף של עלות לעומת חסכון. חלק מאמצעים אלה רושמים את ההתפת" חות הכספית של הפרוייקט ב.לוח התפסטות" חודשי או רבע שנת. לוח זה משמש כתקציב לפרוייקט ההסבה למחשב. כאשר העלויות עולות על הנקבע בלוח הזמנים או שהחס- כונות מפגרים, מסוגלת ההנהלה לפ- עול מייך לתיקון המצב, שכן היא מגלה את העובדות הללו בעודן ב" איבן. ריסום ההתקדמות ובדיקת לוחות העלויות והחסכונות עשויים להעסיק את מלוא הצוות בעת הסבה גדולה ומסובכת במיוחד, להפעלה במחשב. מכל מקום, היא נושאת בחובה את האחריות לחיזוי של בעיות זימון ופתרונן, לקביעת .סעות אפס" מש" ניות ולהכרחת מנהלי הביצוע להש- קיע עצמם בעבודה, על מנת להשיג את מטרותיהם. / יש לזכור, שכמעט כל פרייקט מחשבים, בעל חשיבות כלשהי, מצד ריך את סיתוף מנהלי הביצוע, מלבד צוות המחשב. אלה הם מנהלים, שלד אהראים על מערכות המחשב אין כל סמכות לתת להם הוראות אך הם זקוקים להם. על מנת להצליח. תפקי- של צמרת ההנהלה הוא ליצור אווירה שבה תינתן התמיכה הדרושה הזאת. אבל בצוות המחשב תלוי הדבר, אם אמנם תנוצל אווירה זו, כדי להגיע להסכם מתקדם לקביעת ,שעות אפס" ספציפיות ולהשגת מטרות החסכון. 6 סקור את ההתקדטות באופן סדיר אופייני הדבר, שחברות שהשיגו תועלת כלכלית מוחשית משימושן במחשבים, יצרו את האפשרות למסי- רת דרח שבועי או דרשבועי על התקדמות שוטפת, דחיות צפויות וה" צעות לשיפורים. יתר על כן, אחרי שדרך השימוש המסויימת כבר נכנסה למסלול תקין, מפעילות החברות הללו אמצעי בקרה נוספים, כדי לרשום את העלויות והחסכונות, וכדי לתקן את הסטיות הבלתי נמנעות. מֶלבד חישוב העלויות והחסכונות בַּכַל שימוע גַפַרך במחשב, חייבת ההנהלה, כמובן, לבקר את העלויות הכלליות של פעולות המחשב. פירושו של דבר שעליהם לְהשתמש בתיקצוב ובתקני עבודה קבועים בשביל עבודה רבת היקף המוטלת על מפעיל המחד סב (ניקוב, | רישום וכדומה), וכן לעבודת העידכון של תקנות המחשב. חברת ביטוח מסויימת, שחסרה אמצעי בקרה אלה גילתה, כי השינור יים הקטנים, אך הבלתי פוסקים בתי- כנות הקיפו לא פחות מ407 אחוז של המַערכַת כולה, וספיקת התיכנות -- לפחות כפליים מזו שהתכוונו שתהיה. 7 הערך בדיעבד את הפרוייק- טים הגמורים אחרי השלמת ההתקנה ההתחלתית או אחרי ששימוש מסויים כבר נמצא בעיצומו, מבצעות רוב החברות המצ- ליחות הערכה שלאחר מעשה. הן אוס- פות את כל נתוני הביצועים האפש- ריים: = כל עלויות ההפעלה של המע- רכת החדשה -- מיתקנים, כוח אדם. שטח ואספקה. 6 .כל הוצאות הביצוע החד פע" מיות -- עלויות הצוות לתכנון המער" כות הראשוני, תכנון. תיכנות ובידוק: עלויות מתקני הבידוק: העברת נתר -נים לכרטיסים, סרטים או דיסקיות, והרצות מקבילות. 6 שיפורים הניתנים למדידה ב". הפעלה (למשל: זמן שירות קצר 6 יותר ללקוח), כפי שמגלה מידגם סטטיסטי. כדי להשיג את הנתונים הכמותיים הרבים הללו, מבקשים בדרך כלל תגובות והצעות מהמנהלים המקבלים דו"חות או שירותים. חדשים. כשכל האינפורמציה הזאת מושגת, יכולה החברה למדוד את התועלות הממשיות שהופקו למעשה, לאמוד אפשרויות להפקת תועלות נוספות, ולקבל הכוונה לקראת פרוייקטים עתידים. חכרת מכירות אחת הלכה בדרך זו, והזמינה את התקנתם של מחש- בים אזוריים לפי לוח זמנים כזה, שאיפשר בדיקת כל הפעולה של מחד שב אחד, לפני הכנסת הבא אחריו לסימוש. רק אחרי שההערכה שלאחר מעשה גילתה, כי העלויות והחסכונות שתוכננו למחשב הראשון אמנם הוש- גו; הוזמנו המיתקנים האחרים. שיטות קלאסיות סקירת הניהול של מערכות מחש" בים בקשת רחבה של חברות לא גילתה כל קיצורי דרך להצלחה. להי- פך. היא מצביעה על כך, שהסוד של הפקת תועלת מוחשית מכסימלית ממ- אמצי המחשב אינה יותר מהפכנית מתכנית שימושים יציבה ומוצדקת מבחינה כלכלית. רכש מתקנים וגיוס צוות מערכות, בתימוכין של בקרה יעילה. מטרות ברורות, ניתוח כלכלי ריאליסטי. הכנת לוחות זמנים מפור- טים, סקירת התקדמות באופן סדיר והערכה זהירה לאחר מעשה שהם היסודות העיקריים של התהליך הדרד גתי זה -- מצריכים הן זמן והן מנהיגות קשוחת כיוון מצד צמרת ההנהלה. אבל הפיכת המחשב ל,ער שה כסף" תלויה בנכונותה של צמרת ההנהלה להשתמש בשיטות הניהול הקלאסיות של תכנון ובקרה, שמצריך מאמץ המחשב. רעיון הנוערכת הכוללת שימת לב מרובה מייחדים בימים אלה לרעיון של גישה לבעיה של עיבוד מידע (אינפורמציה) לפי שיטה כוללת. למעשה, מקדישים זמן נכבד לכל כינוס ולכל סמינריון הנערכים על ידי האיגודים השוגים לניהול ול- עיבוד נתונים. אין לך כמעט כתב עת, המסקר את השיטות ואת שדה המחד שב, שלא יהיו מצויים בו מאמרים רבים באותו נושא. כן מטפלים כעת יותר ויותר עיתונים באספקטים ה- שונים של הדבר, ויותר ויותר הרצ" אות מוקדשות לכך. מתקבל הרושם, שקיימות השקפות שונות על כך, מהו בדיוק הרעיון של שיטה כוללת ומה טיבו של מושג זה לאמיתו של דבר. עובדה זו מתד אשרת על ידי חוסר העקיבות בקר- את שם לדבר. גישה של שיטה כולל- נית מתייחסת היא לעיתים קרובות למעין ,גישה של תפקידים ממוזגים", או ל.גישה מאוחדת", או למעין ,שי- טת עיבוד גתונים משולבת", ואפילו למעין ,גישה של תפקידים ממוזגים", מידה שהיא מתייחסת לעיתים, כפי שניתן לשער. למספר רב של שמות מתאימים אחרים. הסיבה לחוסר עקר בות זה נעוצה היא, אולי בעובדה שהרעיון, במידה שהספיק להתפתח עד הנה, מעורפל הוא ביותר ולא נתפרש אלא במונחים של יישומו הד ממשי לבעיות מיוחדות של מידע עס- קים. מאחר שאנשים רבים כל כך פירשו את הרעיון הזה כרעיון המכוון לדברים רבים כל כך, לכן לא נקבעה עדיין כל הגדרה ברורה וחדימשמעית ואפילו להסכמה על הגדרה כזו טרם הגיעו. בהתחשב במצב הזה, מן הרצוי הוא ביותר בשבילנו שנגיע לידי הס- כמה על הגדרה קבועה, שיהא .בה משום בסיס להבנה משותפת, ושנד עשה זאת לפני שאנו עושים נסין להערכת התועלת שברעית, . שאנו קוראים לו רעיון של שיטה כוללת. בדרך זו, יהיו כל ההערכות, שייעשו על ידינו, וכל המסקנות, שיוסקו על ידינו בנות תוקף במסגרת של הגד דרתנו. התפתחותו של המפעל העסק?! לפני שאנו עוברים לשקול את הגדרת הרעיון של סיטה כוללת, הבה נתבונן להתפתחותו של המפעל הד עסקי. לפני זמן לא רב היה אורח הפעולה של כל מפעל עסקי במצט דבר שניתן לראות בו גישה של שיטות כוללות. בעל המפעל, סבדרך כלל הוא היה המנהל, המוכר ופקיד המשרד, ולרוב גם השומר, ניהל בד עצמו את רוב העניינים של העסק, אם לא את כולו. מסום כך היתה כל החלטה, שנתקבלה על ידיו,. מבור ססת על ידיעת המצב הכללי של העסק לאשורו -- החל בתנאים הד כלכליים והסביבתיים של הציבור ועד למצב התוצרת והמצאי של הפירמה של עצמו. מאחר שארגונים אלה נעסו, יותר גדולים ויותר מורכבים, געשו צינר רות התיקשורת ארוכים יותר, איה שיים יותר והחזקתם קסה יותר. לא עבר זמן רב והמנהלים התחילו לה" כיר בעובדה, שהקשר עם המחלקות השונות של המפעל והפיקוח עליהו כמעט שהיו לבלתי אפשריים מתוך שימוש במיבנים ובשיטות הארגוניות שהיו קיימים אז. כתוצאה מכך נתד פתח רעיון חדש של ארגון, הרעיון של .ביזור תיפקודי". ברם, גם הארגון והאצלות של סמכות ואחריות, שבאו כתוצאה מכך, לא פתרו את שתי בעד יות היסוד של ההנהלה: 1 תיקשורת. 2 מידע. גיטות מושגיות לעבודת המערכות במרוצת השנים היו גישות מוש- גיות מרובות לעכודת המערכות. לד מרבה הצער, לא התקדמו גיסשות אלה בד בבד עם המכשירים והטכניקות שפותחו לשימוטש בשטח. ייתכן סניתן למצוא כמה סיבות לתופעה זו: חוסר הכרה במערכות כמקצוע, התמחותו של איש המערכות ואובדן הפספקטי- בה שלו, חוסר עניין ואייהיענות מצד ההנהלה וכר. כסאנו מתבוננים לגישות השונות, וליכים רינסייס טל האפקיו הקסקר תרטים 1 -- התחליך הדינמי מתחיל בשעה שההנהלה מקבלת את ההתלטה ההתחלתית ומפתחת תחזית מתברר לנו, כי הגישה המקובלת, שד הנקיטה בה היתה הרווחת ביותר, היא הגישה בעלת הכיונן הבעייתי או הגישה הקיטעית. הנוהג, שלרוב פעלו לפיו בסטח זה, הוא הנוהג של הזמנת איש מערכות מדי התעורר בעייה שאופייה תפעולי או שגרתי. המידע מצטבר, מנותח ומוערך. עצות נית" נות. בדרך כלל אין עצות אלה אלא ממליצות על בדיקתה של מערכת קיימת, אם כי קורה לפעמים שהן תובעות תכנון של מערכת חדשה. בר מקרה כזה, איש המערכות עשוי לד שים קץ לנוהלי שיכלול ולפיתוח, שאינם עולים בקנה אחד עם מדיניות החברה. לאמיתו של דבר, מאחר שזוהי מערכה חדשה שהוא מתכנן, הרי שייתכן אפילו שלא תהא זו מדיר ניות החופפת את המצב. במקרה זה יהא עליו, בעיקר, לפתח בעצמו את מדיניות החברה. (מן המיותר. להור סיף, שידוע לנו היטב, כי כל איש מערכות טוב מפתח את מערכותיו במסגרתה של מדיניות החברה). מכל מקום ברור הדבר, שמצבו של איש המערכות, הנאלץ להיות בקביעות אדם המפעיל את השפעתו, אינו מצב העשוי לעורר קנאה יתרה.. אם אמנם אין ספק. שהגישה בעלת הכיוון הבעייתי כמה תכונות קוסמות לה, הרי שמגרעת אחת גדולה ביותר לגיסה זו, שהיא יוצרת מצב של -מעשה טלאים". פירושו של דבר זה הוא, שגישה כזו אינה, למעשה, אלא מטליאה טלאי על גבי טלאי על מקרר מות התורפה שבשיטה הכוללת. גישה זו, כשנוקטים בה במשך זמן רב למדי מבלי שנעשה נסיון לתכנן שיר סה יסודית או כוללת. באה בעקבור תיה, כרגיל, אי"התמזגות של מערכות. המערכות השונות באות לידי גמר, כשהאחת נכנסת לתוך תחומה של חברתה. התוצאה של עשיית קפנדריה כזאת היא -- מאמץ מוכפל, יעילות מופחתת, בקיצור, הוצאות ייצור גדר לות. להלן הגישות המקובלות: הגישה של כתיבה ביד סואפת למיסמוך הסטטוס-קוו, כלומר לציון סמוכים למערכת הקיימת, והיא מתעד למת מהצורות הפורות האחרות של ניתוח ותכנון המאפשרות התקנה של מערכות אופטימליות. הגישה של בקרת טפסים שואפת להתעלמות מהעובדה, שטפסים הם אמצעים להעברת נתונים. ובמקום זה היא מתרכזת על הניירת המצומצמת יותר של טכניקות של בקרת עלות. הגישה של מערכת חשבונאות מתרכזת בשכלול מערכת החשבונאות כשהיא לעצמה. מתוך הסחת הדעת מכך שאין מערכת זו אלא אחת ממע- רכות המישנה העיקריות של שיטת המידע הכוללת של ההנהלה. הגישה של מיכון רומזת, כי הד מיכן הוא האמצעי היחיד לשיפור פעולות המשרד, וכי מערכת ממוכנת היא תמיד הטובה ביותר. תודות להשפעה החיובית, שהיתה לרבים מהנסיונות הקודמים של מיכון משרדי על שיטות ונוהלים משרדיים, נראים היו המחשבים האלקטרוניים הראשונים, שנועדו לסמש כמכשירים הנהלתיים, כתרופה אוניברסלית לע- לייה המתמדת של העלויות המשרדיות ולבעיות של עיבוד מידע. יישומים מוקדמים הוטלו על מכשירים אלה המתקראים ,עושי נפלאות", לפי אוד תה גישה מסורתית שהיתה נקוטה בעבודת המערכות הכוללות. לא נע- שה שום נסיון, או שלא נעשה אלא נסיון קטן בלבד, לנצל את ההזדמנות הניתנת לנו על ידי היכולת והכושר הנרחבים של מכשיר חדש זה. בו בזמן שגישות קודמות לניצול המחשב הביאו בחשבון מלא את המצב העכד שווי של האומנות בפיתוח מכונה לעיבוד אוטומטי של נתונים | 0זט4 0058פע :123 מסגות, | לא נעשה בשדה המערכות הכוללות אלא מעט מאד באופן יחסי. רעיון המערכות הכוללות -- מוגדר לאחר שהתבונננו למפעל העסקי, כפי שזה התפתח במשך השנים, ול- אחר שהרהרנו בכמה מהגישות המוד שגיות הנקוטות במקצוע המערכות הכוללות, אנו יכולים כעת לסקור את רעיונננו על מערכות כוללות, כפי שזה מתייחס לבעיות התיקשורת וה" מידע של ההנהלה. תחילה ניתן את הדעת על הגדרה לרעיון המערכות הכוללות. רעיון המערכת הכוללת : גישה לתכנון שיטות מידע, הרואה במפעל העסקי יחידה מורכבת ממערכות וממד ערכות משנה תלויות זו בזו, שמתוך שימוש של עיבוד נתונים אוטומטי היא מנסה לספק בזמן ובדייקנות מידע הנהלתי, שיאפשר להנהלת קבלת החד לטות אופטימליות. למען הבהירות, הבה נסור לרגע מהנושא שלנו ונגדיר כמה ממילות וביטוח המפתח, כפי שיש לפרשם בהקשר להגדרת המערכה הכוללת על ידינו: מערכת :‏ ...סידרת נוהלים (או -מכשירים) | מתאימים המכינים את ההליכיס רי(סיים של החפקיד העסק" תושים 2 -- קשוי הפיקוד בין כל השלבים של התהליך חדינמי יוצרים מארג אידיאלי, אך ללא אמצעי כלשהו להעברת מידע הלוך וחזור ולא מנגנון בקרח מרכזנ. 8 ). תכנית הפעולה (או הכלי) להוצאתן אל הפועל של המטרות היסודיות של הארגון". ..- תכנית מוכוונת כראוי של תפד קידים תלויים זה בזה ורצופים. שבי- צועם . נותן לארגון את האפשרות למלא את חובתר. מערכת אוטומטית לעיבוד נתר נים: צרוף ישל ציוד, המורכב מכל המכשירים שלהלן או מרובם: 1 מחשב(ים) אלקטרוני(ים) ו 2 : מיתקנים של קלט ופלט. הן מקומיים והן רחוקים:! ְ 3 מכשירי עזר, המסייעים למ- חשבים או משרתים אותט באופן ישיר י (חוץ ממכשירי תיקשורת), כלומר מכשירי ליווח ו 4 תיקשורות, כלומר מסירת נד תונים, מכשירים המשמשים להחזקת הציוד לעיבוד נתונים. (מערכת) מידע ניהולי: מערכת המבטיחה את המידע המתאים לאנר שים המתאימים בזמן המתאים בהוצ- אות קטנות ככל האפשר. תחלינים דינמייס של התפקיד העסק! כל תכנית פעולה או רעיון פעולה, המוצאים אל הפועל על ידי מפעל עסקי, באים כתוצאה מתהליך דינמי. תהליך זה מתחיל עם מועצת המנה- לים, למשל, הקובעים במונחים מועד שטים את שאיפות הארגון ואת מטר רותיו, כלומר את המטרות שלשמן גוסד המפעל. (אגו מוציאים, לפי סעה, את גורם הריווח, שאין חולקים על כך כי הוא מהווה את הסיבה הער קרית לייסודם של מרבית המפעלים , העסקיים). משנקבעו מטרות אלה. הן מוטב- רות, דרך נשיא החברה, אל העובדיס והפקידים, המנהלים המבצעים והמד פקחים, עד לאגשי השורה הפשוטים, כהוראות ההנהלה לביצוע: התכניות וההצעות. זהו המקום, בו מתחיל התהליך הדינמי שלנו. תחילה, ההנהלה מקבלת את התד לטתה הראשונה, כלומר מבין האפש- רויות הרבות. היא בוחרת לה את הדבר שברצונה לעסותו, את סוג ה- תכנית או את ההצעה שברצונה ליזום, לאחר שנתקבלה ההחלטה הזאת, הצעד הבא הוא -- פיתוח תחזית. במילים אחרות, ההנהלה קובעת את התכניות המתאימות, כלומר היא קר בעת אילו שיטות וכו" יהיו נחוצות וגם מהן דרישותיהן התקציביות. ולא רק את הדרישות הכספיות של התק- ציב. אלא גם את הדרישות לכוח אדם, לחומר וכיריב. הצעד הבא בתהליך דינמי זה הוא -- קביעת מדיניות, כלומר קביעת המסגרת וקווי ההנחייה של ההצעה המיוחדת. זהו המקוט. שליחידים מד סוימים ולפעילויות מסוימות נקבעות בו הסמכות והאחריות שלהם לביצוע, הוצאה אל הפועל והמשכה עד הסוף. גם עקרוגות, עליהם לסמש בסיס ל- הערכת תוצאות, נקבעים בנקודה זו בצעד הרביעי בתהליך שלנו ניתן לראות משהו מעין צעד התכנון. צעד זה גורם למאמץ המעסי של תכנתן מערכות מפורטות. הוא מביא לידי פיתוח הנוהלים ההדרגתיים, שלפיהם ' יש להתנהג בהוצאה לפועל של הד תכנית ; לידי בחירת המערכות והטכד ניקות המתאימות, בהן יש להשתמש ו ולידי קביעת הכללים, לפיהם יש לנר הוג במסגרת הדרישות החזקיות. לאחר שהמערכת תוכננה, הנוה" לים פותחו, המערכות נבחרו והכללים נקבעו, ניתן להשלים את שלב הפעור לה. שלב זה אינו יותר מאשר השל" מחה וביצועה הממשיים של התכנית. הצעד הבא בתכנית שלנו הוא צעד התוצאות. צעד זה משתקף ב- מידיי המתקבל מתוך המערכת בצורת רסימות ודוחות. הצעד השביעי בתהליך הדינמי שלנו הוא -- ההערכה (קביעת הע- רך). על בסיס העקרונות המאושרים נעסים הסוואות וניתוחים של הפר- טים הסטטיסטיים, שנאספו בצעד ה- קודם, נקבעות מגמות. אנו נמצאים סוב במקום. בו התד חלנו -- בצעד ההחלטה. ההבדל היחיד הוא בכך, שכעת אנו עסוקים בהח- לטות הבאות אחרי ההחלטות ההתח- ליות ומתנגדות להן. אלה הן החלטות, שההנהלה מקבלת אותן כתוצאה מה- ערכת התהליך השלם. ההחלטות המד סוימות שמתקבלות הן בדרך כלל משלוסת הסוגים הסונים שלהלן: 1. החלסה להמסיך בתכנית ה" קיימת ללא תיקונים ושינויים. 2 החלסה לעשות תיקונים ושי- נויים בתכנית הקיימת ולהמשיך בה. 3 החלטה לבטל את התכנית הז קיימת וליזום תכנית אחרת. משנפלה ההכרעה, המחזור נשנה. זהו אז התהליך הדיגמי שלנו לתפקיד העסקי. / לעיתים קרובות ביותר היסודות של התהליך הזה אינם ניתנים לזיהוי נפרד. הם מיטשטטים על ידי ההש- תרסים 3 -- מערכת מידע עיונית זו, עשויה להתפתח לסידור מעשי אס ההנהלה רוצת בה ומכויוה מה היא דוושת ממנה הו 0-ו וצ ו 06 ה ה פעה ההדדית שיש לאחד על השני בקבלת ההחלטות על ידי ההנהלה. היות והיסודות האלה מיטשטשים ב- קלות כזאת מתברר לנו כי משהו חסר בדגם שלנו. אין כאן כל מעד רכת תיקשורת, כלומר אין כאן כל מערכת הקוסרת, למשל, תחזית עם פעולה; תוצאות עם מדיניות : תכנון עם הערכה. וזהו בדרך כלל הדבר שחסרונו מורגש ברוב המערכות הי" סודיות. על פי רוב אין כאן כל מעד רכת תיקשורת שתחבר כל צעד של התהליך הדימני עם הצעד האחר. צורת התרשים 2 של הדגם שלנו מדגימה חיבור תקשורת בין כל הצ" עדים של התהליך. אף על פי שזהו שיפור על גבי הדגם המקורי, סבה הוא מראה את התקנתה של הרשת המוסלמת, אין כל אמצעי להעברת מידע אל הצעדים השונים ומהם, ואין מערכת בקרה מרכזית המאפד שרת לפרש את המידע שהושג ואת ההחלטות שנתקבלו. תרסים 3 של התהליך הדימני שלנו מראה מערכת כוללת של מידע ניהולי המסתמכת על 4208 כעל אמצעי לבקרה ולהתקשרות עם התפ- קידים השונים של התהליך. אף על פי שמנקודת הראות המושגית, הרד עיון הוא עיוני ודמיוני ביותר, הוא יכול להתפתח למערכת עבודה מע- שית. מכל מקום, אם זה באמת קורה בפועל או שאינו קורה, זה תלוי בכמה דברים. ראשית כול, מן ההכרח הוא שה" הנהלה תגלה רצון שתהא לה מערכת מידע ניהולי ואין זה חשסוב, אם המד ניע והדחף לגילוי רצון זה בא ממנד גנון העובדים, מהמומחים למערכות או מההנהלה העליונה עצמה. העיקר הוא, שיהא זה רצון אמיתי, כי להנד הלה תהיה מערכת כזאת מפותחת. עניינה של ההנהלה בדבר זה ניתן בדרך כלל למדידה על פי החלטותיה 7 ה ה 7 .32% 0 ₪ הווה ורוו לדרוש השקעת אמצעים מתאימים לביצוע המשימה. שנית, ההנהלה צריכה לדעת לה- ביע בביטויים מוחשיים. ללא הפשטות, מהן מטרותיה ומה חייבים להיות ההספקים הנדרשים מהמערכת. כאשר אנו מביטים על הדבר הזה לאור מערכת המידע הניהולי, כפי שהוגד דרה על ידינו, יהא על ההנהלה להחד ליט, באיזה מידע היא רוצה שיהיה מפותח, בשביל מי היא רוצה אותו ומתי מידע זה חייב להיות מוכן. אם דבר זה ניתן להיעשות במועד מדויק, פיתוחה של המערכת הכוללת יהיה אפשרי. השגת מידע מקיף מסוג זה, בצורה המאפשרת תכנון של מערכות יסודיות, אינה משימה קלה כלל וכלל. שלישית, הקבוצה הנבחרת לביצוע המשימה הזאת מן ההכרח הוא שתהא הן מבחינת הסמכות הטכנית שלה עצמה והן מחינת ידיעתה את המצב הכללי, מסוגלת לקחת את המטרות של ההנהלה ואת דרישותיה למערכות כלליות ולהפוך אותן למערכות ומע- רכות משנה מתאימות, שהמערכת הכו" ללת תהא מורכבת מהן. יתרונות הגישה של מערכות כלליות בנקודה זו יצדק השואל שישאל, לסם מה עליו לטרוח את כל הטורח הוה הכרוך בתכנון מערכת כוללת למידע ניהולי!1 מהם היתרונות של מערכת כזאת ? אם להתבטא בפשטות, התסובה עשויה להיות: לספק את המידע המתאים לאנטים המתאימים בזמן המתאים ובהוצאות נמוכות ככל האפטשר. להלן מספר יתרונות מיוחדים, ש- מנקודת הראות של פעולות חברה לביטוח חיים כותב השורות האלה מוצא אותם קוסמים ביותר: 10 1. המערכת מאפשרת הר צאת תיקים והעתקים מיותרים מתוך עכודת הפקידים. 2 המערכת מקטינה את מספר הטיפולים כיד ברשי" מות, ומצמצמת בכך את האפ" שרויות של שגיאות פקידים. 3 המערכת מאפשרת עיד" כו יומיומי של רשימות ותיז קים על ידי זה שהיא מספקת מודץ שוטף על המצב הזיהוי שוטף של הרקע העלולים לד" רוש שימת לב מיוחדת ופעו" לות תיקון. 4. המערכת משחררת את ההנהלה ואת מנגנון הפיקוח מקבלת החלטות שגרתיות, על ידי זה שהיא משתמשת לשם כך בלוגיקת מחשב. 5 המערכת מאפשרת בק- רת עלות יותר טובה וניהול נכסים יותר טוב. בתשובה על השאלה ,היש תועלת ברעיון המערכת הכוללת?", דעתו האישית של מחבר המאמר הזה היא, שיש תועלת ברעיון זה. מכל מקום אנחנו, כאנשי מערכות ועיבוד נתוד נים, מן הראוי הוא שתהא בלבנו הבנה מלאה של הדבר, לו אנו מתד כוונים באמרנו ,רעיון המערכת הכו- ללת", ובמיוחד במידה שניתן להש-" תמש בה בארגונים שלנו עצמם. ככלות הכול, ייתכן שהדבר ידרוש תפקיד של מכירה על מנת להביא לידיעת ההנהלה מה טיבו של המושג גישת מערכת כוללת וְמהם יתרונותיה. פי- רושו של דבר, מכירת העיקרון שאי- ננו יכולים לבצע עבודת היום במכ- שירים וטכניקות של אחמול ולצפות שניטשאר בעסק מחר. עיבוד נתונים משולב ותועלתו האס הוצאות משרדך הורסות את רווחיך 1 היש לך אינפורמציה שלמה ומ" דויקת ז הסובל אתה בתדיוות מדוחק ב" זמן1 שיטה משולבת לעיבוד נתונים עשויה. להיות התשובה לכךו מינהלאים שומעים וקוראים כיום ידיעות סותרות רבות מאד על הד מושג עיבוד נתונים. ולרשותם עומד דות מכונות מסוגים שונים העוזרות בשימוש בשיטות לעיבוד נתונים, לעריכת רשימות ולדיוזח. חברות רבות רכשו מכונות: שינו שר טות על מנת למלא את דרישות המכונות ומתכננות פעולות כאלה ל" עתיד. לכאורה ניתן לראות בכך התד קדמות. ברם, הבעיה בפניה אנו עומד דים במפעלים רבים היא, שאותו דבר המתקרא התקדמות אינו מתוכנן כ- ראוי, ואם כי שינויים מסוימים עשר יים אולי לעזור לתפקידים במקום שיש צורך בשיפורים. הרי המחסור בתכנון נאות מביא לידי שיטות חדד שות היוצרות קשיים בשטחים קרוד בים. : ישנם מפעלים, שלאחר שהשלימו עם ההוצאה הנגרמת על ידי שיטות הביקורת, ולאחר שהכניסו מכונות ואולי גם מנגננון טכני לביצוע עבר דות מסוימות, הן מוצאות כי בשיד טות החדשות נדרשים שינויים רבים ברגע שמתחילים בביצוע שיפורים בתפקידים קיובים. מפעלים אחרים מוצאים, כי ההתקדמות והחסכונות שציפו להם לא יצאו מעולם אל הד פיעל בגלל סיבה זו או אחרת. כן ישנם מפעלים, שלאחר שהם משוים את השיטה החדשה שלהם לזו שקדד מה לה הם שואלים את עצמם, מה הדבר שגרם לעשות שינוי. כדי שאוכל להראות,. מהו הדבר שההנהלה הראשית יכולה לצפות לו משיטה משולבת לעיבוד נתונים, ברד צוני לדון בשלושת השטחים העיק- ריים שלהלן: 1. הצורך בשכלול והצרכים של המינהלאים. 2 זימון של עיבוד הניירת וערי- כת רשימות. 3 ניהול בעזרת יוצאים מן הכה לל. הצורך בשיפורים הצורך בהכנסת שיפורים בעיבוד נחינים. עריכת רשימות ודיווח חזק הוא ברוב המפעלים: אלא שברור הדבר- שעשיית שינויים אין בה מ. סום התקדמות אלא אם כן בוצעו באמת שיפורים. סבורני, שאברהם לינקולן ביטא זאת בפשטות מרובה. שעה שהזהיר נגד .הרואים בפעילות התקדמות". על השיפורים הנחוצים יש להחד ליט מראש ואת המטרות יש לקבוע לפני שנוקטים פעולה כלשהי. לא מכבר ערכה האוניברסיטה של פיטסבורג חקר על התמוטטות עסקים. תוצאות המחקר הראו, שערר כת רשימות רשלניות תרמה לכשלן ב"90% מהמקרים שנחקרוי דוח אחר שנערך לאחרונה בענין נוהגי עסקים מציין, כי 65 אחז מד תוך כל דולר שהוצא על פעולות ניירת נתבזבזו, וכי הניירת היא הד הוצאה הגדולה ביותר של מפעל על תחזוקה, ויהא גודלו של מפעל זה אשר יהיה. יתר על כן, נקבע שהמפעל הד ממוצע מוציא 1.25 דולר על בדיקת ניירת על מנת. לחסוך 87 סנט, וגם במקרה זה אינו מוצא בקלות את האינפורמציה על לקוח, בשעה שהיא דרושה לו. בהמשכו הדוח מציין, שהמפעל הממוצע מכתיב, מדפיס. מגיה ומד תייק מאות מכתבים, מודפסים, מוג" הים או מתויקים בשורה ראשונה. הוא רוכש מיתקנים לחסכון עבודה ושיטות לחסכון ממון מבלי להשיג חסכונות כלשהם. הוא מרשה לפקידי 1 התיוק המשרדי לצופף אנשים וציוד הרחק ממקום שנודע לו ערך. בתקופה של אמצאות ותחבולות לחסכון עבודה הוא משתמש במספר רב יותר. של פקידי משרד מאשר בזמן מן הזמנים שקדמו לתקופה זו, ובשעה שגורמים שונים מפעילים לחצים עצומים לקי- צוץ בהוצאות., רוב הפירמות כורעות תחת נטל של ניירת מיותרת, שהוא כבד יותר מאשר בזמן מן הזמנים לפני כן. זוהי האשמה רצינית. עם זאת נתאשרה כל ביקורת על ידי 6006ת 8מוחטו00 ]0 16ט)/)8מ 1‏ )מסתז6קבתבון ‏ ששיתף פעולה בענין זה עסתס!00 ,ץווצזשאנח(1 גוס עם 20[686) ותק!06 ועם זחסתְַפָּח3])[ תגס)ז6/. .55010 הכיוון הבעיות בעסק מודרני הולכות ר מסתבכות מיום ליום. היה זמן שה- מינהלאים יכלו לבזבז שעות אחדות ביום על סיור במשרד 7/או בבית החרושת ולקבל תמונה יפה למדי מהמתרחט. הם יכלו לקבל את רוב ההחלטות .הנחוצות מתוך הסתמכות על התבוננויות אלה. כיום אין דבר כזה אפשרי. אפילו מפעלים קטנים באופן יחסי מסובכים הם במידה כזאת. שלמינהלאי אין הזמן הדרוש לו לשם התבוננות בשטחים הזקוקים לתשומת לבו. שיטות המינהלאים לניהול עסק כיום ניתנות להשוואה לשיטות של הגנרל ומטהו בזמן מלחמה. לפני שנים רבות היה גנרל מנצח על צבא מתוך שדה הקרב. הואיל והצב" אות היו אז קטנים יותר והציוד בו השתמשו אז לא היה משתנה במידה ניכרת. כיוס תפקיד כזה אינו מציד אותי. החלסות מתקבלות על סמך האינפורמשיה המתקבלת. תכניות לד עתיד נערכות והחלטות לעתיד מת- קבלות על סמך התוצאות של הפעי- לות המבוססת על החלטות קודמות ועל מטרות שנקבעו לעתיד. לדייקד נותה ולעיתויה של האינפורמציה ש- נתקבלה נודעת חשיבות רבה ביותר, 0%.-. רש == 2" -"-1. 3ב כפי שזהו המצב גם בעסק של היום. החלטות גרועות יהיו גובעות, כמר בן. מתוך איגפורמציה לא נכתה. החלטות טובות עלולות להיות מאר חרות מכדי שיהיו בעלות חשיבות, אם הן מבוססות על אינפורמציה ש- לא נתקבלה במהירות הראויה. דבר זה מביא אותנו לידי מסד קנה הגיונית. אם המינהלאים של החברה חייבים לנהל את פעילות ה- עסק מתוך משרדיהם, הרי שהשר סות לעיבוד נתונים. לעריכת רשר מית ולדווח חייבות להיות מתוכ- ננות מלכתחילה בָצורה כזאת, שיוכד לו לעזור למינהלאים בסיפוק צרד יהם. ניתוה צורכיהם של המינהלאים על מנת לקבוע, אילו פעולות חייבות להיות מבוצעות כך שהכינד הלאי יהיה מוכשר מדי יום : ביומו לקבל החלטות ולעשות תכניות לעד תיד, הכרח הוא להתבונן באופן אוב- ייקטיבי לשיטות ולקווי הפעולה הד כוללים. שהם בתוקף כעת, ולעשסות תכניות לטווח ארוך לעתיד -- על מנת לצייד את המינהלאי בכל אנד פורמציה הדרושה לו בכל זמן שד היא זקיק לה. אחדות מהנקודות העי;ריות ‏ הן כלהלן: 1 הצרכים של עריכת רשימות. 2 הצרכים של דיווח המבוססים על ניהול בעזרת יוצאים מן הכלל. 3 סיטות עיבוד נתונים המבוס- סות על עיבוד נתונים משולב. 4 הצרכים של פיקוח פנימי. 5 הצרכים של ארגון פונקציונלי. 6 הצרכים של זימון, כפי שהס מתייחסים לעיבוד ניירת. לעריכת רשימות ולדיווח. זימון מאמצים עצומים מושקעים ברוב החברות בזימון התוצרת של בית הד חרושת. ‏ יש סבורים. ובצדק. שזימון התוצרת | צריך | להיעשות בצורה כזאת, שניתן יהיה להשיג את המוד צרים כל אימת שיהא צורך בהם בשביל משלוחים אל לקוחות. לתר צרת המשרד אין מייחסים כרגיל תשומת לב מרובה כל כך: אולם הרשימות המאושרות והדוחות המוד- פסים אינם פחות חשובים מאשר הד תוצרת של בית החרושת. שכן ההחד לטות המבוססות על האינפורמציה הכלולה בתוכם משפיעות על מעמ- דה של החברה בכלולתה. תוצרת הד משרד צריכה להיות נחשבת כבעלת ערך במידה כזאת. שתצדיק אפילו וימון מוקדם. לדוגמה. לא מכבר הייתי במפעל שהשקיע ממֶן רב בהתקנת שיטה של כרטיסי ניקוב. שתוכננה לשם עשיית ניתוחי מכירות ודוחות כספיים מדי חודש בחודשו. הדוחות האלה היו מיוצרים בסוף החודש הבא, מר עד שהוא כמובן מאוחר מדי כש- רוצים שהחלטות הפעולה יהיו נוב- עות מתוך המספרים. הדוחות האלה לא היו מאוחרים יותר מאשר בשיטה הקודמת. אך החברה התקינה את הד מכונות מכיוון שחשבה שהן מהירות יותר מאשר בשיטת יד, ועל סמך זה היא חשבה, שתקבל את המוצרים יר תר מוקדם. נתבקשנו לבדוק את הבעיה ול- סייע לפתרונה ע"י הוצאת המלצר תיגו אל הפועל. כאשר עשינו את הזימון של כל עיבוד הניירת כך. שמחלקת הליווח קיבלה מיסמכים מקוריים על בסיס מיקדם יותר, נתקבלו הדוחות הדרו- שים לא יותר מאוחר מאשר ביום הד חמישי של החודש הבא. אחד השר נויים | העיקריים שנדרשו היח -- בדיקה כוללת של שיטת רישום ה- הזמנות, דבר שהביא אף הוא לכך, שהזמנות בוצעו ביתר מהירות, חש- בונות שולמו יותר מהר ומספר הפד קידים היה קטן יותר. כן נדרשה קביעת תאריכי הפס" קה מוגדרים, על מנת שמיסמכים כספיים יוכלו להיות מעובדים ביתר מהירות ובצורה מסודרת. בדיקות רבות היו דרושות במחד לקות המעבדות ניירת. שנסתיימו ב- רישומים רגילים ביומן. על ידי שר לוב העיבוד של המיסמכים השונים והמחלקות הנוגעות בדבר הושג חי" סכה של ממש במנגנת, נוסף על . החשת העבודה. כן שונו אחדים מנר הגי החברה המיושנים, מאחר שכדר איותו של שינוי כזה הובאה לתשר מת ליבה של ההנהלה. כדי שהמוצרים המוגמרים של הד משרד יהיו מיוצרים בזמן בו הם נדרשים, מן ההכרח הוא לתכנן את זימון העיבוד של כל ניירת הקשורה בכך ולבדוק נוהלים -- אם נתברר שיהא בדבר זה משום תועלת. אם הדבר מתוכנן הוא ומוצא אל הפועל בצורה מתאימה. ניתן להשיג גם הרד בה יתרונות אחרים. ג עריכת רשימות רוב החברות מבזבזות הרבה יותר כסף על קיום רשימות משהדבר נחוץ הוא באמת, אם בצורה חלקית ואם לחלוטין. ניתוחן של רוב רשימות המד נאי של חומרים. למשל, יביא לידי הוכחה שקרוב ל-80 אחוז של הר השקעה מיוצגים על ידי 20 אחוז בלבד של הפריטים. רוב החברות מר ציאות על עיבוד ניירת וקיום רש" מות מצאי מתמידות בשביל הפרר טים הלא"יקרים אותו סכום כסף שהן מוציאות על הפריטים היקרים. לאחרונה הייתי במפעל אחד וראי" תי, שרכשו שם מתשב אלקטרוני שדמי השכירות שלו עולים קרוב לי50,000 דולר לשנה, במטרה לקיים רשימות מצאי מתמידות של החומר. ניתוח הראה, כי 87% של הפרר טים היו שווים ל15%07 של ההשקעה במצאי. הוסבר לחברה. שיהיה זה בזד בוז ממון אם כל כלי המתכת ופרי- טים זולים אחרים ייבדקו באותה דיר קנות כמו אלה שמייצגים את העד לוּת העיקרית של המצאי. ברשותם נערך מחקר על תפקה דים קרובים, (כגון שיטות הרכישה, פיקוח הייצור, פיקוח המצאי של מר צרים מוגמרים, עיבוד הזמנות וכו נתקבלה תוכנית משולבת, שהיתה צריכה להיות מבוצעת בתקופת זמן של שנתיים ושמטרתה היתה לצמצם את השקעת המצאי בשני מיליון דוד לר בערך. את מספר האנשים, שנר תן היה לחסוך. קשה היה להעריך באותו זמן. אך נראה היה שיהא זה חסכון של ממש. פרט לכך ניתן היה להשיג חסכונות על ידי שיטות פיקוח יותר טובות. שבין היתר כללו אה הרעי לרכוש פריטים יקרי ערך בד התאם לדרישות ואילו את הפריטים הזולים לבדוק באורח פיסי באולם המלאי. השיטה שהותקנה הצטיינה בת- כונות הבאות: 1. אחת לשלושה חודשים נעשתה תחזית של דרישות למוצרים מוגמד רים, תודות למאמציהן של מחלקת המכירה ומחלקת הייצור. 2 רשימות של חומרים שלא הכילו אלא את החומרים יקרי הערך, נתבטלו מחמת הנהגת כרטיסי ניד קוב לעריכת דוח המראה את דרר שות החומר הנדרש לחודש אחדי 3 ההפרש בן השימוש בחומר למעשה ובין הדרישות בהתאם לחח- --- זית שימש לקביעת פעילות הרכישה בעתידי 4. בנוסחה. שהומצאה על ידי אחד המהנדסים שלנו, השתמשו להשגת מחזור ‏ רצוי של הפריטים הזולים. הנוסחה המציאה מינימום של כמוד יות. כיוונים של הזמנות שניות, כמור יות של הזמנות שניות ומכסימום של כמויות בשביל כל פריט. כך שהשאד לות מתי וכמה להזמין היו לאוטר מטיות ורשימות המצאי התמידיות היו למיותרותי 5. הפיקוח על רשימות המוצרים המוגמרים ועל הייצור נעשה בעזרת נוסחה אחרת, שבהכרח היתה מכילה גורם עונתי. המטרות היו להגיע לידי מחזור רצוי על ידי מינימום של הש- קעה ועם זאת להמצא במצב בו ניתן למלא אה רוב ההזמנות של הלקוחות. 6 רשימות | של תתמיכללים (עויוומ0-880ט5) נבדקו בהתאם לדריד שות המחזור וזימוני הייצור. בעיקרה התוכנית המשולבת והד כוללת מובנת היא בקלות. אולם כאד שר הפריטים והיוצאים מן הכלל המד רובים מתחילים להופיע בתמונה, הד דבר נעשה מסובך יותר. לדברים כגון קניות חסכוניות, פיקוהים חימון של כל ניירת ודיווח, הערות אישיות על מספר יחידים וגורמים רבים אחרים היה צורך לייחס חשיבות נאותה, כדי למלא את השליחות בצורה מתאימה. מתוך הסוגים הרבים האחרים של תפקידי עריכת רשימות שנתגלו כד מופרזים. שניים שהם כרגיל החשובים ביותר הם היומנים השונים המוחזד קים בשביל חשבונות בני פירעון. ב" דרך כלל ניתן להשיג את כל הרד שימות הנחוצות בתהליך אחד. במד קום שמנהיגים הנהלת פינקסים ללא פינקסים אפשר לסלק כל יומן. ציוד כרטיסי ניקוב, כשמשתחמשים בו בצורה יעילה, ניתן להפיק ממנו חועלת מרובה בשביל חשבונות הד עומדים לגבייה. הכנסנו שיטות שר נות, שבעזרתן יוצרו כל חודש רשי- מות אוטומטיות של חובות שזמן פירעונם עבר והודעות ללקוחות תוך יומיים אחרי גמר החודש, וצמצמנו בכך באופן ניכר גם את הסכומים התלויים ועומדים וגם את ההוצאות על פקידים. ציוד כרטיסי ניקוב. כשמשתמשים בו לשם ביצוע תפקיד החשבונות הד עומדים לגבייה, נותן כמוצרדלוואי חלוקת ההוצאות והתאמה מיפנית של צ'קים במידה שמשתמשים בתויות כרטיסי ניקוב. כפי שהודגש לעיל, התפקידים של עריכת רשימות עולים ביוקר. הד ערך של כל אינפורמציה הכלולה בהן צריך להיות נבדק מחדש והגישה אליו צריכה להיות ספקנית. כל חשי" מה שנמצאה כהכרחית צריכה להיות נקבעת כמטרה וכל עיבוד קודם צריך להיות מתואם כך שהמטרה תושג במינימום של הוצאות וזמן. ניהול בעזרת יוצאים מן הכלל רוב המינהלאים מוטרדים כיום על ידי העברה מתמדת של המוני דוחות מפורטים אל שולחנות עבודתם. עובד דים מצוידים במכונות שיכפול מהי- רות"תהליך עושים מאמצים כבירים כדי ל,סכנע" את ההנהלה בעזרת הכמות המרובה של אינפורמציה שהם מסוגלים לייצר. שמעתי מינהלאים מתלוננים, ‏ ש" אין להם מספיק זמן לקלוט את האינ" פורמציה הכלולה בדוחות המרובים הניתנים להם. מינהלאי אחד סיפר לי לא מכבר, שהוא מוטרח ביותר מכך שאין שיכלתו לעיין בכל הדו" חות שהוא קיבל, ואיננו ידע באילו מהם עליו לעיין ומאילו מהם הוא יכול להתעלם. הסיבה למצב הקיים מובנת היא כל צורכה. לפני שנים לא רבות ראו רוב המינהלאים צורך לעצמם לקבל אותה אינפורמציה. באותו זמן החל העסק של ציוד משרדי מהיר" תהליך להתפתח בממדים עצומים. מינהלאים שלא יכלו לקבל אינפורד מציה מספיקה די מהר, קנוהו בקלות ועד מהרה הם היו במצבו של הנער שגילה פתאום מהי מראה של גלידה. תפקידו של מינהלאי הוא בראש וראשונה לקבל החלטות חשובות. אם ברצונך לבחור באחד הדוחות שאתה מקבל כרגיל ולעבוד עליו בפרטות. תמצא בו אולי מעט מאד שידרוט ממך קבלת החלטה. אין ספק ששימוש באינפורמציה זו עשוי לדרוש פעולה מצידך, אך ייתכן כי מה שעליך לע- שות הוא לעבור על כל הנתונים הלאדחשובים כדי למצוא את הדבר שיחייבך לפעול נגדו. כשאנו מתכננים דוחות בשביל | ההנהלה, אחת ממשימותינו היא אז לתכנן אותם ואת העיבוד המתאים 8 של נתונים כך שלא יופיעו אלא ה- יוצאים מן הכלל גרידא. כל אינפור- מציה המשפיעה על פעילות נורמלית נבחרת ומסולקת לפני הכנת הדוחות. ברור. שרעיון זה של -ניהול בעזרת יוצאים מן הכלל" נותן למינהלאי את האפשרות להקדיש את רוב הזד מן העומד לרשותו לבעיות ולהשתדל למצוא את הבעיות. כן זה צריך לתת לו כמות זמן מירבית שיוכל להקדישה לעשיית תוכניות בשביל החברה. דבר שנודעת לו חשיבות מרובה ביותר. כדוגמה, לא מכבר סייענו לחברה אחת בעריכת תקציב. היתה זאת חב" רה גדולה והדוח החודשי שלה המד יוצר מיכנית היה מפורט ביותר. מינד הלאי מסוים היה צריך להקדיש שעות רבות לדוח הזה כדי למצוא בו את קשטחים שהיו נראים כזקוקים לת- שומת לבו. במקום לתת לו את הדוח הזה כפי שהיה, אנו תכננו דוח של יוצאים מן הכלל מיוחד בשבילו שז נרסמו בו רק הפרטים שהיו מעבר לאחוז המותי של חילוקי דעות. מינהלאי מיוחד זה היה עובד שעות ארוכות במשרד וגם היה לוקח אתו עבודה הביתה למספ- ערבים בשבוע. כשכל הדוחות שלו נשתנוה כתוצאה מההשתמשות ברעיון של ניד הול בעזרת היוצא מן הכלל. הוא היה מסוגל לנוח. ואפילו להתרכז יותר טוב, ובצורה זו לעשות עבודה ייתר טובה בשביל החברה. בדומה לכך, היה שם מנהל מכיד רות שביקש מהזבנים הרבים שבפי- קודו לעשות עבודה ניכרת בשביל החברה. הוא הכניס שיטה של מיכ" סה מסובכת שהקיפה הרבה סוגי מוצר. עד שהוא קיבל את הדוח הד שבועי שלו ועבר על כל הפרטים ה- נוגעם בדבר, היה סוף השבוע וכמעט שכבר הגיע הזמן בשביל הדוח הבא. אנו שינינו את הדוח שלו כך. שכל מה שקיבל היו כמויות המכיד רות שהיוו אחוז מוגדר מראש מתחהת למיכסה. מחשב אלקטרוני חישב את המספרים בהתאם לנוסחה שלקחה ב" חשבון דברים אחרים. כגון מכירות- זשנהיעדיכה, המכירות הכלליות של סוגי מוצרים קרובים וכר. ראוי לצוון. שהיעילות של מנהל מכירות זה עלתה עד לנקודה. בה הדוח שלו על פעילות זב:יו היה כמעט גלית נייר הלק. לא קשה לד נחש, כי העובדה שרוב האגשים מיל- או את מיכסותיהם התבלטה בסוג זה של דיווח בצורה יותר בולטת. נרמז על עלייה במיכסות והוחל בפעולה מיידית. כל מי שמבקש להקדיש את רוב זמנו לכך שיהא יעיל בעבודתו, חייב לתת את הדעת על הרעין של ,ניהול כעזרת יוצאים מן הכלל". עיבוד נתונים משולב דוחות ההנהלה ‏ תיבוד נתונים משולב מתגלים כקרובים ביותר. אם נותנים את הדעת על ההגדרה הבאה: .ענ"מ * הוא התוצרת האפקטיבית של זרם מתואם ובלתי פוסק של נתר ני יסוד הנדרשים ע"י ההנהלה בקב- לת החלטות שלה בפיקוחה ובתכנון תפקידים שלה באמצעות הארגון השיה טתי של כל התפקידים הפקידותיים הנוגעים בדבר". המשימות העיקריות של תוכניות ענ"מ חייבות להיות -- הגשת דוחות להנהלה במהירות ובדייקנות האפש- רית ובמינימום הוצאות. ענ"מ חייב להיות מונהג כך. ש- החלטות ההנהלה ייצרו תגובת שרד שרת של פעילויות קרובות, כשכל תפקיד יבוצע בצורה קבועה מראש כפי שהוכתבה ע"י הנוהל ויסתיים ב- דוחות שההנהלה תוכל להשתמש בהם לסם הערכת החלטותיה הקודמות וקבלת החלטות נוספות. בצורה כזאת ההנהלה תוכל לפקח. למעשה, על הפעולות המפורטות של החברה מבלי שיהא עליה לבדוק אישית את הפעי- לויות היומיות של כל עובד ועובד. ויכוחים רבים מדי על ענ"מ שמו את הדגש בכלי המתכת הנוגעים בד דבר. שיטות פותחו במיוחד כדי לאפ- שר את השימוש בסוגים מסוימים של ציוד. סוג זה של גישה יצמצם בדרך כלל את התוצאות ואת הגמישות הד- רושה בשביל ההתפשטות בעתיד. חברה אינה מחליטה לאיזה סוג של ציוד היא זקוקה בבית החרוד שת שלה ומייצרת אחר כך את מוצריה המוגמרים בצורה הטובה בד יותר שהציוד הזה מרשה. היא מתכד ננת תחילה את הפריטים, שהיא רוצה לעשות, בדיוק באותה הדרך שהיא רוצה אותם, ואז היא משיגה את המכונות שיעסו את העבודה. לפני זמן מה צלצל אלי מינהלאי אחד ושאל אותי, אילו מכונות כר ללות בדרך כלל מיתקן יסודי של == * עיבוד גתונים משולב. כרטיסי ניקוב. כעבור חודשים אחדים הוא צלצל שוב והודעני, שהגיש הזד מנה למכונות שרמזתי עליהן ושכעת הוא מבקש ממני שאבוא ואגיד לה לאתו מטרה עליו להשתמש בהן. עסינו מחקר אפשרויות ולא מצאנו כל שימוש של כרטיסי ניקוב. עם זאת היינו מסוגלים להמליץ מספר המלצות, בהיותנו מודרכים על ידי הרצן לסילוב טוב יותר של דרר שותיו לעיבוד נתונים שהיה חוסך לו סכום ניכר של כסף. המכונות המשרדיות הנמצאות כד יום בשוק מתוכננות כך שיוכלו לד עזור במילוי הדרישות לעיבוד נתוד נים. עם זאת יש לברור אותן לאחר שהדרישות הוגדרו. אם עליהן לעשות שירות יעיל. לדוגמה. חברה אחת הנהיגה שיטה מסובכת לעיבוד הזמנות המבוססת על מכונה מסוג מיוחד, שהיתה ידועה כעובדת בצורה משביעה רצון בחב- רה אחרת, איתה היא ביחסים טובים. היא היתה מרוגזת מהתוצאות שהשיר גה. אמנם היא נהנתה מהיתרונות של מוצר"הלואי שנתאפשר לה עלד ידי סוג זה של ציוד, אלא שד" רוש היה זמן רב יותר להבין את ההזמנות. בחברה זו נודעת היתה ל- שירות ללקוח חשיבות רבה ביותר. בעוד טשבחברה האחרת לא היה לדבר , זה ערך ניכר באופן יחסק ' במקרה זה פותחה שיטה חדשה לגמרי לעיבוד נתונים, שהשתמשה ב- ציוד משרדי שהיה עשוי למלא את הדרישות של חברה זאת. כל ההזד מנות שנתקבלו היו בדרכן למחסן בממוצע של פחות מחצי שעה מרגע היכנסותן למחלקת ההזמנות. סוגים רבים של ציוד מסוגלים לבצע תפקידים דומים של עיבוד נתונים. הדבר שנודעת לו חשיבות הוא, שתחילה יוגדרו הדרישות ול- אחר מכן ייבחר הציוד המתאיםי עיבוד נתונים משולב יוצג בהת- חלה כמיכח מוחלט המחבר בעזרת רצועות נייר פשוטות של שפה תהד ליך אחד של.מכונה עם זה של מכונה שנייה. אופו חשיבה זה חייב להש- תנות כך, שאיץ להשתמש במכונות 34 , אלא במקרים שהשימוש בהן יכול להיות מוצדק. אין להטיל שום דבל על המכונות מתוך ההתחשבות במיד כון גרידא. ישנן הרבה שיטות או חלקי שיטה, שהיו יכולים לשרת את החברה יותר טוב. אילו בוצעו ב- ידייםי לאמיתו של דבר, חברה קטנה יכולה היתה להפיק תועלת רבה מד תוכנית עיבוד נתונים משולב גם ללא כל שימוש במכונות. חב-ה קטנה אחת הגיעה לשיא היעילות במישור זה על ידי כך שעשתה את שיטרות המטען שלה חלק ממערכת ההזמ" נות שלה. שיפור זה, זעיר במידת מה, חסך את ההוצאה על פקיד משד רדי אחד. שתפקידו בחברה היה נכבד ביותר. שינויים פקידותיים דו- מים אחרים הוסיפו דולרים רצויים לד תמונת הרווחים שלהם. העובדה שהם לא יכלו להרשות לעצמם שיטת עיד בוד במכונה לא ריפתה את ידיהם מלהשתמש בעקרונות של עיבוד נתור נים משולב בעסק שלהם. מבחינת האחוזים היו החסכונות שלהם גדר לים לא פחות מאלה של אחדות מה- חברות, בהן אנו התקננו מחשבים אלקטרוניים. הדבר שצריך להיעשות אינו איד פוא רק לנסות לקבוע, אילו מכונות יעשו את העבודה הטובה ביותר אלא גם להחליט אם מכונות נחר צות הן בהחלט לכל התפקידים. בסיכום, הדברים שההנהלה רש" אית לצפות להם מתוכנית עיבוד נתו" נים משולב, במקרה שמשתמטים בה בכל רחבי החברה, הם: 1. עיבוד ניירת מתוכנן במינימום של הוצאות לחברה, מתוך שימוש בד ציוד מיכני, חשמלי או אלקטרוני, אם שימוש זה הוכח כמוצרק. 2 עריכת רשימות מינימלית. 3 בקורות פנימיות מספיקות. 4. דוחות הנהלה מדויקים. המבוד ססים על ניהול בעזרת יוצאים מן הכלל והמתקבלים במהירות המספיקה לקבלת החלטות יעילה. ארגון נוערד? איגפורגוציה בנוינהל חברות רבות מתחבטות כיום בב- עיות | החמורות הנוגעות לניצול היכולת של מחשבים. המחשבים שתפקידם לספק להנהלות את מיטב האינפורמציה, הדרושה להן לחריצת הההלטות, איגם מופעלים כראוי. יכולתם למזג את שיטות האינפור- מציה השונות אינה מנוצלת על הצד היותר טוב. יתרה מזו: יש רושם כי המצב לא זו בלבד שאינו משתפר אלא הולך ומחמיר. הסתכלותי במצב זה במישור העסקים הביאה אותי למסקנות הבאות: 6 בעית הפעולה הארגונית, הדרושה לניהול יעיל של שי" טות אינפורמציה, תלך ותח" מיר ברוב החכרות, ככל שיר" חיכו את השימוש במחשכים. 6 המושגים המקובלים כיום בשדה ארגון מערכי אינפורמצ- יה ועיבוד הנתונים הוכחו כבלתי מפוגלים לספק פתוון של ממש. 6 רק כאשר תתגבש גישה חרשה ושונה לארגון שיטת האחריות של המערכים ‏ -- יוכלו החכרות לעשות את הצ" עדים הראשונים כניצול היכו- לת של המחשב הטיפרתי המו" דרני ושל הציוד הקשור בו( המשמש לעיכוד נתונים והע* ברה. מטרת המאמר הזה היא להתוות גישה לארגון מערכים, שתסייע לחד ברות להפיק. תועלת מהשיכלולים שיבוצעו בעתיד, הן בכלים לעיבוד נתונים והן בשיטות ההפעלה. הכיווז המוטעה כשהוכנסו המחשבים לראשונה ל- חברות, לפני עשר שנים בקירוב, השתמשו בהם לשם ביצוע אוטומא- טי של מתי מספר פעולות לאדקשוד רותי אופייני הדבר שהפעולה הראשונה בה הונהגה אוטומאציה היתה של הכנת רשימת המשכורות. אחריה באו פעולות כגון הכנת החשבונות ללקוחות וניהול הפנקס של בעלי המניות. אחרי ששימושים אלה נק- לטו יפה יכלה החברה לשקול כצער דים נוספים. את הנהגת האוטומאציה במערך-החשבונות הכללי, ואף בנר הול חשבונות המצאי. בשלב זה נתגלה גיבוכייתר בנתור נים המוכנסים, בפעולת העיבוד, וב" תוצאות. הוכח כי פיתוח והחזקת . :פר | מערכי-אינפורמציה עצמאיים ואוטומטיים, אינה הדרך הנכונה לד ניצול כוחו של מחשב. כאשר נתגלה כי מצב זה נתהווה בהרבה חברות בזמן אחד בערך (לפני 5--7 שנים) נולד מושג חדש שזכה לשימוש רחב. המדובר הוא בד .עיבוד נתונים משולב", בראשי תר בות -- ,1.2.7 (.6402 64)בזק6ותו שתו06655ז0"). מושג זה סימל את הצורך בשילוב מערכי | האינפורמציה | האוטומטיים השונים. עד מהרה נדהק המושג תת על ידי סיסמה חדשה - . .מערכים טוטליים". דו"משמעות ואשליה במשך ארבע שנים לפחות הופיע המונח ,מערכים טוטליים" בעתונות לא כסתבס בכאגר הנהונים 6( היכנות כל הפערכיס העיסקיים הלקהסצים במתקב לאג נהונים וליבורי ,הוניס 0'27 הכסהכטים בשאגר ה? שִ המקצועית הדנה במחשבים ובמערכי אינפורמציה, כשהוא חחר ונשנה שוב וסוב בצורה טונוטונית. השימוש הנדוש במונח זה, על ידי אנשים רבים מאד המתכוונים לבטא באמצעותו דברים השונים מקצה אל קצה, גרם לו שישתחק לגמרי ויפד סיד כל מובן ברור. כדוגמה אביא שתי הגדרות שניתנו לאחרונה בשני ספרים מקצועיים. 6 קרעיון המערכים הטו" טליים, שנולד לפני כמה ש" נים, בא כתגובה לסיבוך המופלג | של מערכי-האינ" פורמציה הנהוגים בחכרות. רעיון זה, אם נכטאו בלשון פשוטה, תובע ממנהליה של חברה לבצע בדיקה יפודית של כל מערכי-האינפורמצ- יה הנהוגים בחברתם, לפני שהם באים להנהיג שינוד יים יסודיים כאחד המער" כים". 6 קהמאמץ הניהולי והש" קטת הכספים מוגדרים לפ" עמים כפעולות הדוגלות ב" קרעיון | המערכים הטוט" ליים". פירושן של פעולית אלו אינו אלא הכוונת הע" סק כולו על ירי מחשב, או ,יס מקרכים והלוקה האחריוה ה ו יר ץק | "שי על ידי קבוצה של מחש- בים מתואמים ומשולבים. כלומר, | פיקוח | אוטומטי, בעזרת מכונות, טל אגפי המצאי, קביעת מכסות ה" יוצור, תובלה ימית, פנקם" נות, וכל שאר הפעולות שאפשר לצמצמן עד כדי הדגמה במונחים מתמטיים ; תוך כדי צימצום הפיקוח האנושי | לתפקירים כגון קביעת המטרות הכלליות וטיפיל במצבים בלתי צפו" יום | לגמרי, ‏ כגון רעידות ארמה ומלחמות". כלומר, המונח ,מערכים טוטליים" משמש להגדרת כל מיני דברים, החל ממיודענו הישן והותיק: ,עיד בוד נתונים משולב", וגמור בשלב הסופי של ניהול עסקים בדרך של אוטומציה מלאה. הקסיים הנובעים ממונח זה הם משני סוגים: אלה הנובעים מכך שאי לה כשלעצמו, פירוש מדויק, ואלה | הגובעים | מן המשמעויות המוטעות המיוחסות לו על ידי רוב אנסשי המקצוע. רוב זה מפרש את המונח כמשקף מערך אינפורמציה יחיד בשביל חברה, מערך שיש לרד אותו כטוטליי אם עקרון המערכים הטוטליים גוד רס מערך אינפורמציה יחיד בשביל חברה, הרי אני חולק על דעה זו משני טעמים. ראשית, מערך האינר פירמציה הכולל של הברה הוא כה גדול וכלדמקיף, עד שהוא חדל לספק קלאסיפיקציה קולעת ומועילה. ‏ ש- גית, פיתוח מערך אינפורמציה תובע צורות כה שונות של מומחיות עד שהמונח ,מערכים טוטליים" אינו עשוי להקל על הניהול בגשתןו להד ניח את המסד הארגוני לפיתוח מע- רכי אינפורמציה יעילים. אני מדגיש: העקרון של מעוך אינפורמציה יחיד מחייב פיקוח מרכזי על פעולת המערכים. נקודה זו היא נקודת התורפה, ובגללה אני משוכנע שרעיון המערכים הטוטליים (בין שהגדרתו תהיה זו או אחרת) דוחף אותנו לכיוון מוטעה. גישה יותר נכונה סבורני שנקודת"ראות נכונה יותר שממנה יש לגשת לארגון מערכי הד אינפורמציה היא זו הקוראת ‏ לד פצל את המערכים ואת הפעולות של עיבוד האינפורמציה. 8 ת- 7 אוו -- הפיצול צריך להיות אופקי ואנכי כאחד. במישור האופקי יש לסווג את הפעולות של המערכים על יסוד העד בודה הנעשית על ידי כל מערך ומערך. במישור האנַכי אפשר לסווג את הפעולות בהתאם לסוג האינפור- מציה בה מטפל כל מערך: הבה ונבחן את הסווגים האלה כדי לראות כיצד יוכל הניהול להע- זר בהם, כדי לארגן את מערכות האינפורמציה של חברה ואת פעולות עיבוד הנתונים הדרושות לה. סיווג אופקי הפיתוח של מערך אינפורמציה הוא בדרך כלל תהליך רצוף, למן הרגע בו הוא מצטייר בדעתו של המתכנן ועד השעה בה הוא נמצא בפעולה. כל חוליה בפיתוח נוטה להשתלב עם החוליה הבאהי כתוצאה מזה קשה להצביע על נקודת"גבול מדויקת, בה מסתיימת חוליה אחת ומתחילה זו הבאה אח- ריה. מסיבה זו נחשב הפיתוח של מערך אינפורמציה כמיבצע מאופי הומוגני יחסית. קיימת נטיה להגדיר אנשים מסו- ימים כ,מומחים למערפי אינפורד מציה", ולציין אגפים מסוימים של המסגרת הארגונית כ;מדורי אינד פורמציה". על יסוד זה ישנה נטיה לראות את המומחים והמדריכים הא- מורים כגורם של מומחיות, הפועל בכל שלבי הפיתוח של מערך אינד פורמציה, מהשלב הראשון ועד הא- הרון. ! שלבי ההתפתחות סבורני כי הדעה הרואה את הפיד תוח של מערכי אינפורמציה כפער לה הומוגנית -- בטעות יסודה. דע- תי היא כי הקמת מערך אינפורמצ- יה אוטומטי מבוצעת בשלושה שלד בים. כל שלב שונה מקודמו ובכל אחד יש לדן לחוד. אם כי הנקודות בהן מסתיים שלב אחד ומתחיל הבא אחריו חורגות תמיד מגבולן ונכנסות לתחומי הנקודה השכנה. תה משום שקשה לקבוע את הגבולות המדויד קים של כל שלב ושלב. שלושת השלבים הם אלה: שלב ראשון: התפלגות המער" כים. פעולה זו באה להגדיר ולציין את כל הצדדים של מערך אינפור- מציה: החשובים בשביל חמשתמשים בו. התפלגות המערכים מייצגת את 6 -=-=]-].--=-- ההכרעות הבסיסיות, שבקטר לחר צתן בעתיד יצטרך המערך לספק 'אינפורמציה. בפעולת ההקמה ‏ של מערכי אינפורמציה ‏ רבים נקבעים בשלב זה האביזרים המטפלים בער תוי האינפורמציה, היקף האינפור- מציה המופקת והיקף הנתונים המוכ- נסים. למשל: במערך לפיקוח על תקציב נקבעים בשלב זה הממדים של ההצעות התקציביות, הליכי הד אישורים, ההיקף והעיתוי של הדוד חות על ביצוע התקציבים. כל הפעולות האלה טעונות הגדרת וציון בשלב זה, משום חשיבותן לד גורמים המשתמשים במערך האינר פורמציה שמדובר בו. שיטה שונה ננקטת כהכנת ההתפלגות במערך אינפורמציה אוטומטי המפקח על המלאי. מערך כזה עלול לא לייצג את ההיקף של הזמנות חידוש-המ- לאי הנמסרות לספקים. למנהל כל- בו אין כל ענין לקבוע מראש את היקף ההזמנות. הוא מוכן להגיד אמן אחרי היקף כלשהו של הזמנות, ובלבד שיהיה להן יסוד. שלב שנו: קמיעת התהליכים של עיבוד הנתונים. חלק זה מטפל בפעולות החשובות לעיבוד הנתונים. בשלב זה יש לתכנת מנד גנוו לעיבוד הנתונים, שיפעיל בצו- רה נאותה את המערכים שפורטו ותוכנתו בשלב ראשוך. שלב שלישי: תכנות. התכנות מתחיל בדרך כלל בשרטוט תרשים הזד רימה של המערך ומסתיים כאשר המחשב מפעיל את המערך הלכה למעשה. השלבים השונים של פיתוח מע- רכי אינפורמציה הם, כמובן, מתואר מים זה לזה. השלב של התמקצעות המערכים חייב. להביא בחשבון את המיגבלות הטבעיות של פעולת ער בוד הנתונים. השלב של עיבוד הנר תונים חייב להתחשב בכושר של הד ציוד הבא בחשבון, ובמידה מסוימת גם ביכולת של המתכנתים. הנקודה החשובה היא שהאחראי להקמת | המדור: לעיבוד | הנתונים רשאי לצמצם את היקף הנתונים הד מוזרמים, אך ורק אם הציוד לעיבוד הנתונים אינו מסוגל למלא אחרי כל הדרישות. מומחה זה אינו נושא בד שום אחריות ,לגבי סוג האינפורמצי יה שתוזרם מהאגף שהקים. הוא חדין" לגבי המתכנת. האחרון מפתח תכ" נית יעילה ככל האפשר המספקת את צרכיו המוגדרים של האגף לעיבוד הנתונים. הצימצומים המונהגים בע- בודת המערך צריכים להיות אך ורק כאלה הנובעים מצימצום הכושר של הציוד. קוים אופייניים בעולם החברות מערבבים לעתים קרובות את שלושת השלבים זה בוה. הסיבה העיקרית לכך היא ש-" במערכי אינפורמציה שונים קיים סדר שונה של שלבים. יש מערכים בהם -קיים רק שלב ההתמקצעות (ספציפיקציה). למשל: מערך. לרי7 כוז אינפורמציה אישית על צמרת הניהול, זקוק רק לשלב של התפל- גות המערכים. כי עיבוד הנתונים, שבענין זה הוא פחות-חשיבות מעצם טבעו, אפשר לבצעו תוך כדי קבר עת חוט השדרה של המערך. ישנם מערכי אינפורמציה הכוללים *' רק את השלבים ב' רג'. שתי סיבות עיקריות לכך: (1) מערכים רבים כנויים יפה. האישור להתמקצעות של" הם מובטח עוד לפני שזו מוג- שת לעיון ההנהלות. הבעיה היחידרה היא כיצךד לאטמט אותם. (9) מערכים רבים אינם זקו- קים כלל לתיכנון הנקבעץ במ" דור א/ דרכיהם נקבעים על ירי התפקיך המוטל עליהם, כגון חכנת רשימת השכר, או משלוח החשבונות ללקוחות. אלו הם הקוים האופייניים של השלבים. הבה נבדוק אותם אחד אחד. התמקצעות המערכים. הצד הד אופייני ביותר לגבי התמקצעות המערכים הוא הכלל שעליה להיות מפוצלת לגבי האנשים המפעילים אותה. כלומר היא צריכה להיות בד פיקוחם של אלה המשתמשים במעד רר. מסקנתי זו נובעת מהנימוקים הב- אים: מנהל התיפעול נושא באחריות ליעילות מערך האינפורמציה. הוא אינו יכול להעביר אחריות זו לצוות שאינו סר למרות. בשיטות האינפורמציה, המקובלות בסקטורים רבים, נוצרים חידושים טכניים המחייבים פעולה בלתי פור סקת של הכנסת שיכלולים, כדי לקד יים את המערך במצב של עידכון טכני. קרוב לודאי שחשיבותו של תהליך זה בסקטורים האמורים תלך ותגבר. מנהל תיפעול הקופא על שמריו הפך .בחברות מסוג זה ילט פוס שאבד :עליו הכלח. .מנהל התיפעול ‏ חייב להנהיג שר טות אינפורמציה חדשות ומשופרות, אחרת -- ימסר מקומו למנהל חדש שיעשה זאת. מאידך, אייאפשר לחה ייב את המנהל באחריות מלאה לרד מה המספיקה של מערך האינפורד מציה הנתון תחת ידו. אם תפקיד התיפעול נמסר לצוות שאינו כפוף למרותו של המנהל. , אחריות מבוזרת בניהול מערה כי אינפורמציה של חברות הוכיחה עצמה כיעילה יותר מאחריות מרר כזת. להדגמה נביא את דבריו של פיליפ ה. תורסטון במחקרו במערכי אינפורמציה המופעלים בשורה של חברות: ,,נדמה לי כי אסור להר- שות למומחה לשלוט בכי- פה, וכי החברות ייטיבו לעשות אס יפקידו מידה רחבה יותר של אחויות בידי המנהלים האחראיים על התיבעולי'. לדעה פחות או יותר דומה הגיע ג'ון ט. גאַריטי במחקרו הדן ביעילות של עבודת המחשבים ב-27 חברות. הוא מציין כי הגורמים המבדילים בין חברות שהפעילו מחשבים ביעי- לות ובין אלה שלא השיגו תוצאה זו הם אלה: שיתוף הממונים על הפעלת המחשבים בקביעת פרויקד טים של עבודת המחשבים, האיוש של הפרויקטים האלה, והאחריות ל- ביצועס. נסיוני שלי מאשר את המסקנות האלה במלואן. התכנון של מערכי אינפורמציה שונים מצריך צורות שונות של כר שר וידע. לעתים קרובות קיימ מי" דה מסוימת של חריגות. למשל: הכושר הדרוש לתכנון תקציב-הוצר אות של ייצור תעשייתי הוא שונה לחלוטין | מהכושר הדרוש לתכנון מכסות הייצור. במלים אחרות: המד שימה של פירוט יתר של הדברים האלה, החשובים לגורמים המשתמ" שים במערך, משתנית מתפקיד לתפ- קיד ומחברה לחברה. יש בכך משום נימוק לטובת הדצנטרליזציה (בר זור). 6 המתכנן | מערך אינפורמציה, הנועד לשרת את ההנהלה, חייב להד כיר לפני ולפנים את הבעיות של הסקטור הנוגע. כדי להשלים את בקיאותו חייב לפעמים המתכנן 3 לעבוד שעות מרובות למדי ליד המחסבים. שכם אחד .עם ‏ הפקידים המשתמשים :באינפורמציה. ילמשל: מומחה המתעתד לתכנן מערך אינ- פורמציה המפקח על תקציב, נדרש בדרך כלל לעבוד זמן מה בפיקוח על התקציב. תפקיד הפוך מוטל על המומחה לתקציבים: עליו לרכוש לעצמן ידיעה מספיקה במחשבים, כדי לקבוע כיצד יוכל לשפר בעזרד תם את מערכת הפיקוח על התקציב אולם לימודו זה יהיה קל מאד. מערכי אינפורמציה רבים משתמ- שים באביזרי תיקשורת הסונים מ- אלה של המחשבים. ג'מס ברייט מנה 0 אבזרים כאלה המשמשים בתכנון הייצור ובתפקידי פיקוח. את פירו- טו זה הביא ברייט בתזכיר מדעי שהגיש לועידה: הבינלאומית שנערד כה בשנת 1963 מטעם המכון של מהנדסי התעשיה בארצות הברית. מערכי אינפורמציה שונים נוטים לד השתמש באבזרי קומוניקציה שונים. מומחים למערכי אינפורמציה הד עוסקים בחבר העובדים אינם בקר אים בדרך כלל באבזרי תיקטורת אלה. לעומת זאת הם בקיאים יותר במכונות כגון המחשב, שבהן הנד הגה סטנדרטיזציה. אסכם את דברי בהדגשה כי הפעד לת ההתפלגות המקצועית של מער" כי האינפורמציה יש לבצעה על דרך הביזור (דצנטרליזציה). ההנהלה אינה יכולה למסור תפקיד זה ליחידת כוח האדם. שכן הוכח מהנסיון כי העבודה אינה מתקדמת די הצורך כאשר היא מתנהלת בשיטה זו. יתר על כן: אנשי יחידת כוח האדם חסרים בדרך כלל את הכושר והבד קיאות הדרושים להפעלת מערך ההתפלגות | המקצועית | (ההתמקצ" עות). הפעלת עיבור הנתונים. בניגוד להתמקצעות המערכים ישנה אפש- רות וקיימת חובה לבצע את עיבוד הנתונים על דרך הצנטרליזציה. מסד קנתי זו נשענת על הנמוקים הבד אים: (1) מיזוג | מערכי האינפורמציה של חברה רצו" מטעמים כלכליים. קטע של אינפורמציה שנקלט ונרטם על כרטיס ניקוב, סרט מגנטי או תקליט -- קטע כזה אפשר להשתד מש בו בכמה וכמה מערכי אינפור- מציה שונים. ועוד זאת: פעולות הריכוז. ההשלמה והעיבוד של הנתוד נים מבוצעות ביתר יעילות י בתנאי מערך אינפורמציה משולב אחד. ולד ו 7 .-- ו וצו יד 8 0% ו ₪ בסוף: המיזוג של כל פעולות עיבוד הנתונים. הדרושות לחברה, מתבצע בצורה הטובה ביותר כאשר האחד ריות לעיבוד. הנתונים מוטלת על רשות אחת. : (2) הרבה חברות צועדות לקד ראה הקמת מאגר נחונים כללי אחך. (בחברות גדולות. בהן בוצעה הצנ" טרליזציה, התהליך הוא לקראת הקד מת מאגר נתונים סל כל אגף). במאגר זה תרוכז כל האינפורמציה בה יסתמשו במערכים הממוכנים הסונים. דרך זו, לא זו בלבד שהיא מקטינה ‏ את ההוצאות המוסקעות במיזוג | מערכי האינפורמליה אלא שהיא מעמידה לרשות הניהול אינר פורמציה אשר אין אפשרות להשיגה בלעדי מאגר נתנים כולל. (3) פיתיה | המערכים | לעיבוד נתונים מצריך בראש ודאשתה ידיד עה בצייד ובשיטות לעיבוד נתונים. מסום כך תבוצע מלאכה זו על הצד היותר סוב אם תמסר לידי מומחים בעניני כוה אדם. כאשר הקמת מערך אינפורמציה אוסומסי מגיעה ‏ לסלב של עיבוד קנתונים. מתברר כי בשלב זה קיים מיון רב בק המערכים הקונים. זו הסיבה שבגללה נודע לפיתוח של עיד בוד הנתונים אופי של פעולה הומר גנית, סאין בה הבדלים חשובים כאשר היא מבוצעת במערך זה או אחר מבין שורת מערכי האינפורמציה השונים, המקובלים בחברות. (4) מתקבל על הדעת שההנהלה תטיל על יחידה של כוח אדם את האחריות להפעלת מערך האינפורמ- ציה -- אולם רק אחרי שבמעוך זה בוצע שלב ההתפלגות (ההתד מקצעות). בסיכום אדגיש כי לדעתי עבודת ההפעלה של מערך חדס לעיבוד נתר ניס יש לגהלה בדרך סל בייזור (צנטרליזציה) מסעמים אלה: דרך זו מאפסשרת קימוצים בהוצאות המוש- קעוה במיזוג מערכי האינפורמציה: דרך זו היא הנוחה ביותר לתיפעול על ידי מומחי כוח אדס: הפעלה זו היא מסוג העבודות שמנהלי התיפעול יכולים להטילן על אמת היחידות של מדור כוח האדם. תיכנות. מסתבר כי מבין שלושת ושלבים שלב התיכנות הוא הנוח ביותר לביזור מטעמים אלה: (1) הביזור מאפשר לבצע את הד היכנות בהוצאה הנמוכה ביותר. (2) כתיבת תכנית הנועדת לחברה מצריכה בקיאות מיוחדת בציוד וב" סימני לסונות התיכנות. הכושר הדרוש לתיכנות המערכים השונים היא לד מעשה אותו. (3) את ביצוע התיכנות על ההנד הלה למסור לגורם זה או אחר, ואין הבדל אם גורם זה יהיה יחידה של כוח אדם או מדור האחראי במישרין בפני המנהל. סיווג אנכי סבורני כי בחכרה טיפוסית קיימים שלושה מערכי אינפורמציה ראשיים, ונוסף להם מספר שונה ולא-מוגדר של מערכים מיטניים. מערך ראשי משפיע על המבנה הכללי של החברה, ואילו מערך מיסני מוגבל לחלק מ- צומצם של המסגרת. תחילה נסקור את המערכים הראשיים. אינפורמציה פיננסית כל חברה מצוידת במערך-אינפור- מציה פיננסי מסוג זה או אחר. הבסיס של מערך זה הוא זרם הכספים העובר בצינורות החברה. חלק חסוב מפעולת המערך הפיננסי מוקדש לאינפורמציה פנימית והיסטורית. יחד עם זאת הוא מספק השלכות הנוגעות לעתיד, לצורך עיבוד תקציבים, וביצוע אנליזות של קשקעות יסוד. המערך הפיננסי מפעיל לפעמים כמויות עצומות של נתונים. במלאכתו זו הוא עשוי להפיק תועלת רבה מאוד ממחשבים ומכסירים קשורים לעיבוד נתונים. אך יש לציין כי עיקר תפקידו של המחשב הוא הוזלת ההוצאות לעיבוד נתונים. הנתונים המסופקים על ידי מחשב והנתוגים המסופקים על ידי מכשירים אהרים איכותם היא בדרך כלל ללא הבדל ניכר: תפקידו העיקרי של מערך פיננסי הוא לסייע בידי ההנהלה לקיים את שליטתה. | חמהירות | שבה מסופקים הנתונים (מחירות המתבטאת ברגעים ואפילו בימים) אין לה בדרך כלל חסיבות רבה. אם נקבע תאריך סופי לביצוע עבודה זו או אחרת של הד מערך, הרי חובה לכבדו. אולם תאריכים סופיים לגבי מערך פיננסי אינם כאלה המחייבים הערכת אינפורמציה ברגע שבו היא מצויה. למסשל: אם נקבע תאריך לתשלום יש לכבדו. אולם בקביעת התאריך אפסר לנהוג בגמיסות רבה. אין הכרת שה- זכאים יקבלו את המגיע להם מייך אחרי השלמת עבודתס. קרוב לודאי שהמערך הפיננסי הוא 8 החשוב ביותר מכל מערכי האינפור- מציה הפועלים בחברה. מערך זה הוא בדרך כלל הקדום והמשוכלל ביותר. בחברות נשתרש הנוהג למנות את מבקר החברה לאחראי על פעולת המערך הפיננסי. אולם האחריות לרכזה של המערך עצמו מוטלת על הנהלת החברה. פקידים בכירים עוקבים אחרי עבודת המבקר כאחראי להפגלת הד . מערך הפיננסי, ואם אינה משביעת . רצון נמסר התפקיד לאהר. הסיווג של המערכים האנכיים בחברה טיפוסית קיימים שלושה מערכי אינפורמ- ציה מרכזיים. כל אחד מה- מערכים האלה מטפל בסוג שונה של אינפורמציה. אחד עוסק באינפורמציה כס- פית; השני משקף את ה- אינפורמציה על העובדים ; השלישי מביא את האינד פורמציה על זרימת הסחוד רות והחמרים הפיסיים. 6 לשלושת המערכים ה- אלה יש שטחי-ביניים משו-ז תפים. למרות זאת אפשר להקים לכל אחד מהם מסגרת ארגונית נפרדת. ברוב החברות כבר בוצעה ההפרדה האירגונית בין המעורך הפיננסי ומעורך העובדים. 6 הצד המשותף לשלושת מערכי אינפורמציה מרכ- זיים אלה הוא היותס עוס- קיס כמעט אך ורק באינד פורמציה היסטורית וחן- זרת מאופי פנימי. מרבית הנתונים הנאגרים ונעבדיס בחברה טיפוסית עוברים בצינורות של שלושת מער- כים אלה. 6 נוסף לשלושת המערד כיס | המרכזיים | קיימת שורה ארוכה של מערכים אחרים, מישנייסם, אשר ר- ביס מהס נעזרים במידה מעטה באינפורמציה שפות- חה על ידי שלושת המער- כיסם המרכזיים, או פוסחים עליה לגמרי. ו[ 1 - נתוניס על סגל העובדים מערך .האינפורמציה על העובדים מטפל בידיעות הנוגעות לעובדי הד חברה. ספק אם ישנה חברה שאינה מנהלת רישומים על עובדיה. בחברות הקטנות רישומים אלה הם לפעמים מקוטעים מדי. בחברות הגדולות עשויים הרישומים להיות מפורטים מאוד. במקרים מסויימים נשמרת אינד פורמציה זו בארונות נעולים, שהגישה אליהם מותרת למעטים. מערך אינפורמציה על העובדים משמש להנהלה לכמה וכמה מטרות. הוא מהווה דרך שיטחית לריכוז אינ- פורמציה, שניתן להסתייע בה בקבלת החלטות על העלאה בדרגה בכל שלבי סולם העובדים. המערך מספק אינר פורמציה על כשרונות, הבאים בחשבון למילוי תפקידים מסויימים. מערך אינ- פורמציה ראוי לשמו על עובדים מונע מחברה תקלות כגון פיטורי עובדים באחד ממפעליה בד בבד עם שכירת עובדים מאותו סוג במפעל אחר השייך לה. הנתונים בהם מטפל מערך אינפור- מציה על חבר העובדים עוסקים אך ורק באנשים. חלקה המכריע של אינר פורמציה זו היא פנימי והיסטורי, אם כי מקצת ממנה נשאבת מבחוץ. גם במערך העובדים, כמו במערך הפר ננסי, אין חשיבות גורלית למהירות הנמדדת ברגעים ובשעות. הפעולות במערך העובדים מבוצעות על ידי מחשבים ומכשירים קשורים. המלאכה העיקרית הנעשית על ידי ציוד זה היא אגירת אינפורמציה ונתינתה. גודל החברה והיקף הפרטים הנאגרים על כל עובד קובעים את טיב הציוד הכדאי. שיקול זה קובע אם החברה יכולה להסתפק בציוד של כרטיסיניקוב או דרוש לה מחשב. מחשבים מייעלים את פעולת האגירה והמסירה של אינר פרמציה, אולם סבורני כי אין ביכלתם לשפר במידה של ממש את איכות האינפורמציה. האחריות למערכת האינפורמציה על העובדים נמסרת בדרך כלל לממונה על היחסים בין ההנהלה ובין העוב- דים. אולם למהימנות של המערכת, אחראית ההנהלה. האינפורמציה הלוגיסטית מערך | האינפורמציה הלוגיסטית מטפל בזרימת הגלמים והסחורות בציר נורות הארגון. הוא משקף את ההזמר נות, הייצור וההפצה. בדומה לשני המערכים הקודמים -- המערך הפיננסי ומערך העובדים -- עוסק, גם המערך הלוגיסטי בראש וראשונה ברישומים מאופי פנימי והיסטורי. אולם בניגוד להם הוא משקף בעיקר את הענינים השייכים לבקרת תיפעול, ולא לבקרת ניהול. המערך הלוגיסטי משקף פעור לות כגון פיקוח על המצאי, תכנון ובקרת הייצור, עיתוי ועניני תובלה. במערך זה, שבו נודעת לעיתוי חשיר בות מרחיקת לכת, נעברות ונעבדות :מויות עצומות של נתונים כתוצאה מזה נפתח במערך הלוגיסטי, השדה הרחב ביותר לשימוש במכשירי הד תיקשורת החדשים. המדובר הוא בד עיקר במחשב ובמכשירים הקשורים בו המשמשים לעיבוד נתונים והעברה. יש אפשרות להפעיל בחברה אחת כמה מערכים לוגיסטיים נפרדים. מפעל המייצר מוצרים שונים במיתקנים שונים יכול לפתח שורה של מערכים לוגיסטיים, הנהנים ממידה זו או אחרת של עצמאות והפרדה. : בחברה טיפוסית קיימת שיטה בדוקה ומחוכמת בענין קביעת האחראיים להפעלת המערך הפיננסי ומערך העוב- דים. שונה לחלוטין הוא המצב בענין קביעת האחראי להפעלת המערך הלר גיסטי. אחת הסיבות לשוני נעוצה בזה שהמערך הלוגיסטי שייך להשגחה על התיפעול, ולא למישור התפקידים של ההנהלה הראשית, אליןו שייכים הד מערך הפיננסי ומערך העובדים. ביצוע מכסות הייצור הוא עיקר הדאגה של ההנהלה הראשית (הפיגור בביצוע משתקף באינפורמציה הפיננ" סית). סיבה שניה לחוסר הבהירות בענין קביעת האחראי להפעלת המערך הלוגיסטי נעוצה בזה שלעתים קרובות אין מטילים את האחריות לתיאום המערך הלוגיסטי על ראש מחלקה מסוים אחד. התוצאה היא שברוב החברות סובל המערך הלוגיסטי מחוסר תאום ופי" תוחו הוא רחוק מהמדרגה האופטי" מלית. יתרה מזו: התכונה בקשר למערכים הטוטליים התחילה אחרי שנתגלו הקשיים בסקטור של המער" כים הלוגיסטיים. המעיין בקפדנות בתיאור של מערך טוטלי טיפוסי יגלה כי תפקידו היא כמעט אך ורק זה של מערך לוגיסטי. מערכים אחרים מערכי האינפורמציה -- הפיננסי, של העובדים והלוגיסטי -- יש להם 99 כמה תכונות אופייניות משותפות. ספק אם ישנה חכרה ששלושת המערכים האלה אינם מצויים בה. אין צד בעסק שמערכים אלה אינם משפיעים עליו. בצינורותיהם עוברות כמויות עצומות של נתונים, ועיקר טיפולם הוא בנתו- נים פנימיים והיסטוריים. מה בענין מערכי אינפורמציה אח- רים! כמה מהם אפשר למזג, במידה זו או אחרת, עם שלושת המערכים הראשיים, שתוארו קודם. אחרים מהם יכולים להיות נפרדים לגמרי. בסורות הבאות אתאר בקצרה מערכים מעטים מבין אלה הנמנים על הסוג הזה. אינפורמציה על השיווק. מערך האינפורמציה על השיווק נמנה בהרבה חברות על מערכי האינפורמציה החשרר בים ביותר, אופיו של מערך זה משד תנה מאוד מחברה לחברה. יש מערכים המרכזים שפע של נתונים בסוגיות כגון פעולות תחרות, קווי"אופי של לקוחות, והשגי פרסום. מערכים אחרים משקפים רק את רישומי המכירות. התיפעול של מערך השיווק מבוצע כרגיל כל כולו במסגרת מדור השיווק של החברה, ובדרך כלל אין תיפעול זה יוצר בעיות בענין התיאום בינו ובין מערכים אחרים. מחקר ופיתוח. בחברות רבות קייד מים מערכים לחילופי אינפורמציה בענין ממצאי המחקר. יש חברות המקיימות מערכים שתפקידם לבחון ולרכז אינפורמציה על מחקרים רל" בנטיים. תכנון אפטרטגי. שלוסת המער" כים, שציינתי אותם כראשיים, מטפ" לים בעיקר בנתונים היסטוריים מאופי פנימי, שני המערכים המשניים, שר תיארתי אותם לאחרונה, עוסקים בד עיקר | בנתונים היסטוריים מאופי חיצוני. המערך לתכנון אסטרטגי עוסק בתחום אחר: בהשלכות במישור העתיד. הרבה חברות הקימו מערכים פורמליים העוסקים בתכנון ארוך-טווח. מערך של תכנון אסטרטגי משתמש באינפורמציה שפותחה בשביל מערכים אחרים, אולם שימושו באינפורמציה זו הוא שונה. היא מהווה בשבילו בסיס שעליו הוא משעין את השלכות- העתיד שלו. חלק ניכר מהתכנון האס" טרטגי נושא אופי סודי. מטעם זה נוהגות החברות להפקיד מלאכה זו בידי יחידה המופרדת מבחינה ארגגר נית משאר המנגנונים. האינפורמציה הנרכשת נשמרת מאחרי שבעה מנד עולים. התרשמויות של מינהלאים. מקור רב ערך של אינפורמציה חשובה הן הו וו וו יר .יי ההתרשמויות של מינהלאים בכירים ממגעים עם אגשים מבחוץ ומשיחות . ודיוכיס במועדונים ואספות. ממקורות אלה מצסרף מערך (אם' אמנם יש הצדקה להגדרה זו במקרה זה) העוסק באינפורמציה שאינה מתבססת על. מסמכים: האמת היא שאינפורמציה שבעל פה זו חסובה למספר חכרות יותר מהד"וחות הכספיים החדשיים! תכנית ארגון מוצעת ארסה לעצמי להציע מבנה אורגני המבוסס על הסיווג האופקי והאנכי, סהובא במאמר זה. המבנה מודגם בצורה דיאגראמאטית בדגם מס' 1. קוי היסוד של המבנה הם אלה: 1. פונקציית התמקצעות המערכים (השלב הראשת) מאורגנת בהתאם לסוג עליו נמנה המערך. 2 נשיאת האחריות להתמקצעות המערכים הינה על דרך הביזור, והיא מוסלת על המנהלים, אשר המחלקות שלהם משתמשות בגתונים. 3 הפינקציות של עיבוד הגתונים הוא רכזנית עד למדרגה המאפסרת לה לשאת באחריות לביצוע. עיבוד הנתונים בכל המערכים אשר להם מאגר משותף של עובדות, מספרים ונתונים אחרים. -+4. במערכי אינפורמציה | שאינם משתמשים במאגר הנתונים נהוג בדרך כלל פיקוח עצמאי על פעולת עיבוד הנתונים המבוצעת בהם (ראה את צד ימון של דגם 1). 5 התיכנות (סלב שליסי) מבוצע על דרך הריכת, מטעמים שכבר הובאו במאמר זה. שיגויים בניהול כאשר יבוצעו בחברה טיפוסית שר גויים, שמטרתם לקרב את המבנה שלה למבנה המוצע בזה, יתברר כי השפפת קשינויים אינה כה גדולה. כפי שאנו , עסויים לתאר לעצמנו במבט ראשו אחת הסיבות לכך נעוצה בזה סרוב החכרות הקימו את המערך הפיננסי ואת מערך העובדים שלהן בהתאם לדפוס, הדומה מאוד למוצע בזה. בחברה שבה קיים מצב כזה דרוסים רֶק ארבעה א בסיסיים: 1 יש להקים וחידה (קרוב לודאי שבראשה יעמוד סגן המנהל של אגף הייצור) שמתפקידה לפתח ולהפ" קיל את המערך הלניכטי. יחידה זו תבצע במערך הלוגיסטי את התפד קיד המתבצע במערך הפיננסי על ידי המדור של המבקר. הקמת יחידה כזאת הוא השינול הגדול ביותר אשר רוב החברות יצטרכו לבצעו כדי לתאם את המיבנה של מערכי האינפורמציה שלהן למבנה המוצע בזה. יש להדגיש שוב כי סקד טור המערכים הלוגיסטיים היה זה אשר בו נתעודרו רוב הבעיות בקסר לניצול היעיל של המחשבים. בעיות אלה לא ייפתרו לעולם כל עוד לא תוקם המסגרת הארגונית היעילה. שנועדה להתגבר עליהן. 2 יש להקים מהיצה כ חטטייטש יה ופיט מנתונים כ ושישישה = עקישור ;ווק ם וכין המשימה של המבקר. אין צורך לשחרר את עיבוד הנתונים ממרותו סל המבקר. החסוב הוא שלפעולה זו יינתן מעמד סל מדור שרותי נפרד. המגיס שירותיו לכל מערכי האינר פורמציה המשתמשים במאגר הנתונים. יש להכקום מחיצה ארנוניות בי משומת. ] ובין | משימת למשל: אנשי יחידת המחקר התפעולי המועסקים במדור עיבוד הנהונים מן . הראוי לצרפם לחסיבת ההתמקצעות של המערך הלוגיסטי. 4 על ההנהלה להקים וחידה מרכזות לעובחד נתונום שמפקידה מאגר סיכום כיום נוהגות חברות רבות לערבב יחדיו את המסימות סל עיבוד הנתר נים ואת המשימה של עיצוב מערכים המספקים אינפורמציה לוגיסטית. אחד הסימנים של מצב זה הוא מערך לפר קוח על המצאי שפותח על ידי יחידה לעיבוד הנתונים הכפופה, למשל. ל" מבקר המפעל. בטוחני, כי מצב זה הוא שהוליד את הבעיות החמורות הנוגעות לניצולו היעיל של המחקב. יש צורך בתיאום בין המומחים הד ממונים על הקמת השלבים השונים סל מערך אינפורמציה, ובין מומחים האחראיים לפיתוח של שלבים שונים רגוניות הארק במערכי אינפורמציה מטיפוסים שונים. > אסור להפריז בתיאום עד כדי מדרגה . שבה נעמסות על יחידה אחת, המער פלת בכל מערכי האינפורמציה, פער לות שאינן ענין. אחד וסוגי אחריות סאינם סייכים למישור אחד. המסימה של עיבוד הנתונים עשויה למזג בהצלחה מתקבלת על הדעת את פעולת עיבוד הנתונים של מערכים שונים המשתמסים במאגר נתונים + כללי אחד. אולם הצלחה זו תוסג רק 20 בתנאי תאום קפדני עם המומחים האחראיים לקביעת תכניות העתיד של משימות התמקצעות המערכים אולם גם במקרה זה אין להפריז עז כדי שילוב שני סוגים של פעולות שתות. תכנית הארגון המוצעת אינה פוסלת " את גישת .הצוות" לגבי פיתוח הד המערכים. האמת היא כי גיסה זו היא לברכה בכל ענין וענין, ובמיוחד כאשר חברה עומדת לבצע פעולה גדולה בקשר להקמת מערכים חדשים. הנקודה החסובה בענין זה היא שד צוות המפתח התמקצעות של מערכים אסור להעמידו תחת המרות של מנהלי התיפעול. תכנית הארגון המוצעת אינה באה גם לפסול את השתוף של מומחים לכוח אדם. אולם עליהם לפעול כיועד צים. וכאשר הם עובדים במיקרין בפרוייקט של התמקצעות מערכים עליהם למסור דין וחשבון למנהל של המחלקה התיפעולית אשר המערך יעמוד לשירותה. במצב החדש שיתהווה אחרי הנהגת קשינויים לא יהיה מאגר הנתונים כלל וכלל .מערך טוטלי". במצב זה תרוכז במאגר הנתונים האינפורמציה המשר תפת למערכים הקסורים עם המאגר. ריכחה יבוצע בזול והשמירה עליה תהיה צנטרליסטית. אופיה של האינר פורמציה יהיה בראש וראשונה היס" טורי ופנימי. ההנהלה זקוקה לאוצרות אינפורמציה הגדולים בהרבה מאלה המרוכזים במאגר הכללי. האמת היא שככל שמנהל שייך לדרגיההנהלה גבוהים יותר, כן הוא נזקק יותר לאינ- פורמציה חיצונית ולאינפורמציה במת- כונת של השלכות, אשר -- קרוב לודאי -- אינה נאספת במאגר הנתונים. יש רושם שקיים שגעון לרכז כמה שאפשר יותר נתונים בארונות נעולים שהגיטשה אליהם מותרת למעטים. דרך זו מתקבלת על הדעת, אם היא זולה יותר, או אם שמירת האינפורמציה היא כה חיוניה עד שהיא מצדיקה את ההוצאה הנוספת. אולם נדמה לי כי חלק ניכר מהאינפורמציה אינו רבד חשיבות, ואף אינו כזה שיש להבטיח את המצאתו ברגע שיידרש. סבורני כי הניהול צריך לבלום את השימוש הבלתי"מרוסן בציודיאחסנה נעול, ש- הגיסה אליו מותרת למעטים. ואם יירכס ציוד כזה הרי רק אחרי שההנ- הלה נוכחה לדעת כי ההוצאה הנוספת תעלה בקנה אחד עם התועלת הנוספת. סיכויי ההתקדמות . פולם לא נזכה למערך ממוזג לעיר - הנתונים, שמיזוגו הוא כליל שלמות. אך הצורך להעמיד לרשות -.ניהול אינפורמציה מספיקה הוא -ורך חיוגי. המסקנה היא שאסור -דחות הקמת מערך אינפורמציה אך =דק מסיבה זו שאינו עולה די הצורך =קנה אחד עם התכנית להקמת הד =<ערך הממוזג. באחד הימים לעתיד לבוא עשוי ""התגשם החלום: כל האינפורמציה הדרוטשה להנהלה של חברה תרוכז במקום אחד, בארונות נעולים; אינד פורמציה זו תעודכן בלי הרף; כל אינפורמציה הדרושה להנהלה תומצא לה מיד, ברגע שתדרש:; הפיקוח על כל מערכי האינפורמציה יימצא בידי יחידה של מומחים מעולים. עד כאן החלום. אולם סבורני כי כיום אין תקוה שחלום זה יתגשם. כיום הוא אינו בר"הגשמה, ואף אינו רצוי. כי אנו חסרים את הציוד ואת שיטות העבודה הדרוסים כדי להל- בישו עור ועצמות. גדולה מזו: אפילו ניתן להקים מערכים טוטליים כאלה הרי בחברה טיפוסית, בימינו, חסרים 41 שד | ההא הההההה ההההההההההההה ההא הההההההההה וה ההההחחחהההההחהההטטט.ה............ .‏ ה . ממווי- העובדים שיכולתם מתקרבת במידה נלסהי לרמה הדרושה כדי לפתחם. האמת היא שרוב החברות מתקשות להשיג עובדים, המסוגלים לבצע תפ- קידים הקלים בהרבה מאלה הכרוכים בתכנית הארגונית שהובאה במאמר זה. אסור לנו לוותר היום על היתרונות הממשיים הנובעים משימוש מעשי במחשב ולהקריבם לטובת ההזיה ה- קרויה ‏ .מערכים טוטליים". ביתרונות אלה נוכל לזכות רק אם נארגן את העובדים באופן ריאליסטי. נסתמש במשאבים שבעין, ונספק את הצרכים המובנים לנו. . 5 - . : ו 1 >-